個人ポイント利用分は経費精算できる?精算方法を詳しく紹介 |HR NOTE

個人ポイント利用分は経費精算できる?精算方法を詳しく紹介 |HR NOTE

個人ポイント利用分は経費精算できる?精算方法を詳しく紹介

  • 労務
  • 経費精算

カードを差し出す女

利用金額に応じ、商品の購入などに使える“ポイント”を付与するカードが増えています。最近では個人でこれらのポイントを貯めて、経費の立て替え時に利用するケースもあります。

個人ポイントも現金と同様に、全額経費精算が可能です。しかし、経費精算時に経理部門での処理が複雑化するため注意が必要です。

本記事では、個人ポイント利用分は経費精算できるのか、仕訳方法や個人ポイント利用時の注意点を解説します。

電子マネーの「こんな時どうする?」を徹底解説!

「電子マネーを利用した際の仕訳など経費処理の仕方がわからない」

「電子マネーといってもプリペイドカードなのか、それ以外のカードなのかによって対応がどう変わるか不安、、、」

「経理処理するタイミングがわからない」

などなど電子マネーの経費処理の方法に不安がある方もいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。 当サイトで無料配布している資料「電子マネーの経費処理」では、本記事の内容をスライド形式でわかりやすく解説しております。電子マネーの種類ごとの経費処理のタイミングやその方法、また仕訳の仕方まで網羅的に解説しております。電子マネーに関してわからない時にいつでも対応できる資料となっておりますので、ぜひ無料でダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

【社労士監修】HR関連法改正トレンドBOOK 2024年版

2023年は一部企業を対象に人的資本開示が義務化されたほか、HR関連での法改正に動きが見られました。
2024年では新たな制度の適用や既存のルールの変更・拡大がおこなわれます。
人事担当者として知っておきたいHR関連の法改正に関する情報ですが、その範囲は幅広く、忙しい業務の中でなかなか網羅的に把握することは難しいのではないでしょうか。

  • 忙しい中でも要点をまとめて情報収集をしたい
  • 社労士が監修した正確な情報を知りたい
  • HR関連の法改正を把握しておきたい

という方はぜひご確認ください!

1. 個人ポイント利用分は経費として精算できる?

ポイントカードを出す男性

結論からいうと、個人ポイント利用分は全額経費精算が可能です。

ポイントは現金と合わせて、商品の購入などに利用できるため、会社の経費を立て替えるときに個人ポイントを使い支払いをする従業員もいるでしょう。

たとえば、1万円の備品を購入するとき。現金5,000円と個人ポイント5,000円分を合わせて支払ったのであれば、会社は1万円分の経費精算をしなければいけません。

法律上、ポイントは個人所有の財産となるため、現金と同様の処理が必要になるためです。

1-1. 立て替え払いで得たポイントは会社に所有権がある

なお、会社の備品を個人のカードで立て替え払いし、その際に得たポイントは会社に所有権が帰属します。

たとえば、ポイント還元率3%のカードを利用し、1万円の会社用備品を従業員個人のカードで支払った場合、還元された300円分のポイントの所有権は会社が有します。

そのため、従業員が勝手にポイントを利用することはできず、個別に確認が必要です。

2. 個人ポイントを利用したときの精算方法

データを作る男性

ここでは、従業員が個人ポイントを利用し、経費を立て替えたときの処理方法の流れを解説します。

2-1. 【従業員】経費を立て替える

従業員が経費の支払い時に、現金(またはカード支払い)と個人ポイントを使って立て替えます。経費精算できるポイントに上限はありません。すべてポイントで支払っても経費精算は可能です。

2-2. 【従業員】領収書を受領する

会社の経費であることを証明するために領収書を受領します。個人ポイントをいくら分利用したか分かるように、内訳が書かれたレシートや明細書も合わせて受領が必要です。

2-3. 【従業員】経費清算書で申請する

個人ポイントを利用したときも、通常どおり経費精算書で申請します。備考欄に利用ポイント数を記入させるなどすれば、経理部門でレシートと照らし合わせやすいでしょう。

従業員が経費精算書を作成した後は、上長が確認し経理部門に提出します。

2-4. 【経理部門】経費を精算し支払う

経理部門では申請書と領収書を確認します。経費の立て替えに個人ポイントを利用した場合、通常の仕訳方法と若干異なるため利用ポイント数と利用事実の確認も必要です。

処理が終われば、ポイント分を含めた全額を従業員に払い戻します。

3. 個人ポイントを利用したときの仕訳方法

申請書を書く社員

経費の支払いで個人ポイントを利用した場合、会社の利益からの支払いと区別し仕訳しなければいけません。全額、または一部個人ポイントで支払ったときの仕訳方法を解説します。

