人事考課制度とは？運用手順や実施する際のポイントを解説

人事考課は、会社の経営計画にもとづいて社員が成果を出せるように、能力開発や人材育成、業務の効率化や生産性の向上、社員のエンゲージメント強化などを目的としておこなわれています。

人事考課においては、社員の業務への貢献度、業績、能力を一定の基準で査定していき、賃金や昇級などに反映しなければなりません。

一般的には、一定の評価基準を活用して人事考課を実施するケースが多いでしょう。しかし、評価基準の公平性や透明性に関して、社員からの理解を得られず、トラブルへ発展する場合もあります。

本記事では、人事考課を実施する理由と、その目的について紹介します。人事考課のメリット・デメリットや実施方法を詳しく知りたいという人は、ぜひ参考にしてください。

1. 人事考課制度とは

人事考課とは、経営者・人事部・管理職などの担当者が「社員の能力や勤務態度に対する評価」をおこなう制度のことです。

一般的には、管理職と従業員の双方が同じ「人事考課表（人事考課シート）」にコメントを記載し、その表を基にしながら面談をおこなったうえで査定に進みます。

1-1. 人事考課と人事評価の違い

企業によっては「人事考課」と「人事評価」が同義語として扱われているケースがありますが、この2つの言葉には違いがあります。

人事考課とは、賃金、昇進・昇格、人材配置、能力開発などの待遇を決定するために、従業員の一定期間の業務から能力、業績、貢献度などを把握することです。

それに対し、人事評価はさらに広義な意味合いをもち、従業員が遂行した業務や、その業績についての善し悪しを判断することを指します。

したがって、従業員の待遇を業務内容をもとに決定する制度が人事考課で、さらに広い観点から従業員の業務や業績に優劣をつけることが人事評価ということになります。

2. 人事考課を実施する3つの目的

従業員には、会社の目指すべき方向性に沿って努力をしてもらい、成果を出してもらう必要があります。ここでは、人事考課をおこなう3つの目的を紹介します。

2-1. 目的をもった働き方を社員へ伝えることができる

人事考課を実施することで、社員一人ひとりの能力を適確に判断し、一定期間ごとに評価をしていくことが可能です。また、社員の成長意欲をかき立てることにつながり、業務レベルの向上が見込めるでしょう。

社員が評価されているという緊張感を抱くことで、一人ひとりが主体的な目的をもって仕事に取り組み、企業成長の底上げにつなげることができます。

2-2. 組織の活性化につながる

経営戦略を実行して企業を成長させるためには、社員を目標に向き合わせて能力を伸ばし、育てていくことが重要です。人事考課によって実績を査定することで、次回の考課・査定に向けてさらなる個人の成長を促せます。業績アップに向けてモチベーションが上がることも期待できるでしょう。

このようなことから、人事考課によって組織の活性化を図ることができるといえます。

2-3. 将来に備えて人材を育成できる

前章でも説明しましたが、人事考課は昇給などの査定にも活用されます。給与や役職などが社員の働くモチベーションになっていることが少なからずあります。会社の業績と将来のビジョンに向けて、社員のモチベーションを高めることができる人事考課制度は非常に重要です。

また、会社の未来を担う人材育成の一環としても、人事考課を活用した社員の業績や能力の把握をもとに、教育・マネジメント方法を考えることも可能になります。

3. 人事考課制度を導入するメリット

人事考課制度を導入することには、労使間で価値観を共有できる、モチベーションアップにつながる、適材適所を実現できるなどのメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

3-1. 労使間で価値観を共有できる

労使間で価値観やビジョンを共有できることは、人事考課制度を導入する大きなメリットです。人事考課を導入するときは、企業全体の目標や方向性などを明確にして従業員へ伝えるため、労使間で価値観を共有するよい機会となります。

また、企業としての価値観を理解したうえで、それぞれの従業員が目標を立てることで、同じ方向へ進んでいくことが可能です。足並みが揃うことで、さらなる企業の発展を期待できるでしょう。

3-2. モチベーションアップにつながる

従業員のモチベーションアップにつながることも、人事考課制度のメリットのひとつです。公平でわかりやすい評価基準を設けることで、評価されるために努力しようという気持ちが生まれます。

明確な目標があることで、スキルアップするために主体的な行動を起こす従業員も増えるでしょう。従業員のモチベーションが高まれば、業務効率の向上や離職率の低下も期待できます。

3-3. 適材適所を実現できる

人事考課制度を通して適材適所を実現できます。適切な評価項目を設けて、従業員のスキルや適性を把握すれば、より能力を発揮できる部署へ異動させたり、得意な業務を割り振ったりすることが可能です。

