交通費精算ルールとは？必要性や作成のポイントを徹底解説

交通費精算はルールがないと勘違いや不正が起きやすいです。明確なルールを設定して、正確で公平な処理をしましょう。

本記事では交通費精算ルールを作る際に役立つ情報をまとめています。ルールが必要な理由や、盛り込んだ方がよい項目を中心に解説します。交通費精算ルールは、精算業務の効率化にもつながる重要な規則です。ぜひご活用ください。

1. 交通費精算ルールとは？

交通費精算のルールは、交通費を申請するときや申請された内容をチェックするときなどに必要なルールです。交通費精算ルールは会社が独自に定めるもので、作成方法などに法的な決まりはありません。そのため、企業によって微妙な違いはありますが、ある程度一般的なルールは存在します。交通費精算のルールとして定められることが多い内容は後述しています。

なお、交通費精算と通勤手当は金額の計算や適用条件などで似ている部分があるものの、税金の取り扱いや処理に違いがあります。交通費精算はあくまでも経費であり、通勤手当は福利厚生のひとつです。ルールを作る際は同一視しないように注意しましょう。

2. 交通費精算ルールの必要性

交通費精算ルールは明確に定めておくことが望ましいです。ルールがあれば、正確で公平な処理ができ、さまざまなトラブルを回避できるでしょう。交通費精算ルールの必要性を解説します。

2-1. 経費の無駄遣いや不正利用を予防するため

交通費を含む経費は、事業を続けていく上では避けられない支出です。しかし、経費が多すぎると利益が減ってしまいます。そのため、経費はできるだけ必要最低限に留めることが望ましく、交通費も同様です。

交通費は従業員が一時的に立て替える費用で、実態がつかみにくい部分があります。しかし、その不明瞭な部分にルールを定めれば無駄遣いや不正な申請を防ぎやすくなり、経費の節約がしやすくなります。

2-2. 全社員に公平な処理をするため

明確なルールがないと、交通費として承認される範囲に差が生まれることがあります。「あの人は承認されたのに、同じ内容で出しても自分は経費にならなかった」という不公平さが発生すると、社員間のトラブルや不信感につながります。交通費精算ルールを設定し、それに則って処理できれば、そうした問題は発生しにくくなります。

2-3. 経理や承認者の負担を減らすため

交通費の精算は、経理担当者や承認者の業務の中でも時間をとられやすいものです。ルールがないと自由なタイミングで申請されたり、一人ひとり違う書き方で提出されたりするため、非常に業務の負担が大きくなります。経理担当者や承認者がスムーズに業務を進めるためにも、ルール作りは欠かせません。

2-4. 節税のため

交通費の正しい処理は、会社側と従業員側両方の節税につながります。会社側は経費が増えれば課税対象額が小さくなり、法人税の節税が可能です。従業員側は交通費には所得税がかからないため、余分に税金を支払うことを防げます。正しく交通費を処理するためにはルールが欠かせません。節税の面からも交通費精算のルール設定は重要です。

2-5. 法的なトラブルを避けるため

交通費の精算には細かい計算や確認が多く、間違いが発生しやすいです。ルールで明確化しておかないと、長期間誤りが放置されてしまいます。交通費に含まれない出費まで交通費として処理していた場合、税務調査でそれが明らかになると追加課税が発生する恐れがあります。

また、ルールがない交通費は水増しや架空請求が発生しやすくなります。従業員が起こした問題でも、企業側の管理不足が問われることになるでしょう。社会的信用を守るためにもルール作りは必要です。

3. 交通費精算ルールとして明記すべき内容

交通費精算ルールを設定する際は、下記の内容を盛り込むと効果的です。会社の規定と照らし合わせながら、必要なルールを網羅しましょう。

3-1. 適用範囲や条件

交通費として認められる範囲や条件は、できるだけ細かく設定するようにしましょう。交通費に含まれる費用や金額の上限、交通費として認める範囲などを明記します。また、交通費精算の対象者も決めておくとトラブルや勘違いを防げます。正社員・契約社員・パートタイマー・アルバイトなど、雇用形態別に分かりやすくルールを作ると安心です。

