テレワーク中の組織マネジメントにおいて「1on1」は救世主となりえるか?|NEWONE連載#1

組織やチームのマネジメントをおこなう中では、メンバー1人ひとりと双方向でのコミュニケーションを取ることが、とても重要です。

しかし、急速に広がったテレワーク・リモートワークにより働き方が大きく変わる中で、これまで以上にメンバーと対話することの難しさを感じている方々も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、今回から幅広く人材育成や研修サービスを提供する株式会社NEWONEのココラボ責任者である桐山さんに、「急速に広がるテレワークの中で、効果的に1on1を機能させるためには」というテーマで連載していただきます。

1on1の必要性から具体的なやり方、1on1を活用したチームマネジメントについて、具体的な方法論について知りたい方は、ぜひご一読いただけますと幸いです。

【執筆者】桐山 恭子 | 株式会社NEWONE ココラボ責任者

大学卒業後、採用コンサルタントとして多種多様な企業の新卒採用企画及び新人研修をプロデュース。採用セミナー講師、キャリアカウンセリングなどの経験を経て、2006年より人材開発コンサルタントとして主に企業の人材育成・人材開発の研修プログラム開発責任者として従事する。新人研修から管理職研修まで幅広い階層にてファシリテーターとして活躍する他、アセスメント研修での幹部候補・役員候補のアセッサーや、360度研修などのグループコーチ、個別面談におけるコーチングなども多数実施。3人の子供の育休からの復帰経験あり。今までのノウハウをHRTech領域にて活かすべく2020年よりココラボ責任者に就任。米国CCE.Inc.認定キャリアカウンセラー。

組織マネジメントに求められるエンゲージメント

2020年に発生した新型コロナウイルスの影響により、急速に「テレワーク」が広がりました。

テレワークにより「仕事を効率的におこなうことができた」という声がある中で、管理職の皆さまからは、

  • 部下が何をしているか把握できない
  • 部下とのコミュニケーションが少なくなり、1人ひとりの本音が見えにくい
  • 異動などで新たに仕事をすることになった部下との信頼関係を構築するのが難しい
  • 部下の組織に対する愛着が減っている可能性がある
  • いつのまにかメンタル不調に陥ってしまう部下がいる

というような声も多くいただいております。

一方で、テレワークは各メンバーとコミュニケーションを取ることが難しいため、行動を細かく管理しすぎてしまうといったことも起こりがちかもしれません。

しかし、これらはハラスメントに該当するようなリスクを及ぼす可能性もあります。

現在の仕事はクリエイティビティの求められるものも多く、細かな管理よりも各自の主体性や創造性に任せることも大事になってきています。

このような状況の中で、組織やチームのマネジメントの在り方として、昨今重要視されているのが、従業員の「エンゲージメント」を高めることでしょう。

エンゲージメントとは「対等」で「前向きなつながり」

そもそも、エンゲージメントとは、「コミットメント」や「モチベーション」とは異なる概念となります。

婚約指輪のことを「エンゲージメント・リング」と言いますが、エンゲージメントには「婚約」の意味があります。

婚約とは、二人の男女が対等に前向きにつながっている状態を指すもので、どちらかが後ろ向きになっていても成立しません。

すなわち、組織マネジメントにおけるエンゲージメントも、メンバーとの「対等」で「前向きなつながり」を指す概念であり、どちらかが偉い立場にいるわけではありません。

組織と個人、仕事と個人が上下関係にあるのではなく、対等に互いに前向きにつながっている状態を目指すような概念となります。

また、エンゲージメントとモチベーションとの違いは、「その後の行動に連動しているか」という点になります。

たとえば、マラソンの番組を見て「明日から走るぞ!」とモチベーションが上がったとしても、「次の日になると走らない」という可能性はあるかもしれません。

一方で、エンゲージメントは「既に全力で走っている」状態を指しており、自主的に相手に貢献したいと行動しているため、データ的にも業績連動する結果が多く発表されています。

エンゲージメントの高め方と1on1の関係性

では、エンゲージメントを高めるためには、具体的に何をすれば良いでしょうか。

実際、「これだけやれば婚約できる」というようなマニュアルが存在しないのと同じように、エンゲージメントの高め方もマニュアルのようなものはなく、各メンバーによって異なります。

そのため、各メンバーのエンゲージメントを高めるためには、管理職の方々がメンバーと個別でコミュニケーションを取ることが非常に大事になってきます。

このような中で広がっている施策が、1対1で面談を実施する「1on1」ではないでしょうか。

メンバーの個別対応において、1on1は救世主となりえるか?

1on1の定義は諸説ありますが、最も言われているのは「部下のための時間」であることでしょう。

今まで、上司が部下の状況を知ったり、伝えたりする「上司のための時間」は数多くありました。

しかし「部下のための時間」と位置付けられている1on1は、上司と部下の間に多くのコミュニケーションの機会をもたらし、その行為で対等で前向きなつながりを構築することに寄与できる可能性があります。

実際にこれまでにいくつかの組織を見てきた中で、1on1を導入・推進し、徹底していくと、上司と部下の関係性を含めた風土が変わってくることを肌で感じることができました。

このように、1on1はテレワークが急速に広がる中においても、管理職が各メンバーに対して個別に対応することが可能となる手法とも言えます。

1on1は万能ではない。手段と目的を明確にすべき

しかし、その一方で、1on1が万能なのかというと、そうとも言い切れません。

  • 初回は新鮮に雑談したが、それ以降は話す内容がなくなってくる…
  • 1対1の場を作っても、信頼関係ができていないためか、部下がなかなか話してくれなくて雰囲気が重たい…
  • 1対1で話すだけでは、なかなか深いつながりを感じられず、エンゲージメント向上につながっているように感じない…

