レシートなしでも経費精算は行える?2つの方法や仕入税額控除を受ける場合について解説 |HR NOTE

レシートなしでも経費精算は行える?2つの方法や仕入税額控除を受ける場合について解説 |HR NOTE

レシートなしでも経費精算は行える?2つの方法や仕入税額控除を受ける場合について解説

レシート

経費として計上できる支払いをしたにも関わらず、レシートを受取り忘れた、紛失した経験がある人も多いのではないでしょうか。しかし、レシートがなくても経費精算自体は可能です。この記事では、レシートが手元にない状態で、どのように経費を精算すればよいのか解説します。ぜひ参考にしてください。

 

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などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。

特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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1.レシートなしで経費精算を行うには?

疑問
経費精算する際は、レシートや領収書をもとに行いますが、実はレシートがなくても経費精算は可能です。レシートをもらい忘れた、電子決済等でレシートがそもそも発行されない場合は、レシートなしでできる経費精算を行いましょう。

経費が3万円以下の場合、レシートなしで経費精算するためには、明細を証憑にする方法と出金伝票を起票する方法の2種類があります。

2.レシートなしでの経費精算【その1】明細を証憑にする方法

証憑とは「しょうひょう」と読み、契約書、レシート、通帳など、金銭的にやり取りがあったことを証明するもののことをいいます。レシートがなくなってしまったときは、違うものを証憑として経費精算しましょう。証憑にできる明細はどのようなものか、詳しく紹介します。

2-1.領収書の代わりになる明細とは

レシートや領収書の代わりに証憑できる明細は以下の4種類です。

・クレジットカードや電子マネーの利用明細
・ATMの振込明細
・招待状や案内状
・請求書や納品書

それぞれどのようなものか解説します。

2-1-1.クレジットカードや電子マネーの利用明細

クレジットカードや電子マネーは、Webサイト上で利用明細を確認可能です。法人カードの利用履歴であれば、業務上利用したという証明になります。Webサイトで確認後、印刷して証憑しましょう。

2-1-2.ATMの振込明細

支払いが銀行振込であれば、振込明細も証憑とできます。ただ、銀行振込の記録だけでは、使途不明金になってしまうため、支払いの目的や購入した商品名、請求書などとともに保存しておくとよいでしょう。請求書もない場合は、摘要欄に内容をメモします。

2-1-3.招待状や案内状

結婚式、葬式、法事に参加した際の祝儀や香典に対して、レシートは発行されません。こういった場合は、支払った証明として、招待状や案内状を証憑としましょう。原本ではなくコピーでも可能です。

2-1-4.請求書や納品書

請求書や納品書は、金額や商品名が書かれているため、証憑としやすい書類です。商品の詳細、日付、金額が書かれているページを証憑としましょう。Webでのやり取りで紙での書類がない場合は、メールをプリントアウトすることも可能です。

最近では電子帳簿保存法の改正もあり、領収書の保管方法も電子データで保管するようになってきました。また今後はインボイス制度の施行もあり、経理担当者は常に法律を確認しながら対応する必要があります。

当サイトで無料配布している「経理1年目の教科書<法律/経費精算編>」では、経理担当者が理解しておくべき法律を網羅的に紹介しております。適切に法改正に対応していきたい方には大変参考になる資料となっておりますので、ぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3.レシートなしでの経費精算【その2】出金伝票を起票する方法

計算 紙

レシートなしで経費精算するための方法として、出勤伝票を起票する方法があります。ここでは、出金伝票について詳しく解説します。

3-1.出金伝票とは

出金伝票とは、支払いを行ったことを記録するための伝票です。とくに決められた書式や枠組みなどの規定はありませんが、税務署などの第三者がみても問題ないように書き方には気をつけなければなりません。自社だけが理解できる出金伝票にならないようにすることが必要です。出金伝票の要件や書式、注意点などについて、詳しく解説します。

3-2.出金伝票の要件

出金伝票として成立するためには、以下の4つが必要です。

・支払いが行われた日付
・誰に対して支払いをしたのか
・支払金額
・何を購入したのか(商品名やサービス名)

上記4つがなければ、出金伝票として認められないおそれがあります。市販の出金伝票には上記項目は必ず含まれています。

3-3.出金伝票の書式

出金伝票の書式は特に決められていません。どんな書式であっても、上記4つの要件さえそろっていれば出金伝票として成り立ちます。インターネットでは無料のテンプレートも用意されているため、印刷して使用してもよいでしょう。自社にとって使いやすく、運用しやすいものを選んで使ってみてください。

3-4.出金伝票は原則7年間保管が必要

出金伝票を経費精算として利用する際は、ほかのレシートや領収書のときと同様原則7年間は保管しておかなければなりません。帳簿とともに7年保存できるように、ファイリングしておきましょう。ただし、法人で欠損金が出た場合は9年間保存しなければなりません。出金伝票の場合、出勤の証拠となる業務日報や案内状も同時に保管が必要です。

