経理担当者が毎月行う業務の一つが交通費精算です。従業員が仮払いした交通費を払い戻し、経費として支出されている額を正しく把握するために、ミスなく適切に処理しなくてはいけません。本記事では交通費精算の業務内容や一般的な流れを解説し、経理担当者が知っておきたいチェックポイントもまとめています。ぜひご活用ください。
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1. 交通費精算とは？
まずは交通費精算がどのような業務を指すのか知っておきましょう。交通費精算で行うことと、業務内容を解説します。
1-1. 交通費精算は交通費を払い戻す業務
交通費精算とは、通勤以外で発生した交通費を精算する経理業務を指します。
従業員が通勤以外の目的で業務上必要な移動をした際に発生した交通費は、基本的に立て替える形で本人が支払います。申請された内容に基づいて、交通費の実費精算をする業務が交通費精算です。
なお、会社によっては交通費と旅費交通費や通勤手当を区分けせずに取り扱う場合もあります。交通費精算を行う際は会社の方針に従いましょう。
1-2. 交通費精算の業務内容
交通費精算では、申請された交通費を1件ずつ確認し経理処理をしていきます。申請内容に問題があった場合は、申請者への確認や差し戻しなども行います。
交通費精算は経理業務の中でも煩雑で時間がかかる業務の一つです。月末近くには申請がまとまって出されることも多く、経理担当者の大きな負担になります。そのため、交通費精算に何らかのシステムを利用する企業は増えつつあり、関東～関西では20%近くの企業で交通費精算システムが導入されています。
2. 交通費精算の流れ
交通費精算の流れは、交通費精算システムの有無で変化します。特に経理担当者が行う業務には明確な差があるため、それぞれを分けてみていきましょう。
2-1. 交通費精算システムがない場合
交通費精算システムを導入していない企業で、Excelや独立した経理ソフト、紙媒体を使った処理をしている場合は、以下の流れで交通費精算をしていきます。
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1 |
申請内容の確認 |
領収書や交通費精算書を確認し、交通費の申請内容に間違いや不正がないか1件ずつ確認します。その際に誤りや不明な点がある場合は、申請者への確認や差し戻しを行います。 |
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2 |
経費申請の承認 |
交通費の申請内容に問題がなければ、経費として承認します。 |
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3 |
仕訳情報を入力 |
経理ソフトやExcelに手入力で交通費を経費として入力します。 |
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4 |
支払いの登録 |
承認した交通費を給与と併せて支払うために、支払い登録をします。支払うタイミングや方法は会社のルールに従ってください。 |
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5 |
原本の保管 |
領収書や交通費精算書はファイリングして7年間保存しておく必要があります。保管した書類やデータの管理も経理担当者が行うことが多いです。 |
2-2. 交通費精算システムがある場合
交通費精算システムはさまざまな種類があり、導入しているシステムによって交通費精算の流れは変化します。
一般的なシステムでは、前述した表のうち、4.支払いの登録と5.原本の保管と管理は不要になります。また、ICカードリーダーやOCRを導入している場合は、3.仕訳情報の入力も読み取ったデータから自動で行われます。さらに、社内規定に則って申請内容をチェックするシステムもあるため、これも導入できればほとんどの交通費精算の流れは飛ばすことが可能でしょう。
読み取れないレシートや領収書もあるため、交通費精算を完全自動化することはまだ難しいです。しかし、交通費精算システムを導入すれば、多くの業務でシステムによる自動化と一元管理が可能になります。
3. 交通費精算をチェックするときのポイント
交通費精算をする上で、経理担当者はさまざまな確認をしなくてはいけません。間違いに気づかないまま承認することがないように、以下の点は特に細かくチェックしましょう。
3-1. 必要な情報はすべて記入されているか
交通費として承認できる領収書や交通費精算書には、必要な情報が漏れなく記載されていなければいけません。日付や利用した交通機関、駅、金額など、細かい部分も忘れずにチェックしましょう。
交通費の清算は面倒に感じられやすいため、思わぬ部分が記載されていないことや、内容に誤りがあることも珍しくありません。
3-2. 領収書と精算書の金額に違いはないか
領収書と精算書を併せて提出する必要がある場合、両方の記載内容が一致していることも重要です。交通費はまとめて処理されることが多く、内容の異なる領収書が添付されていることや、記載ミスがあることも少なくありません。必ず領収書と精算書の両方を比較して確認しましょう。
3-3. 通勤定期の区間が含まれていないか
通勤定期を利用している人が、定期区間に重なる区間を移動した場合、交通費からその区間分は除外しなくてはいけません。このルールは意外と知らない人や、知っていても面倒だからといって守らない人がいます。二重に交通費を支給することになるため、必ずこの点もチェックしておきましょう。なお、交通費がすべて実費精算の場合この確認は不要です。
3-4. 税や合計額の計算は正しいか
バスや電車などの交通機関の運賃には、消費税がすでに含まれています。そのため、交通費に消費税をあとから追加する必要はありません。勘違いで加算されていないか、チェックしましょう。
また、細かい移動で必要になった交通費は、交通費精算書でまとめて申請されることがあります。合計額で申請されている場合は、その計算に間違いがないことも確認しましょう。
3-5. 領収書なしの場合は妥当性があるか
バス代や電車代は領収書を受け取ることが難しく、会社の規定で領収書を不要とすることが多いです。また、高額でない交通費も領収書不要とすることがあります。そうした社内規定で定められている場合を除き、交通費の申請には領収書が必要です。領収書なしで交通費精算を行う場合は、領収書がない理由に妥当性があるかを十分に確認しましょう。なお、社内規定で領収書不要とされている場合でも、領収書があることが望ましいです。
3-6. 社内規定に則って移動をしているか
業務で発生する移動では、最短距離や最安経路を選ぶことが社内規定で定められていることが一般的です。申請内容がそのルールを守っていることも確認しましょう。交通費を水増しして受け取ろうとする従業員や、勘違いしたままの従業員がいる可能性があるからです。
3-7. 決められた承認ルートで届いているか
交通費の申請は、一般社員から経理担当者に直接くることは少ないです。小規模の事業所であればあり得ますが、基本的には部署の上司に提出され、上司が確認して問題がなければ経理に提出されます。
会社によって承認ルートは異なりますが、途中のチェックを飛ばしていないか確認しましょう。
ここまで読んでわかるように交通費はガソリン代や税金、また通勤の定期区間によって対応が異なるなどの細かい要件が多く、他の経費と比べて対応するのが難しいです。また毎回WEBで検索したり、人に聞いたりするのも工数がかかります。そのような方に向けて当サイトでは交通費精算に関する基礎知識から税金の対応、またよくあるQ&Aなど網羅的に解説した「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」を無料配布しております。これひとつで気になった時にすぐ確認して解決できるので、普段の業務でも大変役立つ内容となっております。こちらから資料を無料でダウンロードしてご覧ください。
4. 交通費精算は内容を十分にチェックして管理することが大事
交通費精算は毎月行う経理業務の一つです。営業担当者をはじめ、外回りが中心の従業員が多いと、膨大な量の精算書が届くことも珍しくありません。それらを1件ずつ確認することは大変な業務ですが、正しく経費を取り扱うために十分にチェックしましょう。
チェックや入力業務の効率化を目指したい場合は、交通費精算システムの導入がおすすめです。大幅に業務を自動化できるため、ぜひ検討してみてください。
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