タイムカードは1分単位で集計すべき!違反時の罰則や残業代の計算方法とは |HR NOTE

タイムカードは1分単位で集計すべき!違反時の罰則や残業代の計算方法とは |HR NOTE

タイムカードは1分単位で集計すべき!違反時の罰則や残業代の計算方法とは

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従業員の勤怠管理をタイムカードを用いておこなっている会社は多いと思いますが、タイムカードの集計をどのようにおこなうかは、それぞれの会社で異なるかもしれません。1分単位での集計、15分単位での集計、30分単位での集計などいろいろなパターンが考えられますが、原則として、従業員の勤怠管理は1分単位でおこなう必要があります。

本記事では、タイムカードを1分単位で記載するべき理由や違反した場合の罰則、会社側がおこなうべき適切な勤怠管理などについて、説明します。

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そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。 勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

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1. タイムカードを1分単位で記載するべき理由

従業員の勤怠管理は1分単位でおこなう必要があります。労働基準法第24条では、下記のように定められています。

賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。

引用:労働基準法第24条|e-Gov法令検索

労働基準法第24条では、賃金はその全額を支払わなければならないと定められており、これは「賃金全額払いの原則」と呼ばれ、仮に15分単位や30分単位でまるめて計算をおこなっていると、まるめられた時間に対する賃金が支払われていないと判断されてしまいます。

15分単位や30分単位でまるめることで労働時間を計算しやすくなるため、そのような扱いをしている会社もあるかもしれませんが、基本的に労働時間は1分単位で扱う必要があるということを、今一度確認しておきましょう。

1-1. 違反した場合は罰則が科されることも

タイムカードを1分単位で集計せずに、15分単位や30分単位などでまるめて集計した場合は、労働基準法第24条に違反したと見なされ、「30万円以下の罰金刑」に処される可能性があります。

また、労働者の勤怠管理に関して会社としての姿勢や体制に問題があると判断された場合は、労働基準監督署から是正勧告を受ける場合もあります。さらに、場合によっては会社として送検されて刑事裁判となり、処罰を受けるリスクも発生します。

「たかがタイムカードの扱いで…」と思われるかもしれませんが、法律で定められたルールであるため、必ず1分単位で集計するよう心がけましょう。

1-2. 例外的に端数の切り捨てが認められているケースもある

上述したように、原則として1分単位で計算する必要がある労働時間ですが、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間については、事務処理の手間を減らすために以下のような端数処理が認められています。

「1ヵ月における時間外労働、休日労働および深夜業の各々の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満の端数を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること」

つまり、1ヵ月の時間外労働、休日労働および深夜業の合計時間が18時間11分の場合、「18時間」として賃金計算をおこないます。1ヵ月の時間外労働、休日労働および深夜業の合計時間が18時間48分だった場合は、「19時間」として賃金計算がおこなわれることになります。

ただし、こういった切り捨てや切り上げが認められているのはあくまでも例外であり、基本的には1分単位で計算しなければなりません。

2. タイムカードの打刻が1分でも過ぎたら残業代を支払う

9時から18時までが定時の従業員が仮に18時3分に退勤の打刻をしたとする場合、超過している3分間に対しては残業代の支払い義務が発生します。先述の通り、賃金は全額支払う義務があります。数分だからといって、端数を切り捨て、従業員の実労働時間を下回るような賃金計算をおこなうことは違法になります。

従業員には、未払い賃金を請求する権利が認められています。端数を切り捨てて賃金を支払っていて、従業員から未払い分の賃金を請求されその主張が認められると、企業は該当の従業員だけでなく、今まで未払いとなっていた全ての従業員に対して未払い分の賃金を支払わなければいけません。

例え一人ひとりは少額であっても従業員数が多いと金額が膨らんで、企業の経営を圧迫する要因にもなります。不当な勤怠まるめはリスクになるので、1分単位の正確な賃金計算をおこないましょう。

