勤怠管理の目的とは？なぜ必要か、しないことで起こりうる問題を解説

勤怠管理は企業が従業員を雇用するうえで、大切な業務の一つです。
しかし、その目的やなぜ必要なのか正確に説明できる方は意外と少ないです。
また、勤怠管理をするうえで会社の状況や規模によって起こりうる問題点があります。
今回は、勤怠管理の目的や起こりうる問題点について解説します。

１. 勤怠管理とは

勤怠管理とは就業状況を管理することです。従業員がいつ出勤、退勤したのか、また労働時間だけでなく休憩時間などを記録して総労働時間も把握する必要があります。勤怠管理においては、どのくらい働く予定で実際何時間働いたのか、欠勤状況の管理等も該当します。

また、似たような言葉に「人事管理」「労務管理」「就業管理」があります。
人事管理は、能力が最大限発揮されるように人材配置したり、研修等で効率的な人材能力の向上を図ったりする、従業員に関する全般的な管理のことです。労務管理は、労働条件や労使関係等の労務関係の項目管理のことです。
そして、勤怠管理は労働時間や休日など勤怠関係の範囲を管理しているため、人事管理や労務管理に内包されています。

就業管理は勤怠管理と混同してしまいがちですが、意味が異なる単語です。就業管理は従業員の勤怠や出欠勤、休暇取得等を把握したうえで、就業規則と法令が遵守されているか管理することを指します。具体的には、従業員の労働時間が労働基準法で定められている上限内に収まっているのか、健康に配慮した働き方ができているのかなどを管理します。

1-1. 勤怠管理で必要な項目

勤怠管理で必ず管理しなくてはならない項目は、以下の6つです。

そのほかにも実務上管理したほうがよいものとして、欠勤日数や、休憩時間等があります。

1-2. 勤怠管理が必要な事業所と労働者

勤怠管理が義務づけられている事業所は、労働基準法において労働時間にかかる規定（労働基準法第4章）が適用されるすべての事業所です。つまり、従業員を雇う大半の事業所が該当します。なお、農業や水産などの天候によって仕事する日が左右される一定の業種は除外されます。

また、労働安全衛生法により、労働者が50人以上いる場合には、産業医を選任して従業員の健康管理をおこなう必要があります。これは職場において労働者の健康管理等を効果的にするために重要となります。[注1]
労働者数が50人に満たない際にも医師または保険師に対して、勤怠情報を提供するように努める必要があるので注意しておきましょう。

なお、勤怠管理は原則すべての従業員に対しておこなう必要があります。管理監督者に関してはこれまで勤怠管理が義務付けられていませんでしたが、2019年の働き方改革関連法により労働安全衛生法が改正され、勤怠管理が義務付けられるようになりました。
ただし、雇用形態が従業員とは異なる役員に関しては、勤怠管理が義務付けられていません。

[注1] 産業医について ～その役割を知ってもらうために～｜厚生労働省

２. 勤怠管理の目的

勤怠管理をする目的を把握するために、ここでは3つの目的を解説します。

2-1. 正確に労働時間を把握して、賃金を支払うため

従業員に給料を支払うために実施する給与計算は、勤怠管理が適切におこなわれないとできません。正確な給与、残業代を支払うためには休日労働や時間外労働の把握も必要となります。この金額は社会保険料や税金の額にも関わってくるため、正しい勤怠情報を得ることはは非常に重要です。

2-2.従業員の健康を守るため

現在日本では、労働人口不足を背景に、多様な働き方や生産性向上を目指した「働き方改革」が推進されています。その中で、長時間労働の是正は重要な問題です。

長時間労働は従業員が食事や睡眠に当てる時間の減少につながり、十分な休息を妨げます。また、疲労だけでなく精神状態にも悪影響を及ぼし、通常どおりに働くのが難しくなる可能性もあります。
そのため、勤怠管理で労働時間を適切に把握して、従業員の長時間労働を防ぐことは非常に重要です。

2-3. コンプライアンスを守るため

勤怠管理を適切におこなうことは、コンプライアンスの順守に繋がります。
長時間労働が原因で過労死が起こった場合には重大なコンプライアンス違反となります。その結果、訴訟される可能性が高く、社会的な信用を失いかねません。
適切な勤怠管理を実施することで、トラブルを防止し、健全な経営管理を推進することにつながります。

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３. 勤怠管理の方法

ここからは、勤怠管理の方法を3つ紹介します。

3-1. エクセル

エクセルでは、打刻から管理まで実施して始業時間、就業時間、残業時間を打ち込むことで一括管理できます。低コストで利用することができ、書式設定をすれば自動で労働時間の集計をおこなうことが可能です。ただし、入力ミスによってエラーが出てしまったり、法改正時に数式を更新したりする必要があるため、集計ミスが発生しないよう注意する必要があります。