適材適所を実現することで、より業務の成果が出ることや、新しいアイデアが生まれることなどを期待できるでしょう。

4. 人事考課制度を導入するデメリット

人事考課制度を導入することには、さまざまなメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあるため注意しましょう。

4-1. 運用の手間がかかる

運用の手間がかかることは、人事考課制度を導入する大きなデメリットです。制度を導入する際は、自社に合った評価基準や評価項目を検討することに時間を要します。

また運用をスタートしたあとも、結果を集計したり分析したりする手間が発生します。従業員の人数が多いとコストや手間が増えるため、効率的に運用できる方法を考えておきましょう。

4-2. 不満が発生する可能性もある

人事考課を適切に運用しないと、評価に対して従業員が不満を感じる可能性もあります。たとえば、頑張ったのに評価されない、評価者によって基準が異なるなどの問題があると、従業員のモチベーションが低下してしまうでしょう。

評価エラーについての理解を深めるなど、必要に応じて評価者を教育することも必要です。

4-3. 人材の画一化が進む可能性もある

人事考課制度の導入により、人材の画一化が進んでしまう可能性もあるため注意しなければなりません。基本的には設定した基準に沿って従業員を評価したり育成したりするため、評価基準以外の部分が疎かになってしまうからです。

同じような人材ばかりになってしまうと、社会状況の変化に柔軟に対応するのが難しくなるため注意しましょう。

5. 人事考課の運用手順

人事考課制度は、給与や賞与、または昇格や降格を決める仕組みであるため、効果的に活用できると社員の離職率低下やパフォーマンス向上につなげることが可能です。

そこで本章では、人事考課の具体的な運用手順について、順を追って解説します。

5-1. 人事考課規程の作成

人事考課規定とは、人事考課の決まりを定めたものです。人事考課規定のなかで、人事考課の基準や手順を明確にすることで、人事考課の透明性を高めることにつながります。

人事考課規定は、就業規則のなかでも相対的必要記載事項となるため、全企業が必ず記載しないといけない項目ではありません。しかし、人事考課規定を定めることによって、社内で評価される「行動」や「人間性」が明確になるため、企業の方向性を示したり、パフォーマンス向上を意図したりという目的で設置されることもあります。

5-2. 従業員の目標設定

上長から部下に対して、部署の目標と実際に部下に取り組んでもらいたい業務を伝えます。

具体的な目標を作ることで従業員が行動しやすくなるため、依頼したい仕事が複数ある場合は優先順位を付けたうえで人事考課を迎えられるようにしましょう。

5-3. 自己評価

評価のタイミングでは、上長と部下の期待値の認識をすり合わせることが重要であるため、部下自身でも自己評価をする必要があります。

「上司にこう思われていそう」というような考えは持たないように、「自分なりには○点」というような思考で自己評価できるように、上長から部下に意図を伝えるようにしましょう。

5-4. 上長による評価

先述したように、部下と評価のすり合わせをおこなうために面談前に評価を完了させておきましょう。

また、点数の基準は改めて具体的に決め、社内で共通認識をとっておきましょう。

もし5段階評価でおこなう場合は、最高評価の「5」は「要求されているレベルを超えた実績やチームに対しての貢献があった」、中間の「3」は「期待値通りの行動ができ、自力で目標達成できる」というように定め、部下とのすり合わせの際にずれが少なくなるように調整します。

また、人間関係などの私情ははさまず、具体的な行動に基づいた客観的な評価を心がけましょう。

5-5. フィードバック面談の実施

3と4で出た評価を基にして、部下と上司で差異がある点についてすり合わせを実施し、来期以降の目標設定をしやすくします。

適切なフィードバックを実施することでモチベーション向上につながる可能性もあるため、しっかりと時間を確保して丁寧におこないましょう。

6. 人事考課表の目標の書き方

人事考課表は、人事考課をおこなう際に公平性を担保するために用います。

各企業でフォーマットは異なりますが、評価基準となる項目とその詳細、また従業員自身が評価を記載する欄、上司が記載する欄の4つは基本的には記載されていることが多いでしょう。

ただし、以下のような人事管理表だと、目標設定がうまく機能せず、効果的な運用ができないので注意が必要です。

・目標項目が多すぎる人事考課表
・責任感を持つことができない目標
・達成イメージが湧かない大きすぎる目標

6-1. 目標設定のために必要な項目

人事考課を効果的に実施するために、以下ような項目を設定しておきましょう。

1. 目標項目
2. 達成水準
3. 期限
4. 方法や手段

また、目標設定の際の原則として、「SMARTの原則」というものがあります。

SMARTの原則は、「Specific（具体的でわかりやすい）」「Measurable（計測ができる）」「Agreed upon（達成が可能である）」「Realistic（現実的である）」「Timely（期限が明確になっている）」の頭文字をとったもので、現実的に目標達成ができるようにするための原則です。