こういった声も多く聞かれます。

1on1は、あくまでも「手段」であり、実際におこなう管理職の方々が何のために実施するのか、1on1の「目的」に腹落ちしていないと、上手く進めることは難しいでしょう。

また、管理職の方々と話していて感じるのは、「部下のための時間」であり、対等であるからこそ、部下から多くの要望が出たときに対処できなくて困る、といったものです。

このように、無意識的なブレーキを持たれている方も多くいらっしゃいますが、メンバーが抱えている考えにしっかり向き合っていかなければ、効果的な1on1を実施することはできないでしょう。

1on1を実施する際のポイント

それでは、テレワークが広がる中において、「組織と個人、仕事と個人のエンゲージメントを高めること」を1on1の目的とした際に、どのようなことを大事すれば良いでしょうか。

エンゲージメントの高め方は人によって異なるため、まずは個別で対応することが大事であると先述しましたが、この個別に対応していく際のポイントは下記の通りです。

①まずはメンバーの「優先順位」を明確にする

以前、家の引っ越しをしたいと思い、不動産屋に行った際、

  • 今よりも1.5倍ほど広い家
  • 駅までの距離は今より遠くしたくない
  • 建物は新しく、できれば新築
  • 家賃は今を超えたくない

ということを伝えたら、不動産屋に「そのような物件はない」と言われました。

ここで、全ての条件を満たす物件は無く、

「広い家を望むならば、駅からの距離か家賃を我慢する」
「家賃と新しさを求めるのならば広さを抑える」

といったことが大事であると教えられたのですが、これは、仕事においても同じようなことが言えるかと思います。

漠然と仕事と向き合うと、何でもより良い状態であることが理想ととらえ、現状に不満足になってしまいます。

しかし、物件探しのケースにおいて条件の優先順位を付けることで良い物件と出会えたように、仕事においても何を大事にしたいかという優先順位の明確化が大事になるでしょう。

②メンバーの「期待値」を調整する

また、1on1では、メンバーの期待値を調整することも大事です。

良い営業は、お客様にソリューションを収める前に、お客様の期待値を調整することが多くあります。

様々な観点において期待値が高いと、ソリューションに対して不満足を感じるので、その部分を予め調整しておくという技法です。

部下のエンゲージメントを向上させるという観点で個別対応する際にも、仕事やチームに対する期待値調整が大事ですので、そのメンバーが大切にしたい働き方は何で、あまり満たされていなくても大丈夫な条件は何か、について前もって対話しておくことが大事です。

③1on1だけでない部分で部下と信頼関係を築く

以上のように、予め期待値調整をおこなうことができれば、1on1を実施した後に良い効果が期待できると思います。

しかし、そもそも期待値調整を前向きにおこなうため、あらかじめ上司と部下の間に信頼関係ができているかも大事になるでしょう。

では、1on1を通じて、部下との信頼関係を高めていくためには何が大事でしょうか。

まず1つ目は、「相手を信じて、期待すること」です。

人は相手が自分に寄せる関心に敏感であり、また、信じてもらえることに意気に感じるものですので、相手に関心を持ち、相手以上に信じ、期待することが大事です。

2つ目としては、「オープネスであること」です。

心理学で返報性という言葉がありますが、人は自分がしてもらったことと同等に返したくなる性質があるようです。

上司自体が、率直にありのままをさらけ出すオープンなスタンスで臨むことが、相手が本心を話す後押しになり、そういった行動が距離を縮めます。

そして、3つ目は、「同じ方向を向くこと」です。

各個人の関係が対等な状態で、かつ双方向に向き合うだけでなく、同じ方向を向くことがより良い関係につながります。

そのため、1on1を行う際に、互いに同じものを前向きにみて目指せる状態を作ることが、信頼関係を構築する上で大事になります。

テレワークの中でより良い「1on1」を実現するために

以上のように、1on1を通じて、メンバーとの信頼関係を高め、期待値を調整する。

言葉で言うのは簡単ですが、実行して成し遂げるのはなかなか難しいかと思います。

特に、1on1の経験が豊富でない方の場合は、何から手を付けて良いかわからない場合もあることでしょう。

その難しさを乗り越えるために、弊社NEWONEでは、管理職の7つ道具(ココラボ)として、1on1の支援ツール「カルテ(https://cocolabo.club/karte)」を用意しております。

これは、全40問を回答すると、仕事やチームへの意向として9つのカテゴリの“今現在”の優先順位が出るものになります。

可視化されて出てくるので部下自身も理解がしやすく、また、この結果をもとに上司と1on1を実施することもできるので、期待値の調整がしやすくなるでしょう。

また、この結果に対しては、上司が“予想”をするという回答ページも用意しており、その解答をもとにマッチング度合いも出すことが可能です。

各自が本心で回答した結果を画面で見ながら対等に話す機会を設けることで、お互いの考えていることがさらけ出されますので、これからの関係性をより良くしたいと考えている上司と部下の距離が縮まる効果も期待できます。

無料のツールになるので、1on1に対して、まだ手ごたえを感じていない方は、ぜひご活用ください。

サービスURL:https://cocolabo.club/karte

また、次回の記事では、各メンバーのタイプや優先度に応じて、どのような1on1を実施するとエンゲージメントが高まるか、という踏み込んだ点についてまとめていきたいと思います。

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