電子帳簿保存法におけるメール本文の保存方法は?要件や注意点を解説 |HR NOTE

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電子帳簿保存法におけるメール本文の保存方法は?要件や注意点を解説

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電子メールを作成するビジネスマン

現在の電子帳簿保存法では、電子取引関連の情報を保存することが義務付けられています。発注・請求などに関する書類をメールでやり取りすることは、電子取引に該当するため、それらの内容が記載されているメール本文も保存が必要です

また、電子取引の情報をデータに保存する際は、電子帳簿保存法で規定されている一定の要件を満たさなければなりません。しかし、なかには「要件を満たすメール本文の保存方法がわからない」と悩む方もいるでしょう。

そこで、今回は、電子帳簿保存法におけるメール本文の保存方法を、保存の要件や注意点も交えて解説します。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では
・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様はぜひご覧ください。資料ダウンロード

1. 電子帳簿保存法改正によるメール本文の保存方法の変更点

チェックボックスが並んでいる様子

令和4年1月に電子帳簿保存法が改正され、それまで認められていた紙での保存が原則、禁止になりました。よって、注文書や領収書の内容が記載されたメール本文も、電子保存する必要があります

また、すべての企業が電子保存に移行できるよう、一定期間の紙保存を認めていた宥恕(ゆうじょ)措置も、令和5年12月31日に廃止されます。改正電帳法が本格施行する令和6年からは納税地の税務署長が認める場合を除き、紙保存ができません。

今後、企業では令和5年12月末までに社内でメール本文も含めた電子取引の情報を電子保存するための対応が求められるでしょう。

2. メール本文を保存する際に満たすべき2つの要件

メール本文を含む電子取引の情報を正しく電子保存するには、以下の要件を満たす必要があります。

  1. 真実性の要件
  2. 可視性の要件

それぞれ詳しく確認していきましょう。

2-1.真実性の要件

電帳法では、取引情報が改ざんされていないことを証明するため、保存データおよび保存方法に対して、真実性の要件を設けています。具体的には、以下4つのうち、いずれか1つを満たさなければなりません。

タイムスタンプを発行したうえで取引情報の受け渡しをおこなうこと

取引情報を受け取った後、速やかに(もしくは業務処理が終了した後、速やかに)タイムスタンプを付与すること

記録事項を訂正・削除する際、その事実や内容を証明できるシステム、または訂正・削除が不可能なシステムで取引情報の授受および保存をおこなうこと

不正な訂正・削除を防止するための事務処理規定を社内で作成し、それに沿って運用すること

参照:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

参照:電子帳簿保存法の内容が改正されました|国税庁

上記のうち、①はメールの送信者、②は受信者に適用されます。

タイムスタンプとは、インターネット上の取引や手続きがいつおこなわれたのかを記録する仕組みです。これにより、電子メールを送受信した日時が記録され、内容に不正や改ざんがないことを証明できます。

「速やかに」の期間については、7営業日以内、業務処理に時間を要する場合は、長くても2ヵ月と7営業日以内を目安に考えましょう。

2-2.可視性の要件

電子帳簿保存法でいう可視性とは、保存したデータをすぐに参照でき、問題なく読み取れることを意味します。可視性の要件で満たすべき条件は、次の3つです。

データの保存場所にパソコンなどの電子計算機やOA機器、および操作マニュアルを常備し、画面・書面に統一した形式で表示、印刷できるようにすること

電子計算処理システムに関する概要書を設置すること

対象となるデータを検索可能な状態で保存すること

参照:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

とくに③については、社内で画一的に対応することが望まれます。具体的には、ファイル名に取引日や取引先、取引金額を入力し、指定の範囲・条件で検索できるようにするなどの措置が必要です。

ここまで読んでメール以外にもそもそも社内のどの種類の書類を、どのように電子化すればわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しています。本資料では電子帳簿保存法の基礎はもちろん、電子帳簿保存法にのっとって電子化するべき書類とその保存方法についても解説しており、社内で電子帳簿保存法の対応をしていきたいと考えている担当者の方にとっては大変参考になる資料となっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. メール本文の3つの保存方法