効果的に人事考課を活用するためにも、上司・部下ともに納得のいく目標を設定するようにしましょう。

7. 人事考課を実施するうえで重要なポイント

ここまで解説してきたように、人事考課を適切に運用することで会社の業績を伸ばしたり、従業員の離職率低下につなげたりすることが可能です。一方で、ポジティブな側面ばかりではなく、運用が難しいという側面もあるため注意しましょう。

本章では、人事考課制度を運用するうえで重要な評価基準や新しい評価方法などを解説します。

 7-1. 人事考課における3つの評価基準を定める

人事考課では、公平性・透明性・信頼性の3つの要素が重視されることが多く、部下と上司の間で双方納得がいく評価を付ける必要があります。

そのために設けられた以下3つの評価軸を組み合わせて、適切な人事考課をおこなうようにしましょう。

① 業績考課

業績考課は、「1年間の目標を達成したかどうか」を査定します。

定量的な評価方法として使われ、企業全体における年間の予算を個人ベースに換算したものに対して、何％の実績を残したのかを数値化します。

数値化されたファクトベースの評価になるので、「公平性」を保つことが可能です。

② 能力考課

能力考課では、仕事を通じて身につけたスキルや業務時間外で身につけた能力などを評価します。

万が一、業績が悪い場合においても、中長期的に仕事につながってくる場合や、会社からの期待値に沿う資格を取得した場合などには高い査定を付けることが可能です。

③ 情意考課

情意考課は、部下の行動と勤務態度の双方に注視する査定方法です。情意考課は従業員自身のことになるため、一見評価は難しいように考えられがちですが、積極性などの行動や日常的な言動から評価できます。

情意考課で具体的に挙げられる項目は、規律性や積極性、責任感などです。

従業員が納得感を得られる人事考課にするためには、上記のような項目の定義などについて、すり合わせがしやすいように言語化しておくとよいでしょう。

7-2. 誰が評価をおこなうのかを明確に定める

人事考課においては、誰が評価するのかを定めておきましょう。
人事考課を誰が担当するかは企業の方針によって異なります。人事部が人事考課を一元管理するケースのほか、従業員の直属の上司が評価を実施するケースもあります。所属従業員が多い部署では、主任や係長、課長や部長などが段階を踏んで人事考課をおこなうのも効果的です。
直属の上司がおこなった一次評価を持ち寄り、上司同士または人事部で再評価する手法もあります。これは複眼評価または多面評価と呼ばれる方法です。1人のみの評価ではどうしても偏りが発生してしまうため、横並びで評価をすり合わせ、結果を統一させる必要があるのです。
いずれの場合も、誰が人事考課を担当するのかをあらかじめ決めたうえで実施しましょう。

7-3. 評価期間を設定する

人事考課の評価期間も会社によって異なります。
多くの企業では上半期にあたる4月から9月と、下半期にあたる10月から3月の2回に分けて人事考課を実施しています。2月が決算という場合なら、5月から10月の評価を冬季賞与に、11月から4月の評価を夏季賞与に反映させるといった手法が有効です。
一年に一度のスパンで人事考課をおこなう企業や、四半期ごとの細かいスパンで評価を実施する企業も少なくありません。
企業の決算期間と連動させることが、スムーズに人事考課をおこなうためのポイントです。決算期間と人事考課期間が一致していれば、目標管理制度や業績評価をスムーズに取り入れることが可能となります。

7-4. 評価方法を従業員へ周知する

人事考課をうまく運用するためには、評価方法や評価基準について従業員へ周知しておくことが重要です。どのような部分を評価されるのか、どのような行動をすればよいのか、といったポイントがわからなければ従業員が適切な努力をすることができません。

社内のホームページや就業規則などに掲載し、従業員がいつでも確認できるように配慮しましょう。

8. 人事考課制度の種類

以前は、上長から部下へフィードバックをおこなう形式の評価方法が一般的でしたが、最近ではさまざまな従業員からフィードバックがもらえる評価方法など、新しい手法が生まれています。

ここでは、トレンドにもなっている評価方法を4つ紹介します。

8-1. 360度評価

360度評価とは、上司からのフィードバックのみならず、部下や同僚、チーム内の関係者など、多方面の社員に評価をおこなってもらう方法です。

今までは上長一人からの評価のみであるため、人事考課の納得感に懸念がありましたが、360度評価はその課題を解決できます。

ただし、社員間でいい評価を付け合うように裏で動いていたり、部下に嫌われないように適切な指導を避けたりすることが考えられます。本来の人事考課の目的が達成されるよう、運用には注意が必要です。

