電子帳簿保存法改正におけるクレジットカード利用明細の保存方法とは?代用の注意点を解説 |HR NOTE

電子帳簿保存法改正におけるクレジットカード利用明細の保存方法とは?代用の注意点を解説 |HR NOTE

電子帳簿保存法改正におけるクレジットカード利用明細の保存方法とは?代用の注意点を解説

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  • 経費精算

電子明細を見ている女性

「電子帳簿保存法が改正されたが、クレジットカード利用明細の取り扱いについて知りたい」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

電子帳簿保存法では、領収書や利用明細の電子データ保存ルールが決められています。ルールに則っていないと、控除が受けられなかったり、厳罰を受けたりする可能性があり、しっかりとした管理が必須です。

そこで本記事では、電子帳簿保存法改正の概要やクレジットカード利用明細の保存方法、注意点について解説します。電子帳簿保存法改正に伴うクレジットカード利用明細の取り扱いについて理解を深めたい担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

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・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。ダウンロード

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1. 電子帳簿保存法改正の概要

明細を持って悩む男性

帳簿関連書類のデジタル形式での保存を可能にする法律が、電子帳簿保存法です。2022年1月に改正されましたが、義務内容の変更に伴い、2023年12月末まで猶予措置がとられています。

電子帳簿保存法改正の概要を、企業が受けるメリットとデメリットに分けて詳しく確認しましょう。

1-1. 改正における企業側のメリット

改正以前の電子帳簿保存法では、真実性の確保の観点からさまざまな要件が定められていました。しかし、2022年の改正により、以下の点が大幅に改善となります。

  • タイムスタンプ(データの存在証明をするもの)と検索要件の緩和
  • 事前承認手続きの廃止
  • 適正事務処理要件
  • 電子取引における書面保存の廃止

これにより、経理担当者だけでなく、キャッシュレス決済における負担が大きく軽減されました。

改正前は、税務署長に事前承認手続きをもらったり、タイムスタンプの付与が必須だったりしたため、業務効率化にもつながります。

参照:電子帳簿保存法が改正されました P1-3 | 国税庁

1-2. 改正における企業側のデメリット

電子帳簿保存法改正によって、電子取引した情報をすべてデータ保存する義務が生じます。

電子帳簿保存法改正では、企業側の準備時間の確保として、2023年12月31日まで2年間の猶予が設けられました。請求書や領収書を印刷している場合、猶予期間のうちに、スキャナ保存準備や電子データで保存する方法を整えることが大切です。

参照:電子帳簿保存法が改正されました P4 | 国税庁

2. 電子帳簿保存法でのクレジットカード利用明細の保存方法

クレジットカードの利用履歴を帳簿を付けている人

クレジットカードを使ったオンライン決済では、基本的に利用明細と受領書情報両方の保管が要求されます。利用明細や領収書が送付されると、取引情報を受け取ったものとして保存義務が生じるためです。

また、受け取ったデータは、以下の2つのルールを満たす方法での保存が求められます。

  • 真実性の確保
  • 可視性の確保

もらった領収書や利用明細のデータをフォルダに溜めておくだけでは、適切に保存しているといえないため注意が必要です。2つのルールを満たす方法で保存できる会計ソフトを導入すると良いでしょう。

規定に違反すると青色申告の承認を取り消されたり、追徴課税を課されたりなどの罰則を受ける可能性があるため、注意してください。
細かい要件を把握しても、そもそも電子帳簿保存法に関して基礎からよく理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では法改正による電子帳簿保存法の細かい改正内容はもちろん、そもそも電子帳簿保存法はどのような法律で、どう対応する必要があるのかを分かりやすく解説しています。電子帳簿保存法に関して基礎から正しく理解したい、会社でも正しく対応したいという方には大変参考になる内容となっておりますので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

参照:電子帳簿保存法が改正されました P4 | 国税庁

3. 電子帳簿保存法では条件を満たせばクレジットカード利用明細を領収書として代用できる

クレジットカードを使う人

電子帳簿保存法では、必要な取引条件が含まれていれば、領収書の代用としてクレジットカード利用明細を使用できます。ただし、請求書や領収書に記載されている以下の取引情報を含んでいるか、確認をしましょう。