3-2. タイムカード

タイムカードは、従業員が出勤時と退勤時にタイムレコーダーへの打刻で勤怠管理をします。低コストで導入でき、従業員も手軽に操作することができます。ただし、テレワーク時にはリアルタイムで打刻できず、対応しきれない側面もあるので注意しましょう。

3-3. クラウド勤怠管理システム

パソコンやスマートフォンで簡単に勤怠管理ができるシステムです。リアルタイムでの打刻がしやすいので、適切に労働時間を管理でき、残業代の支払いも正確におこなうことができます。また、法改正にも自動で対応できることも魅力です。システムを導入すると管理費用が発生しますが、利便性・実用性が非常に優れています。

４. 勤怠管理ではトラブルも？起こりうる問題点とは

企業は給与計算や賃金台帳の作成のためにも勤怠管理をおこなう必要がありますが、時にはトラブルも生じます。
ここでは、3つの起こりうる問題点について解説します。

4-1. テレワークの勤怠管理

テレワークでの勤怠管理をシステム上で行わない場合、基本的に自己申告による勤怠管理となります。
そのため、業務に取り組んでいない時間帯があっても、上司や人事担当者が管理しきれない可能性が高いです。
また、テレワークだと仕事のプロセスが確認できないため、評価する際は業務の成果のみに頼らざるを得なくなります。

4-2. 従業員が増えた際の勤怠管理

勤怠管理の形式がタイムカード等の場合は給与計算をする際に手間と工数がかかり、大幅に時間がかかってしまいます。作業効率が悪いだけではなく、給与計算を間違える恐れがあります。

4-3. 代理打刻や改ざんなどの不正

タイムカードや紙媒体等のアナログな勤怠管理をおこなう場合、代理打刻や改ざん等の不正が起きる可能性があります。タイムカードは押す時間を変更することができ、紙媒体は他者が勝手に書き換えることも可能です。その結果、本来は支払う必要のない残業代のコストがかかる等、会社が不利益を被る恐れがあります。

５. 勤怠管理をおこなう際の注意点

勤怠管理をおこなう際には、トラブルを起こさないためにも注意すべき点がいくつかあります。
ここでは4つの注意点について解説します。

5-1. 勤怠管理は原則1分単位

原則、労働時間は1分単位で計算する必要があります。
労働時間の切り捨ては、労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」に違反します。そのため、15分単位や30分単位で切り捨てることは違法です。[注2]　就業規則に切り捨ての記載がされている場合、就業規則の当該記載部分は労働契約として効力がなくなり、切り捨ては無効となります。

[注2] 労働基準法第24条（賃金の支払）について｜厚生労働省

5-2. 年5日の有給取得が義務化

通常、休暇を取得した場合、賃金の支払を受けられませんが、有給休暇の場合は賃金の天引きなく、休暇を取得することができます。労働基準法の改正に伴い、年に10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、年間5日以上の有給休暇取得が義務付けられました。なお、この労働者には、管理監督者や有期雇用労働者も含まれるので注意しましょう。

5-3. 管理監督者の勤怠管理義務化

管理監督者は、業績結果や業務遂行の監督をおこなう労働者のことを指します。
これまで、管理監督者の時間外労働には上限規制がなく、勤怠管理も義務付けられていなかったため、月の労働時間がどのくらいか把握できていませんでした。

しかし、2019年4月に施行された働き方改革関連法により、従業員の長時間労働の是正が必要となっています。これは各従業員従業員の業務負担減を目指すことによる、管理監督者の過重労働を防ぐためです。管理監督者は重要な職務を有していたり、経営者と一体的な責任を有していたりするため、どうしても業務量が多くなってしまいます。その分、健康状態を考慮する必要があります。

5-4. 厚生労働省のガイドラインを確認する

厚生労働省から勤怠管理に関して、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」というガイドラインが公開されています。ガイドラインによると、始業・終業時刻の確認や記録の原則的な方法は、以下のようになっています。[注3]

• 使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること
• タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること

そのため、これらの要件を満たす勤怠管理が望ましいでしょう。

[注3] 労働時間の適正の把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省

６. 勤怠管理の目的を理解して、労働基準法に則った正しい管理を

今回は、勤怠管理の目的や、勤怠管理を怠ることで起こりうる問題について解説しました。
勤怠管理の目的は、正確な給与計算や賃金台帳の作成に加えて、従業員の健康を守ることにあります。「働き方改革」が推奨される昨今では、長時間労働を防ぐことは法令順守にもつながり、会社の信頼にも関わります。

実際に勤怠管理をおこなう方法はエクセルや勤怠管理システムなどがありますが、自社に適した方法で管理することが大切です。実際に管理する際には厚生労働省のガイドラインを参考にして、有給休暇を年5回以上取得したり、1分単位での勤怠管理したりする必要があります。2019年の法改正を考慮して、労働基準法に則った勤怠管理を意識しましょう。