8-2. コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、高い実績を上げる人材の行動特性や人間性を基準として評価をおこなう方法です。

評価基準が明確であり、基準となる人材が近しいところに存在するため、従業員は目標設定がしやすいという点がメリットになります。

一方で、モデルとなる人材の行動特性の言語化が難しかったり、そのモデル人材の行動特性が必ず好成績を残すものとは限らなかったりと、懸念点も存在します。

8-3. MBO

MBO（目標管理制度）とは、一定期間のなかで達成すべき目標を設定し、その達成度を評価する手法です。基本的には従業員自身で目標を設定するため公平性が高く、評価に納得しやすいというメリットがあります。また、企業全体の目標と個人の目標をリンクさせることで、足並みを揃えることが可能です。

ただし、目標とは関係のない業務が疎かになりがちなことや、評価につながらない仕事へのモチベーションが低下することなどには注意しなければなりません。

8-4. バリュー評価

バリュー評価とは、事前に設定した行動基準に沿って働けたかを評価する手法です。バリュー評価の大きな特徴は、企業の価値観を重視して評価することで、情意考課として機能します。さまざまな視点から多角的に評価するため、従業員の納得を得やすいでしょう。

ただし、バリュー評価をうまく運用するためには、企業の価値観を明確にしておき、行動基準を従業員へ周知しておく必要があります。

9. 人事考課を実施する際の注意点

ここまで人事考課を効果的に活用すべきことを記載してきましたが、もしも部下の納得感を得られないままフィードバック面談を終えてしまうと、社内の雰囲気が悪くなるため注意が必要です。

関係性が悪化すると、会社に対する悪口を広められたり、最悪の場合はSNSに書かれたりなど、従業員の離職が増えるような危険性もあるため、本章で解説する注意すべき点を意識して人事考課をおこなうようにしましょう。

9-1. 人的ミスを防ぐ

人が評価をするため、人的ミスをすべて防ぐことは難しいですが、たとえば私情を持ち込んだ評価をすることは避けなければなりません。また、先入観によって客観的な評価ができない状況は避けましょう。

ここでは、そのほかに考えられる人的ミスを紹介しますので、経験があると思ったものは必ず確認しておきましょう。

・ハロー効果
・第一印象効果
・先入観が引き起こすミス
・中心化傾向
・逆算化傾向
・寛大化傾向
・論理誤差
・対比誤差
・期末誤差　など

9-2. 人事考課のコメントやフィードバックの内容に気を付ける

人事考課でふさわしくないコメントやフィードバックをしてしまうと、本来の人事考課の目的からそれてしまうだけでなく、部下の自信喪失につながる可能性があります。

とくに近年は、パワハラやセクハラなどにかなり敏感になってきているため注意しましょう。

避けるべきコメントの具体例は以下の2つです。

①人格を否定するようなコメント
「ちょっと失敗しただけでそんな落ち込んでるなんて、もう達成できなくなっちゃうよ」

②他者と比較するようなコメント
「〇〇（優秀な社員）と比較したらまだまだだから、少しくらいできたからって調子乗るなよ」

具体例では、少し大げさなパターンとして紹介しましたが、先ほども述べたように従業員が嫌な気持ちを抱いた時点でその人事考課は目的が達成されませんので、面談中は常に目的を頭のなかに置き、意識して言葉を発するようにしましょう。

9-3. 定期的に制度の見直しをおこなう

人事考課制度を導入したあとは、定期的に見直しをおこなうことが重要です。人事考課が従業員のモチベーションアップや業務効率化、業績アップなどにつながっていない場合は、とくに注意しましょう。

せっかく手間をかけて人事考課を運用しても、結果が出ていなければ意味がありません。社内の雰囲気や社会状況の変化をよく観察して、時代に合った人事考課制度へと改善していくことが大切です。

10. 人事考課を効果的に活用して離職率低下につなげよう

人事考課を適切に実施していくことは、事業の拡大のために重要なことです。会社のルールのなかでの評価軸については、社員全員もしっかりと把握できる内容であることが求められます。

このように社員に浸透するような人事考課であれば、自分に対しておこなわれた査定結果を受けて「さらにいい評価をしてもらえるように」「さらに会社の成長にコミットしたい」と会社にとって前向きな人材へと成長してもらえるでしょう。

一人ひとりがパフォーマンスを高めていくことができれば、会社の経営方針に向き合った組織づくりにも直結するので、組織全体の生産性や業務効率のアップを見込むことができます。

人事考課や評価制度に課題を感じている人事担当者は、経営者の考えや経営戦略などを落とし込んだうえで、会社と社員、両者の成長につながる評価基準になるように見直してみましょう。