  • 発行者
  • 日付
  • 取引の概要
  • 金額
  • 宛名

クレジットカードを利用する際は、必要な取引情報が記載された利用明細を発行してくれるサービスを選ぶことが大切です。

4. 電子帳簿保存法におけるクレジットカード利用明細のみの保存における注意点

クレジットカードと明細を見比べる人

電子帳簿保存法においてクレジットカード利用明細のみを保存する場合、以下の点に注意する必要があります。

  • 仕入税額控除が受けられない
  • 利用明細を受け取る場合はダウンロード保存が必要である

クレジットカード利用明細だけでは、消費税率や本体価格がわからないため、仕入税額控除を受けられない点が大きな注意点です。この章で詳しく確認しましょう。

4-1. 仕入税額控除が受けられない

クレジットカード利用明細のみをデータ保存している場合、消費税の仕入税額控除が受けられません。2023年10月に施行されるインボイス制度において、仕入税額控除には請求書の提示が求められるためです。

クレジットカードを利用した支払いで仕入税額控除を受けるには、取引先に請求書や領収書を発行してもらう必要があります。クレジットカード利用明細は、取引先ではなくカード会社が発行しているため、要件に当てはまりません。

3万円未満の支出であれば、一定要件を満たすことで仕入税額控除を適用できます。しかし、インボイス制度では、3万円未満の取引も含め、請求書や領収書が必要です。

仕入税額控除の適用には利用明細だけでなく、取引先から得た領収書を必ず保管しておきましょう。

参照:インターネットを通じて取引をおこなった場合の仕入税額控除の適用について | 国税庁

4-2. 利用明細を受け取る場合はダウンロードが必要である

オンライン上で受け取った利用明細は、電子取引による取引情報の授受として保存義務が生じます。また、取引先から請求書や領収書を電子データとして受け取っている場合は、あわせて保存が必須です。

請求書や領収書を受け取ったからといって、利用明細を保存しなくてもよいわけではないため、注意しましょう。ダウンロードした書類の保存期間は7年間です。

5. 電子帳簿保存法への対応にクレジットカード利用をおすすめする3つの理由

大量のクレジットカード

電子帳簿保存法改正やインボイス制度への対応では、クレジットカード利用と会計ソフトの連携がおすすめです。今まで経理の負担となっていた仕事が減少したり、書類保存にかかっていたコストを削減したりできます。

この章で、クレジットカードの利用をおすすめである理由を詳しく見ていきましょう。

  1. 業務効率化ができる
  2. コスト削減につながる
  3. 人的ミスの削減につながる

5-1.業務効率化ができる

法人向けクレジットカードは、会計ソフトと同期できるものがあり、組み合わせることで業務効率化につながります。カードの利用明細が、自動的に会計ソフトに同期されるからです。

条件を満たせば、クレジットカード利用明細を領収書の代用とできるため、上手に活用することで業務効率化が見込めます。また、領収書や請求書を受領した際のタイムスタンプの付与も必要ありません。

ファイル保管やスキャナ保存の業務も削減されるため、経理の負担が減り、大幅な業務効率化につながります。インボイス制度の開始に伴って、請求書の増加が予想されるため、早めの導入がおすすめです。

従業員用のクレジットカードを追加で作成すれば、さらに業務が楽になるでしょう。

5-2.コスト削減につながる

クレジットカードで取引をおこない、すべて電子化すれば、紙の書類の管理が必要なくなります。書類を保管するスペースや道具が不必要になり、コスト削減が可能です。

電子帳簿保存法では、7年間の帳簿や取引書類の保存が求められるため、データで保存すれば大幅なペーパーレス化につながります。

また、クレジットカードを使えばポイントや特典も付与されるためお得です。経理の仕事も効率化できるため、人件費を削減できるでしょう。

5-3.人的ミスの削減につながる

クレジットカードを会計ソフトと連携することで、紙の紛失や入力ミスなどの人的ミスの削減が可能です。現金清算の場合は手動でデータを打ち込む手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性があります。

経理業務は、少し間違えるだけで1年単位の修正が生じかねません。自動化することで、すぐにミスに気づくため、修正の時間の大幅な削減が可能です。

また領収書紛失による社員の経済的損失や、領収書の受け渡しのための出社がなくなるため、リモートワークの推進にも役立ちます。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

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