3-5.現金出納帳にも記帳しておく

現金出納帳は、「げんきんすいとうちょう」と読み、支出や収入を記録しておくための帳簿です。現金出納帳には、日付、内容、金額等お金の流れにまつわることはすべて書いておくため、出金伝票に書かれた内容は現金出納帳にも記載します。電子マネーではなく、現金で支払いをした場合は、現金出納帳にも忘れずに記録しましょう。

4.レシートの再発行は可能か

現金

レシートを再発行することは基本的にはできません。何度も同じレシートを再発行すると、実際の支払い以上の金額を経費として計上できてしまうからです。レシートを発行する側も脱税の手助けをしたと判断される可能性があり、罪に問われる可能性があります。

4-1.レシートを紛失した場合のデリット

レシート紛失があまりに多い場合、税務署から受ける心象は悪くなります。レシートや領収書がなくても経費計上は可能ではありますが、紛失しても何ら問題がないわけではありません。税務署から脱税を疑われるリスクもあるため、きちんと保管することを前提としましょう。

5.キャッシュレスの支払いでレシートがない場合には?

疑問

インターネット上のサービスなどをキャッシュレスで支払った場合、請求書も紙のレシートも発行されない場合があります。その場合、経費として計上するには、支払明細書を利用すれば経費として計上することが可能です。

以前の電子帳簿保存法ではキャッシュレス決済などでも領収書の受領が必須で、受け取ってから約3営業日以内に電子データ化することが必要でした。しかし2020年の改正では、キャッシュレス決済であれば利用明細による経費精算が可能となりました。これにより、レシートが発行されないキャッシュレス決済でも、経費申請しやすくなっています。

ただし、キャッシュレス決済の経費精算方法はそれぞれの種類により異なるため、次章で詳しく解説します。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

5-1.ICカード乗車券など

ICカード乗車券を利用した情報は、利用したカードのホームページや、駅の券売機からアクセス可能です。経費精算を行う際には該当箇所を印刷し、出金伝票に添付するか、明細表を電子データに保存しましょう。印刷、ダウンロードの方法はそれぞれのICカードによって異なるため、公式ホームページを確かめるようにしてください。

5-2.ETC利用料金

ETC利用はクレジットカードを利用したときと同じ扱いになります。そのため、取引をしたあとにはなりますが、クレジットカードから提示される利用明細を利用しましょう。利用明細は紙で送られた明細を保存する方法と、自らインターネットで確認する方法があります。

6.仕入税額控除を受ける場合

仕入税額控除を申請する際に、該当の決済時にレシートを紛失した場合には、控除が受けられないことがあります。以下で仕入税額控除について詳しく解説します。

6-1.仕入税額控除とは

商品の流通は、生産者、卸業者、販売業者とさまざまな取引を経て行われます。その際に、何度も消費税が課税されないようにしなければなりません。そこで、課税売上げにかかる消費税額から課税仕入れにかかる消費税を控除する、仕入税額控除が必要となります。仕入税額控除を受ける際にも、帳簿と請求書の保存は必須となります。

6-2.3万円以下(税込)の取引でレシートがない場合

2021年では、3万円以下(税込)の取引であれば帳簿へ記載するだけで問題ないとされています。レシートがなくても全く問題ないというわけではなく、レシートがなくても許されるといったものです。やむを得ない事情によりレシートがない場合も、仕入税額控除を受けられます。

ただし、2023年10月から施行されるといわれるインボイス制度が始まると、3万円以下(税込)であってもレシートや請求書は必須です。今からきちんと保存しておくようにしましょう。

6-3.3万円以上(税込)の取引でレシートがない場合

3万円以上(税込)の取引では、基本的にレシートや請求書の発行は必須です。しかし、やむを得ない理由によりレシートや請求書がない場合は、理由と相手方の住所を記載することで仕入税額控除を申請することが可能になります。

また、消費税法で保管が義務づけられている請求書等の記載要件は、事業の種類によって詳細は異なりますが、一般的に以下のようなものとされています。請求書を発行してもらう際には以下を記載してもらいましょう。

・作成者と相手方の氏名もしくは名称
・取引の年月日
・仕入れの内容
・税率が異なるごとに区分した税込対価額(場合によっては消費税額)

※参考:No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存|国税庁
※引用:No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項|国税庁

7.まとめ

経費

基本的に、経費計上の際にはレシートや請求書が必要です。しかし、やむを得ない理由により紛失してしまった場合は、別の方法で経費計上することも可能です。経費の額によりかかる税金は異なるため、きちんと計上しましょう。

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