経費精算書の書き方や作成上の注意点を詳しく解説 |HR NOTE

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経費精算書の書き方や作成上の注意点を詳しく解説

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  • 経費精算

書類を見ながら計算する

従業員が立て替えた費用を、申請内容を元に会社が精算する手続きを経費精算といいます。経費精算では経費精算書を作成し、領収書を添付して手続きを行うのが一般的です。

なお、経費精算書は日付・氏名・内容・購入先・金額など記入する項目が多く、さらに申請する費用によっても記載内容が異なるため注意が必要です。

本記事では、経費精算書とは何か、書き方や作成上の注意点を解説します。

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特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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1. 経費精算書とは?

精算書を確認しながら計算する

経費精算書とは、従業員が経費精算の際に使う書類のことです。

そもそも経費精算とは、従業員が事業運営に必要な費用を立て替え、後日、会社が申請内容を元に払い戻す行為を指します。

また、経費(経常費用)とは、会社が企業活動で支払う費用のうち、「事業のために支出する費用」のことです。「売上に結びつく費用」とも言い換えられます。

1-1. 経費精算書の目的

経費精算書には、コンプライアンスを守る、経費の無駄遣いを防ぐ、経理部門の業務を効率化するなどの目的があります。

申請された経費を無条件に認めていれば、虚偽の報告があるかもしれません。しかし、経費精算書に内容を記載し、領収書を添付すれば不正を事前に防ぐ効果があります。

また、経費に上限を設けなければ、無駄遣いが増える恐れもあります。条件や規定を設け申請させれば、費用に対する意識を養うことが可能です。

最後に、経費を決まった様式で申請すれば、経理部門の業務効率化に役立ちます。必要事項のヌケモレを防ぎ、チェックヶ所を明確にできます。

1-2. 経費精算書の種類

経費精算書に決まった様式はなく、会社それぞれで使いやすいものを導入して問題ありません。なお、経理部門の業務を効率化したい場合、以下のように頻繁に申請される勘定科目に応じて、経費精算書の様式を分けるのもおすすめです。

旅費精算書

宿泊代や交通費など、出張時にかかった費用をまとめて精算できる様式です。一枚の様式に出張期間に生じた費用を記載できるため、申請時のヌケモレを防げます。

交通費精算書

交通費の精算では、利用路線の明記が必要な会社が多いでしょう。交通費精算書では、利用路線や区間、往復・片道など、交通費精算書に必要な事項に特化できます。

経費精算書

旅費精算書や交通費精算書などとは別に、消耗品費などの経費を申請できるフォーマットです。経費精算の件数が少ないのであれば、「経費精算書」のみの運用も可能です。

仮払経費精算書

経費の仮払申請を導入しているときに用いる書類です。実際にかかった経費を改めて申請し、仮払金との過不足を相殺します。

1-3. 仮払経費申請書との違い

仮払経費申請書とは、経費の概算額を事前に申請し、受け取るための書類です。たとえば、出張旅費のように現段階では費用が未確定ではあるものの、従業員が立て替えるには負担が大きい費用もあります。

仮払金のある会社では、先に従業員に費用の概算額を支払います。出張が終わった後に、従業員が実際にかかった経費を申請し、過剰額や不足額を精算します。

2. 経費精算の流れ

書類に承認のハンコを押す

経費精算は従業員が申請すればそれで終わりではなく、経理部門が承認し、実際に立替金が支払われるまで処理が続きます。

経費精算の流れは以下のとおりです。

  1. 従業員が費用を立て替える
  2. 従業員が領収書を受領する
  3. 従業員が経費精算書を作成し提出する
  4. 上長が経費精算書を承認し経理部門に提出する
  5. 経理部門で経費精算書を承認する
  6. 経理部門で経費の仕訳をする
  7. 経理部門で立替金の支払い処理をする

3. 経費精算書の書き方

デスクの散らばった書類とパソコン

一般的な経費精算書と交通費・旅費精算書では、若干書き方が異なります。なお、詳しい書き方のルールは会社により異なるため確認しましょう。

3-1. 経費精算書に記載が必要な項目

経費清算書の内容は会社のルールや勘定科目によっても異なります。とはいえ、共通して必要な項目には以下があるため、ヌケモレ、間違いのないように作成、確認しましょう。

  • 申請No.
  • 所属部署
  • 従業員氏名
  • 日付
  • 内容
  • 支払先(購入先)
  • 金額
  • 備考
  • 合計金額
  • 担当者印