2-1.残業代の計算方法

残業代とは、法定労働時間である1日8時間、週40時間を超えて労働をおこなわせた際に支払う賃金です。

時間外労働の割増賃金の割増率は、25%です。残業代は下記の式でもとめることができます。

「残業代=1時間あたりの基礎賃金 × 残業時間 ×1.25」

時給制の場合、1時間あたりの基礎賃金にはそのまま時給が当てはめられますが、従業員が月給制での勤務であった場合は、まず1時間あたりの基礎賃金を算出します。

「1時間あたりの基礎賃金=月給÷月平均所定労働時間数」

※月平均所定労働時間数=(年間暦日数ー年間休日数)× 所定労働時間数 ÷ 12

単純に月給を労働日数で割って基礎賃金を算出しようとすると、祝日数や月間暦日数の違いにより、月ごとで月給が異なることになってしまうため、注意しましょう。

3. 会社側がおこなうべき適切な勤怠管理とは

会社はタイムカードのデータをもとにして、労働者の労働時間を適切に把握する必要があります。労働時間は「出社時にタイムカードを打刻した時刻~退社時にタイムカードを打刻した時刻」から休憩時間を引くことで算出されます。

例えば朝9時に出社して、12時から13時まで昼休憩をとり、19時に退社する場合、「10時間-1時間=9時間」が労働時間となります。

3-1. 勤怠管理が必要な理由

会社が勤怠管理をおこなう必要がある理由としては、主に以下のようなことが挙げられます。

  • 従業員の就業状況を適切に把握するため
  • 正確な給与計算をおこなうため
  • コンプライアンス遵守のため

従業員の就業状況を適切に把握することで、労働基準法などの法規制への違反や、働き過ぎによる従業員の健康被害などを防ぐことができます。残業や休日出勤などが常態化していることが分かれば、働き方の見直しにもつながるでしょう。また、労働時間を正確に算出することは、給与計算を正確におこなうためには欠かせません。

また、最近ではコンプライアンスに対する意識が高まってきていますが、コンプライアンスを遵守するという観点においても、勤怠管理は必要不可欠といえるでしょう。勤怠管理をしっかりとおこなうことは、コンプライアンスを遵守して健全な経営をおこなっているということを、外部に対してアピールする効果も期待できます。

4. 雇用形態ごとに勤怠管理の取り扱いを注意すべき

従業員によって雇用形態が異なることはごく一般的なことであり、正社員で毎日決められた勤務時間働く従業員もいれば、パート・アルバイトのためシフト制で労働時間が日によって異なる従業員もいます。

このように別々の雇用形態のもとで働いている従業員の勤怠管理を、同じ決まりやルールのもとでおこなうことは、難しい場合もあります。出社や退社をしっかりと管理する仕組みを設けて、生産性の向上に努めることが重要です。

勤怠管理システムであれば雇用形態や労働形態が異なる従業員の勤怠管理を一括で行えるため、ばらばらで管理していて工数がかかっている場合は導入を検討してみるとよいでしょう。

勤怠管理システムを利用すると、勤怠管理がどのように変わるのかを知りたい方は、当サイトで無料配布している「【課題別】勤怠管理システムを使用したタイムカードの課題解決BOOK」もご確認ください。本資料では、タイムカードで起きがちな課題が勤怠管理システムによってどのように解決できるかを解説しているため、勤怠管理システムによる工数削減が気になる方はこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

5. タイムカードは必ず1分単位で集計する必要がある

労働基準法第24条における「賃金全額払いの原則」のもと、タイムカードは必ず1分単位で集計しなければなりません。労働基準法第24条に違反した場合は、30万円以下の罰金刑に処されますし、労働基準監督署から是正勧告を受ける場合もあります。

雇用形態によって最適な勤怠管理の方法は異なるので、自社の従業員の雇用形態にとって最適な形で勤怠管理をおこなうことを、意識しましょう。また、正確な勤怠管理と勤務時間の記録のためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムを利用すれば、データ入力が簡略化できるうえ、法改正などにも対応しやすくなります。最適なシステムを導入するためにも、ぜひ複数のシステムを比較し、自社の業務内容や雇用形態などに合うシステムを見極めてみてください。

【監修者】涌井好文(社会保険労務士)

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