インボイス制度導入後の経費精算についてわかりやすく解説 |HR NOTE

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インボイス制度導入後の経費精算についてわかりやすく解説

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インボイス制度の導入後は、従来の「区分記載請求書」ではなく「適格請求書(インボイス)」を保管しなければ、消費税の仕入税額控除を受けられません。

経費精算業務でも同様のルールが適用されるため、経理担当者だけでなく、従業員も領収書がインボイスに該当するか否かの確認が不可欠となります。

本記事では、インボイス制度とは何か、導入により経費精算がどのように変わるかを解説します。

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特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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1. インボイス制度とは?

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インボイス制度とは消費税の仕入税額控除の方式のことです。正式名称を「適格請求書等保存方式」といい、要件を満たした適格請求書(インボイス)の保存により仕入税額控除が受けられます。

言い換えれば、2023年10月1日のインボイス制度導入後はインボイスがないと、仕入税額控除が受けられないということです。

なお、インボイスは売り手・買い手、双方に適用され影響があります。

1-1. 「区分記載請求書」の記載事項

現在発行されている請求書は「区分記載請求書」といい、以下の内容が記載されています。

  • 請求書発行者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額
  • 交付を受ける者の氏名または名称
  • 軽減対象税率の対象品目であること
  • 税率別(8%・10%)に区分し合計した対価の額(税込)

1-2. 「インボイス」の記載事項

インボイスでは「区分記載請求書」の項目と合わせ、以下の3項目の追加が必要です。

  • 登録番号
  • 適用税率
  • 税率ごとの消費税額

1-3. インボイスは適格請求書発行事業者しか発行できない

なお、インボイスに記載が必要な「登録番号」は「適格請求書発行事業者」しか記載できません。言い換えると、適格請求書発行事業者でなければインボイスを発行できません。

売り手からインボイスを発行された場合、買い手はインボイスの保管が必要です。

2. インボイス制度により経費精算はどう変わる?

携帯で確認する男性

インボイス制度が始まれば会社の業務全体に影響を及ぼします。中でも、経費精算業務は煩雑化し、混乱も予想されるため事前に確認が必要です。ここでは、経理部門が受ける影響を解説します。

2-1. 領収書がインボイスに該当するか・しないかの判断が必要

インボイス制度導入後の経費精算では、領収書がインボイスに該当するか否かの確認が必要です。

インボイスであれば仕入税額控除を受けられます。しかし、免税事業者の発行する請求書は仕入税額控除を受けられません。そのため、システム上では消費税率の区分以外に、インボイスの該当・非該当の区別も必要です。

システム上の税区分が正しいかだけでなく、添付されている領収書が本当にインボイスかどうか、二重に確認しなければいけません。

2-2. 税込3万円未満の取引もインボイスが必要

現行制度では仕入額が税込3万円未満の場合、領収書ではなく、必要事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除を受けられます。

しかし、インボイス制度では上記の特例が廃止されるため、3万円未満の取引であっても、インボイスの保管が必要です。

なお、インボイス制度下でも交通費など、一部インボイスを必要としない特例が認められています。詳細は後ほど解説します。

2-3. 会社が免税事業者なら経費精算上の変更はない

なお、会社が免税事業者であったり、簡易課税の適用を受けたりしているのであれば、経費精算でインボイスに対応する必要はありません。そもそも消費税の支払いを免除されているなら把握する必要がないためです。

3. インボイス制度の経費精算では領収書不要の特例もある

OKサインをつくる男性

インボイス制度では、経費精算の申請をする従業員も、どのような領収書が必要か確認しなければいけません。とくに、旅費や交通費ではインボイス不要の特例があるものの、非常に複雑でわかりづらいため注意が必要です。

3-1. 出張旅費は特例によりインボイス不要

従業員の出張時に必要な費用は「出張旅費特例」により、インボイスの保管が不要です。具体的には、出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などが該当します。

なお、出張旅費は実費精算でも一定額の支給でも、同特例が認められます。

3-2. バス・鉄道・船舶の運賃は3万円未満の場合インボイス不要

バスなどの旅客運賃は3万円未満であればインボイスの保存が不要となる「公共交通機関特例」が適用されます。

注意点として、公共交通機関特例は切符1枚ごとの金額に適用されるのではなく、1回の取引で判断されます。たとえば、大人運賃が2万円、上司と部下で出張に行った場合、まとめて4万円として判断されます。

また、荷物の預かり料などは、同特例の対象外です。

3-3. 航空機やタクシーの運賃はインボイスが必要

同じ交通費でも航空機やタクシーの運賃に仕入税額控除を適用する場合、3万円未満であってもインボイスが必要です。

3-4. 高速道路利用料や駐車場の利用料はインボイスが必要

高速道路や駐車場の利用料も仕入税額控除を受けるためには、インボイスが必要です。

なお、高速道路の利用料にインボイスが発行されるかどうかは、企業により異なるだけでなく、支払い方法によっても違いがあります。

たとえば、現金やクレジットカードでの支払いでは発行されるものの、ETCクレジットカードでは発行されないなどの違いがあるため確認しましょう。

3-5. 接待費や消耗品費はインボイスが必要

接待費の支払いや消耗品の購入費には、インボイスの特例は定められていません。そのため、少額であってもインボイスの保管が必要です。

3-6. 自動販売機で3万円未満のものを購入した際はインボイス不要

なお、会議で提供する飲み物などを自動販売機で購入した際は「自動販売機特例」が適用されるため、インボイスの保管は不要です。ただし、3万円を超える場合はインボイスが必要です。

 

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4. インボイス制度導入後の経費精算における注意点

吹き出しを複数人で持つ

インボイス制度では、経費精算時に必要な領収書を今まで以上に確認しなければいけません。従業員には領収書がインボイスに該当しているか、該当しない場合どのように対処するかなど、ルールと処理方法をわかりやすく説明しましょう。

4-1. 従業員に経費精算ルールの説明をする

経理部門でインボイス制度を把握していても、実際に経費精算書を提出する従業員が理解していなければ大きな混乱が生じます。

説明会を開くなどして、従業員にインボイス制度導入後の経費精算ルールを説明しましょう。領収書がインボイスか否かの確認方法、インボイスが発行できないときの経費精算の方法など、一通りルール化し、マニュアルを作ると安心です。

4-2. 免税事業者との取引

インボイス制度の導入後は免税事業者との取引を制限する会社もあるでしょう。もし、制限をする場合、従業員にも共有が必要です。また、免税事業者との取引を可とするなら、経費精算時にどのように報告するかもルール化する必要もあります。

経費精算でインボイスと免税事業者の領収書が混在すれば、経理部門の負担が大きくなるためです。

4-3. 従業員の氏名で領収書を受領したときの対処法

インボイス制度では、インボイスの宛名が従業員個人となっている場合、仕入税額控除が受けられない恐れがあります。会社の支出であることが明らかとならないためです。

この場合、立替金精算書などを作成し、会社の支出であることを明らかにしたうえで保存しなければいけません。

5. インボイス制度の導入に備え、経費精算の方法を見直そう!

パソコンで作業する女性

インボイス制度導入後に消費税の仕入税額控除を受けるためには、インボイスの受領と保管が必要です。とくに、経費精算業務では、領収書がインボイスに該当するか否かの確認、特例の理解など、複雑化・煩雑化が予想されます。

インボイス制度の理解を深めるのはもちろん、従業員に周知徹底する、インボイス制度に対応した経費精算システムを導入するなどして、業務効率化を目指しましょう。

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