メール本文の保存方法

電子帳簿保存法に従ってメール本文を電子保存する方法には、次の3つがあります。

  1. サーバーなどの自社システムに保存する
  2. PDFに出力して保存する
  3. クラウドサービスを利用して保存する

それぞれ確認していきましょう。

3-1.サーバーなどの自社システムに保存する

最もシンプルで取り組みやすいのが、自社システムにメールそのものを格納する方法です。もともと自社でサーバーを保有している場合は、データの運用・管理がしやすく、電子保存への移行もスムーズにおこなえるでしょう

ただし、使用するシステムは、上記の要件に合った機能を備えていることが必須です。

3-2.PDFに出力して保存する

自社にサーバーがない場合は、メール本文をPDFに出力し、パソコンのハードディスクや外部メディアに保存する方法が有効でしょう。その際は、ファイル名に取引先年月日・取引先・取引金額を入力し、検索可能な状態にしておくことがポイントです。

保存後も、ファイルの破損やパソコンの故障などの万が一の事態に備え、定期的にバックアップを取る必要があります。

メール本文をPDF化する方法は、メールの種類によって異なります。ここでは、企業で使われることの多い「Outlookメール」と「Gmail」をPDF化する方法を解説するため、ぜひ参考にしてください。

3-2-1. OutlookメールをPDF化する方法

OutlookメールをPDFに変換する場合は、Adobe Acrobatのデジタルプリント機能が便利です。

まず、Outlookのフォルダから保存したいメールを選択し、印刷をクリックします。プリンターダイアログが表示されたら、オプションでAdobe PDFを選びましょう。

用紙の向きや範囲を指定し、印刷を押すと保存先のフォルダを選択できます。可視性の要件にしたがってファイル名を入力、保存すれば完了です。

また、Adobe Acrobatのアプリを使えば、添付ファイルごとPDF化できます。Adobe Acrobatを起動したら、ツールのPDF作成をクリックしましょう。コンバーターが表示されるため、PDFに変換したいメールと添付ファイルをドロップしてください。

3-2-2. GmailをPDF化する方法

Gmailの場合は、Chromeブラウザを使って簡単にPDF化できます。

ChromeブラウザからGmailアプリを起動し、PDFに出力するメールを選択してください。メニューで印刷をクリックしたら、ファイル名を変更して保存します。

また、GoogleドライブからもPDF化が可能です。GmailをGoogleドライブへと保存し、Googleドキュメントで表示します。ファイルタブにあるダウンロードをクリックし、PDFを選択しましょう。

3-3.クラウドサービスを利用して保存する

1日に何百件もの電子取引をおこなっている場合は、クラウドサービスの利用がおすすめです。クラウドサービスの中には、データの訂正・削除を履歴に残せるものや、訂正・削除ができないものもあります。

サービスごとに利用できる機能や料金は異なるため、運用にかかるコストを計算したうえで自社にあったものを選びましょう。

4. メール本文を保存する際の2つの注意点

注意点

メール本文を電子保存する際は、以下のポイントにも注意しましょう。

  1. 電子取引の情報は税法上、保存期間の満了日まで保存しなければならない
  2. 売上高が5,000万円以下の事業者は検索要件が免除される

4-1.電子取引の情報は税法上、保存期間の満了日まで保存しなければならない

税法では、メール本文も含めた電子取引のデータを原則、事業年度の確定申告期限日から数えて7年間保存することが義務付けられています。保存期間の満了日を迎えるまでは、勝手にデータを破棄してはいけません。

また、事業年度の申告内容によっては、最大で10年間の保存が必要になる場合もあります。

4-2.売上高が5,000万円以下の事業者は検索要件が免除される

令和5年の改正電子帳簿保存法では、前々年度の売上高が5,000万円以下の小規模事業者を対象に、すべての検索機能を不要としています。ただし、税務署職員が帳簿のダウンロードを求めた場合に対応できることが条件です。

メール本文をデータ化する際は、いつでも取り出せるよう、ひと目でファイルの中身を識別できる形で保存しておきましょう。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

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