なお、会社によっては独自の勘定科目や仕訳ルールを設けていることもあります。その場合は会社のルールに従いましょう。

3-1. 通常の経費精算の仕訳

先に、通常の経費精算の仕訳方法は以下のとおりです。貸方の勘定科目は「現金」などとなります。

【例】従業員が消耗品費5,000円を立て替え払いした。精算書と領収書を受け取り、現金で精算した。

借方

金額

貸方

金額

消耗品費

5,000円

現金

5,000円

3-2. 全額個人ポイントで支払ったときの仕訳

次に、経費を全額個人ポイントで支払ったときの仕訳方法です。貸方勘定科目は、「事業主借」を利用し、事業で得た利益と区別して計上しなければいけません。

【例】従業員が消耗品費5,000円を全額個人ポイントで立て替え払いした。

借方

金額

貸方

金額

消耗品費

5,000円

事業主借

5,000円

3-3. 【共通ポイント】一部個人ポイントで支払ったときの仕訳

経費の全額ではなく、一部に個人ポイントを利用したときは、一般的にポイントの種類により仕訳方法が異なります。

発行元だけでなく、コンビニなどでも利用できる「共通ポイント」は経済的な利益の受け取りとみなします。そのため、貸方のポイント利用分を「雑収入」として処理します。

【例】従業員が消耗品費5,000円のうち、3,000円を現金で、残り2,000円を各社共通ポイントで立て替え払いした。

借方

金額

貸方

金額

消耗品費

5,000円

雑収入

2,000円

未払金

3,000円

3-4. 【自社発行ポイント】一部個人ポイントで支払ったときの仕訳

一方、家電の販売店など、発行店舗や企業のみで利用できるポイントは「自社発行ポイント」といいます。自社発行ポイントの場合、利益の提供ではなく、商品購入時の値引きという扱いになります。

ポイント利用分は仕訳に含めず、従業員が立て替えた金額分のみ仕訳を行います。

【例】従業員が消耗品費5,000円のうち3,000円を現金で、残り2,000円を自社発行ポイントで立て替え払いした。

借方

金額

貸方

金額

消耗品費

3,000円

事業主借

3,000円

 

個人のポイントにかぎらず、suicaやETCなどあらゆる電子マネーの経費処理に関してお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「電子マネーの経費処理|プリペイド式、ポストペイ式に分けて仕訳方法を解説!」という資料を無料配布しております。本資料では電子マネーの種類と各電子マネーの仕訳の方法や勘定科目など網羅的に解説しており、電子マネーの経費処理に関してはこれひとつで対応できる資料なっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4. 個人ポイント利用分を経費精算するときの注意点

紙に電球を書く

個人ポイント利用分の経費精算では、仕訳処理が複雑なため経理部門の負担になるでしょう。また、会社に所有権のあるポイントを従業員に付与した場合、経済的な利益の支給とみなされ課税対象となる恐れがあります。

4-1. 仕訳処理が複雑になる

前述のとおり、経費精算に個人ポイントを利用すると、支払い金額やポイントの種類により通常の方法とは別の仕訳をしなければいけません。356ポイントなど、端数のでるポイント数ではインプット時の間違いにも注意が必要です。

4-2. 会社に所有権のあるポイントは税金がかかる恐れがある

個人ポイントを経費精算に利用しても、その分に税金がかかるなどの心配はありません。

しかし、経費精算時に個人のカードを利用し、本来会社の権利であるはずのポイントを従業員に譲渡した場合、給与とみなされる恐れがあります。

従業員に支給する給与は、現金だけでなく物品の譲渡など経済的利益も含まれるためです。給与とみなされれば、所得税・住民税の課税が必要です。

現時点で法律上、会社から従業員に対し譲渡したポイントの処理に明確な決まりはありません。しかし、いずれ給与として処理が必要になる恐れはあります。

5. 個人ポイントの利用に制限を設けるのも方法

ブロックとペン

個人ポイントの利用分は全額経費精算できるものの、会計上の処理は複雑になります。経理部門の負担が増える、事務処理誤りが増加するなどの懸念もあります。

そのため、経費精算では個人のポイント利用を一律で禁止するのも方法のひとつです。その場合、経費精算規定に明記したり、従業員に周知したりしましょう。

また、会社のポイントの利用方法も取り決めを設けるほうがよいでしょう。ポイントを個人のものとして利用できてしまうと、課税の恐れがあるだけでなく、従業員間の不平等にもつながってしまいます。

6. 個人ポイントの利用方法は会社でルールを設定しよう!

