稟議書とは?4つの例文でわかりやすく解説 |HR NOTE

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稟議書とは?4つの例文でわかりやすく解説

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企業では契約や従業員の採用など、さまざまな場面で重要な意思決定を下す必要があります。このような場面で必要になるのが稟議書です。
今回は稟議書の概要や状況に応じた稟議書の例文を解説します。

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稟議書とは?

一般的に、企業において従業員の採用や備品の購入など、担当者や現場の裁量だけでは判断できない事柄が発生した際、稟議として上司や役員の承認を得る必要があります。その際に用いる書類が稟議書です。稟議書は合議制を重視する日本独自の企業文化に基づく書類で、一般的に海外の企業では用いられることがありません。

稟議と決裁の違いは承認者の数の違い

稟議と似た言葉に決裁があります。稟議では複数人の承認者から同意を得なければなりません。一方、決裁では決裁権を持つ一人の決裁者の同意が必要です。ただし、稟議の場合、複数人の承認者が同意しても決裁者の同意が得られなければ、稟議は通りません。

稟議書の書き方

稟議書を書く際は次のような項目を記載します。 該当案件の具体的な内容 該当案件の目的と背景 該当案件で発生するコスト 該当案件で得ることができるリターン 該当案件で想定されるリスク これらの項目を記載する際は、箇条書きを活用して簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。わかりづらい文章では承認者へ稟議書の意図が伝わりづらく、承認までに時間を要してしまうかもしれません。

稟議書の締めの言葉の書き方

稟議書は承認者に伺いをたてることから「伺い書」とも呼ばれています。そのため、稟議の概要を記載する文の締めとして「お伺いします」と盛り込みましょう。 また、稟議書に必要な項目を記載した後に、最後に「以上」と入れておきます。 (例文) 〇〇社と〇〇サービス契約を結びたく、お伺いします。

稟議書の例文

稟議書は備品購入やシステム導入、昇給や採用といった人事関連で用いられます。 それぞれでポイントが異なるため、状況に応じた稟議書を作成しましょう。

購入の稟議書の例文

PCやタブレットのように、高額な備品を購入する際には稟議書が必要です。購入の際の稟議書では、次のようにどの部署で誰がどういった理由で購入が必要なのかを概要として記載します。 上記以外にも購入予定の商品と価格、購入数を記載します。また、購入予定商品の資料を添付しておくことで、承認者に商品の特徴を伝えやすいでしょう。

(例文)

営業担当者が商談先で使用することができるタブレット端末購入を検討しています。タブレット端末によってすべての営業資料を提示することで、効率的な営業活動と営業成績の向上につながるためタブレット端末を購入してよいかをお伺いします。

システム導入の稟議書の例文

システムを導入するうえでは備品購入と同様に導入する理由と使用者を概要として記載します。 システムの導入はランニングコストも発生するため、備品の購入よりも高額になる恐れがあります。そのため、具体的なコストとメリットを盛り込みます。また、メリットだけではなく、デメリットも記載しておくことが大切です。

(例文)

テレワークの実施を受けて営業部へのWeb会議ツールの導入を検討しています。無料のWeb会議ツールではセキュリティ対策が脆弱であり、情報漏洩によるインシデントの発生を防ぐためにも専用ツール導入してよろしいかをお伺いします。

接待の稟議書の例文

接待の場を設けるためにも稟議書が必要となるケースがあります。接待で稟議書を作成する場合は、次のような項目について記載します。

  • 招待される企業
  • 招待される企業の担当者
  • 日時
  • 接待する場所
  • 接待する自社の担当者
  • 予算

これらの項目に加えて、次のとおり接待をおこなう目的も記載しましょう。 (例文) 〇社とは〇年取引していますが、担当者が〇〇様に交代になりました。これを受けて〇〇様とスムーズなコミュニケーションを取るためにも夕食の場を設けてよいかをお伺いします。

昇給や人事関連の稟議書の例文

昇給や採用といった人事においても稟議書は必要です。昇給、採用における稟議書でも稟議を通す理由を概要として記載します。たとえば、採用にあたっては次のような例文を記載します。 人事における稟議書では何故昇給と採用が必要かを明確にしておきましょう。また、承認者が判断しやすいように、労働条件も漏れなく記載しておきます。

(例文)

〇月に営業部で〇人の退職があり、現在の人数では業務の引継ぎが難しいため新たに〇名の採用を検討しています。そのため採用候補者である〇〇を採用したくお伺いします。

稟議書はワークフローシステムで簡素化することができる

稟議書は提出する理由に応じて盛り込む内容が異なります。また、従業員によって記載方法や体裁が異なってしまう可能性もあります。このように稟議書がバラバラでは承認者からの承認を得るまでに時間がかかってしまいます。 そのため、ワークフローシステムの導入を検討してみましょう。ワークフローシステムであれば稟議書をテンプレートとして保存、社内共通の形式として使用できます。これによって状況に応じた稟議書が速やかに作成可能です。

ワークフローシステムによって業務の効率化を図ることができる

ワークフローシステムを導入すれば、稟議書を速やかに作成することができるようになります。加えて、稟議書を電子化して共有することができるため、承認者に迅速に稟議書を提出可能です。 これによって業務の効率化とペーパーレス化によるコスト削減を期待することができます。

承認までの流れが可視化される

紙の稟議書では、申請者は申請してからすべての承認を得られるまでの時間を把握できませんでした。一方、ワークフローシステムであれば、稟議書が承認されるまでの流れが可視化されます。そのため、申請者が承認までにかかる時間をおおまかに把握することができ、スケジュールの調整などに役立つでしょう。

稟議書は内容に沿った書類を作成する

稟議書は従業員の採用や備品の購入、システムの導入などの際に必要になります。そのため、稟議書は発生コストや得ることができるメリットなどを記載したうえで、状況に応じた内容で作成するようにしましょう。 ワークフローシステムであれば、稟議書のテンプレート化によって、作成作業と承認作業を簡素化することができます。ワークフローシステムで稟議書に関する作業を簡素化すれば業務の効率化と、ペーパーレス化によるコスト削減につながるでしょう。

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