3-2. 一般的な経費精算書の場合

消耗品費などは通常の経費精算書で申請します。書き方は以下のとおりです。なお、1ヵ月分をまとめて申請するか、都度申請が必要かは会社により異なります。

経理部門では勘定科目の間違いや、領収書の漏れなどがないか確認しましょう。

  • 消耗品費・雑費など、勘定科目ごとに費用を分ける
  • 勘定科目ごとに費用発生日の順で記入する
  • 内容欄には費用が発生した理由を記入する
  • 備考欄には補足事項や内訳を記入する
  • 領収書をテープやのりで貼付する
  • 申請する

3-3. 交通費・旅費精算書の場合

交通費や旅費の精算申請では、利用交通機関や区画など、より細かな記入が必要です。

経理担当者は金額や領収書の確認だけでなく、公共交通機関の場合、最安値の経路と運賃かの確認も必要です。

  • 時系列で費用を記入する
  • 内容欄には費用が発生した理由を記入する
  • 交通費は出発地・到着地・利用交通機関などを記入する
  • 領収書をテープやのりで貼付する
  • 申請する

4. 経費精算書を作成するときの注意点

白紙のノートとペン

従業員が経費精算書を作成するときの注意点を解説します。経理担当者は以下の内容を踏まえたマニュアルを作成し配付すると、手戻り防止に役立つでしょう。

4-1. 申請内容にあった経費精算書を選ぶ

交通費精算書など、経費精算書の様式が内容により異なるときは、適切な精算書で提出する必要があります。特に、仮払申請書と仮払金精算書のように、一見似ているものの書式を間違えると全く別の申請になる書類もあるため注意が必要です。

4-2. 必要事項をヌケモレなく記入する

申請日・氏名・内容・金額など、必要な内容をヌケモレなくすべて記載しましょう。内容に誤りがあると、差し戻され、経費の支払いが遅れる原因にもなります。

4-3. 金額に誤りがないか確認する

金額は記載に誤りがないか確認するだけでなく、上限なども一通り確認しましょう。

たとえば宿泊費は役職により上限が異なることもあります。また、研修時に生じる交通費は、会社と研修施設の距離により上限を定めているケースもあります。

記入が終わったら間違いがないか、もう一度、書式・内容・金額ともに確認しましょう。ダブルチェックも効果的です。

4-4. 要件を満たした領収書を添付する

領収書は「取引年月日」「取引相手の名称」「購入した物品の名称」「取引金額」の記載が必要です。なお、左記を満たす場合、レシートでも問題ありません。

また、現金取引でレシートが発行されないときは「出金伝票」を作成します。出金伝票とは、支払日・支払相手の名称・支払金額・支払目的を記載した書類です。書式に規定はないため、市販のものを使って問題ありません。

もし、領収書を紛失したり、レシートをもらい忘れたりしたときは、店舗に再発行を依頼します。

4-5. 不明点は経理担当者に確認する

業務中に発生する費用の中には、経費として処理できるのか判断できないものも多くあります。また、交通費のように、経費精算書の作成が複雑で分かりづらい勘定科目も多くあります。

経費申請や経費精算書の作成で判断に迷うことがあれば、経理部や経理担当者に確認しましょう。

 

ここまで読んで、そもそも経費精算の手順や注意点に関していつでも確認できるマニュアルのような資料を持っておきたいと考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは経理1年目の教科書<法律/経費精算編>という資料を無料配布しております。本資料は経費精算の概要や手順を図解つきでマニュアル化した資料で、加えて経理まわりの最新の法改正の情報も記載されているので、経理まわりの業務を担当している方にとっては大変参考になる内容になっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

5. 経費精算書はシステム上で管理するのもおすすめ!

同じタブレットで確認しあう

経費精算書は経費精算をするうえで基礎となる書類です。しかし、書き間違い

記入漏れも多く、手戻りが発生しやすい原因でもあります。

経費精算書の軽微なミスを防止し、従業員も経理部門も使いやすい方法にしたいなら、経費精算システムの導入がおすすめです。

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