メモと色んな鉛筆

最近では利用できるポイントの種類も増え、現金と合わせて支払うことも一般化しています。従業員によっては、経費の立て替え時も個人ポイントを使って支払う可能性は十分にありえます。

また、会社所有のポイントのように、使用上のルールが曖昧なポイントも増えています。会社のポイントを従業員が自由に使ってしまうと、不平等やトラブルにもつながりかねません。ポイントはルールの明確化が必要です。

電子マネーの「こんな時どうする?」を徹底解説!

「電子マネーを利用した際の仕訳など経費処理の仕方がわからない」

「電子マネーといってもプリペイドカードなのか、それ以外のカードなのかによって対応がどう変わるか不安、、、」

「経理処理するタイミングがわからない」

などなど電子マネーの経費処理の方法に不安がある方もいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。 当サイトで無料配布している資料「電子マネーの経費処理」では、本記事の内容をスライド形式でわかりやすく解説しております。電子マネーの種類ごとの経費処理のタイミングやその方法、また仕訳の仕方まで網羅的に解説しております。電子マネーに関してわからない時にいつでも対応できる資料となっておりますので、ぜひ無料でダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

--------------------

\【2024年最新版】HR関連法改正トレンドBOOK/

▼無料ダウンロードはこちら▼
https://hrnote.jp/document/?did=148030

人事業務に役立つ最新情報をお届け!メールマガジン登録(無料)

HR NOTEメールマガジンでは、人事/HRの担当者として知っておきたい各社の取組事例やリリース情報、最新Newsから今すぐ使える実践ノウハウまで毎日配信しています。

メルマガのイメージ

関連記事

ワークフローシステムの機能一覧!基本から便利機能まで解説

ワークフローシステムの機能一覧!基本から便利機能まで解説

近年では、ワークフローシステムが注目されています。システムを導入することで、紙の申請書を使うデメリットが解消できるため、業務負担の軽減が期待できます。ワークフローシステムには、さまざまな機能があります。当記事では、ワークフローシステムの機能について詳しく紹介します。ワークフローシステムの機能について興味がある方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

  • 労務
  • 労務・その他
2024.04.08
HR NOTE 編集部
法定労働時間の意味や上限を超えないためのポイントを解説

法定労働時間の意味や上限を超えないためのポイントを解説

法定労働時間とは1日8時間、週40時間であり、これを超える労働時間数に対しては割増賃金の支給が必要です。ただし、近年導入が進むフレックス制度をはじめとする複数の労働制度では、上記の条件とは少し異なる場合もあります。本記事 […]

  • 労務
  • 勤怠管理
2024.03.29
HR NOTE 編集部
通らない稟議書に共通する特徴やうまく通すコツを徹底解説

通らない稟議書に共通する特徴やうまく通すコツを徹底解説

稟議書が通りやすい人と、通りにくい人では書き方に大きな違いがあります。 どうしても通したい稟議がある場合は、読み手のことを考えた構成や文章にすることが大切です。本記事では通らない稟議書に共通する原因や、稟議書が通すコツな […]

  • 労務
  • 労務・その他
2024.03.28
HR NOTE 編集部
雇用契約とは?雇用契約書作成時の注意点・業務委託との違いも解説!

雇用契約とは?雇用契約書作成時の注意点・業務委託との違いも解説!

雇用契約とは、労働の対価として賃金を与えることを約束した契約のことです。本記事では、雇用契約の定義から、雇用契約書と労働条件通知書との違い、違反やトラブルを防いで雇用契約を締結するための注意点について解説します。労使トラ […]

  • 労務
  • 労務・その他
2024.03.27
HR NOTE 編集部
ワークフローを効率化するには?システム導入やフロー改善のポイントも!

ワークフローを効率化するには?システム導入やフロー改善のポイントも!

ワークフローに無駄がなければ、業務を効率的かつスムーズにおこなうことが可能です。本記事では、ワークフロー改善のポイントから、ワークフローシステムを見直すことによって効率化が図れる理由、ワークフローシステム導入のメリットま […]

  • 労務
  • 労務・その他
2024.03.26
HR NOTE 編集部

人事注目のタグ