3-2. 申請期限

交通費は毎月精算し、次の給与と一緒に払い戻すのが一般的です。そのサイクルを維持したスムーズな処理と、正確な交通費の申請をしてもらえるように、申請期日を設定しましょう。申請期日は同月の25日までや末日までとすることが一般的です。

3-3. 領収書なしの場合の対応

電車やバスの運賃をはじめ、領収書がない交通手段を使った場合の対応も重要です。3万円未満の少額な交通費は領収書がなくてもよいとする企業がほとんどで、それらをどのように処理するかは企業が独自に決める部分です。交通費精算書の作成や出金伝票への記入など、会社のルールに則った対応も改めて設定しておきましょう。

3-4. 禁止事項

交通費精算における禁止事項も定めておかなくてはいけない重要なルールです。

承認者が交通費を申請する際に発生しやすい自己決裁や、例外の禁止など、不正の温床になりやすい行為は漏れなく禁止事項にしましょう。特に自己決裁は故意でなくても間違いの元になります。必ず第三者によるチェックを挟むようにルール作りをすることが大切です。

このように交通費はガゾリン代や税金の対応など細かい要件が多く、他の経費と比べて対応するのが難しいです。また毎回WEBで検索したり、人に聞いたりするのも工数がかかります。そのような方に向けて当サイトでは交通費精算に関する基礎知識から税金の対応、またよくあるQ&Aなど網羅的に解説した「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」を無料配布しております。これひとつで気になった時にすぐ確認して解決できるので、普段の業務でも大変役立つ内容となっております。こちらから資料を無料でダウンロードしてご覧ください。

4. 交通費精算ルールを作成するときのポイント

最後に交通費精算ルールを作る際のポイントを、交通手段別に解説します。使われることが多い交通手段は、特に重視してルールを設定しましょう。

4-1. 電車・バスの交通費

電車やバスの交通費精算ルールで重要なのは、最短・最安経路を選ぶ点と、定期区間を除外する点です。このルールが守られていなかった場合、最短・最安経路以外は承認できないとルールで決めておけば、経費の無駄遣いを防ぎやすくなります。交通費として認める範囲や条件に盛り込みましょう。

4-2. 新幹線・飛行機・船舶の交通費

長距離移動をする新幹線・飛行機・船舶の交通費は、3万円を超えることも少なくありません。そのため、領収書が必要であることを明記しましょう。往復や早期予約割引の適用が条件にある場合は、その旨も交通費精算ルールに明記します。また、マイルを利用した場合や、ネット決済などにより領収書が発生しない場合は、どのように処理するかも決めておきます。

4-3. タクシーの交通費

タクシーは必要性や利用内容が不明瞭になりやすいため、厳格なルール設定が求められます。タクシーを使ってよい条件や、交通費にできる利用目的の範囲などを決めて周知しましょう。領収書も必須としておくと、より確実性が高まります。

4-4. 自家用・社用車の交通費

車を使った移動の場合は、ガソリン代を支給するのが一般的です。ガソリン代の計算方法や、高速道路の利用条件などを決めておきましょう。自家用車の場合は、プライベートで使ったガソリンと業務で使ったガソリンを分けることが困難です。そのため、自家用車利用がある場合は別途ルールを決めておくと分かりやすいです。

5. 交通費精算ルールを明確化して正確な処理をしよう

交通費精算は経理業務の中でも煩雑な業務が多く、時間がかかります。ルールが設定されていないと曖昧になる部分もあるため、確認や差し戻しの手間も増えてしまいます。正確で効率的な処理をするためにも、交通費精算ルールを定めておきましょう。ルールを作る際は会社の規定にあわせて、必要事項や禁止事項を盛り込むことが大切です。