経費計算とは?必要な手順や勘定科目・注意点をわかりやすく解説 |HR NOTE

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経費計算とは?必要な手順や勘定科目・注意点をわかりやすく解説

経費 計算

企業にとって重要な経費計算ですが、勘定科目の複雑さに悩む方は多いでしょう。経費計算の目的がわからなかったりという理由で、経費計算が苦手な方もいるかもしれません。

ここでは企業の経理計算の基本を知りたい人に向けて、経費計算の流れから、おもな勘定科目や注意点までわかりやすく解説します。スムーズな経理業務に役立ててください。

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1.「経費」とは

経費 とは

「経費」または「必要経費」とは、事業を行う際に必要な費用を指します。カフェで得意先とミーティングをしたり、事業に必要な消耗品を購入したりすると、経費が発生します。

業務時間中であっても、個人的な飲食代金や、業務に関係のない商品の購入費用などは経費になりません。私的な支出を経費として申請しないように、社員に徹底させましょう。

1-1.経費計算は所得税に関係する

所得税は、課税所得に税率を乗じて算出されます。課税所得とは、収入から経費を差し引いたものです。正しく課税額を算出するためには、適切な経費計算が欠かせません。

計上する経費が少なければ、必要以上に納税してしまい、利益が少なくなってしまいます。一方、経費でない費用を計上してしまうと、不正計上になるため気をつけましょう。

参考:事業所得の課税のしくみ(事業所得)|国税庁

1-2.経費計算は「原価計算」にも必要

経費計算は、「原価計算」にも必要です。原価とは製品やサービスを生み出すまでにかかった費用の総額です。販売価格の決定や、コスト削減できる項目の特定には、原価計算が役立ちます。なお、原価を計算する際は、経費に加え、材料費や労務費も加算しましょう。

2.経費計算はまず「仕訳」から

経費 仕訳

「仕訳」とは、お金の動きを勘定科目ごとに帳簿に記載することです。帳簿は決算書を作成する際に欠かせません。帳簿がなければ、決算書を構成する損益計算書や貸借対照表をまとめられません。決算書は財務の健全性を判断するもので、確定申告や経営判断を下す際に役立ちます。

2-1.最初に「勘定科目」を設定する

勘定科目とは、収入や支出の内容を示す「タグ」のようなものです。経費を計上するときに勘定科目に従うと、費用のグループわけができ、財務状況を確認しやすくなります。銀行担当者など、外部の人に財務状況を説明する際も、勘定科目があると伝わりやすくなります。

2-1-1.勘定科目設定のポイント

勘定科目は自由に設定できますが、まずは基本的な勘定科目を使って仕訳をしましょう。分類できない経費があれば、新たに独自の勘定科目を設定します。基本的な勘定科目については、以下で詳しく紹介します。

勘定科目を設定する際は、業界用語ではなく、一般的に理解されやすい言葉で表現します。また、同じ種類の費用は同じ勘定科目でそろえましょう。勘定科目ごとの支出割合を算出するためにも、正しく計算することが大切です。

3.経費計算のための基本的な勘定科目

経費 勘定科目

一般的な企業で使われがちな、経費計算のための基本的な勘定科目を紹介します。

3-1.地代家賃

地代家賃とは、事業で使用する土地や建物に対してかかる費用を指します。たとえば、店舗・倉庫・事務所・社宅などの建物を借りる際の賃料と共益費や、駐車場などの土地を借りる際の費用などが地代家賃です。

3-2.水道光熱費

事業にかかわるガス代・水道代・電気代・灯油代などは水道光熱費に該当します。すべてを水道光熱費としてまとめても構いません。しかし、細かく勘定科目をわけておけば、経費がかさんでいる項目がわかりやすくなります。

3-3.租税公課

租税公課は、国や自治体に納める税金や、各公共団体に納める費用を指します。たとえば、事業税・固定資産税・登録免許税・収入印紙代などは租税公課です。なお、ペナルティとして支払う罰金や、法人税・法人住民税は租税公課ではありません。

3-4.人件費

人件費は、雇用契約を結んだ社員に支払う費用です。給与や賞与・退職金・役職手当・通勤手当・社宅手当などが人件費に該当します。なお、外注する際の費用は、人件費ではなく外注費として仕訳をします。

3-5.福利厚生費

福利厚生費は法定福利費と法定外福利費にわかれます。法定外福利費とは、社員の心身の健康をサポートし、慰労するための費用です。福利厚生の内容は企業によりさまざまです。社員旅行の費用・懇親会費・慶弔見舞金・健康診断の費用などが法定外福利費として挙げられます。

3-6.仕入

仕入とは、商品や材料を調達するために支払った費用を指します。仕入の対象は、商品や原材料・機械・器具・建物・備品・消耗品・書籍など多岐にわたります。

3-7.広告宣伝費

広告宣伝費は、商品やサービスを一般消費者にアピールし、売り上げを伸ばすための費用です。インターネットやテレビなどのメディアへの広告料・チラシの製作費・ウェブメディアの制作費などが広告宣伝費に含まれます。

3-8.販売促進費

販売促進費と広告宣伝費には明確な違いはありません。強いていうならば、販売促進費は、ターゲットを絞った販促活動にかかる費用です。たとえば、無料サンプルの作成や配布にかかる費用・販促キャンペーンの費用・店頭のPOP制作費などが販売宣伝費です。

3-9.接待交際費

接待交際費とは、取引先や得意先との交際にかかった費用です。たとえば、接待をした際の交通費や飲食費・お中元やお歳暮などの費用・接待用の茶菓子代などが接待交際費として挙げられます。接待交際費は、私的な費用との線引きが難しい傾向です。

3-10.減価償却費

減価償却費とは、高額な消耗品・パソコン・大型家具・建物・車・設備などを購入した際にかかる費用です。減価償却費は、一括して経費計上できません。耐用年数に応じて、毎年少しずつ経費計上します。

3-11.消耗品費

消耗品費とは、業務上必要な物品の購入費用です。文具・プリンターのインクカートリッジ・コピー用紙・包装紙などが挙げられます。パソコンなどの機器や家具類でも、10万円以下ならば消耗品費に含まれます。

3-12.修繕費

修繕費は、固定資産を修繕したり、メンテナンスしたりする際に発生します。固定資産には、店舗・事務所・車・機器などが挙げられます。なお、修繕の定義は原状回復です。機能や特性を改良する際の費用は、修繕費として認められません。

3-13.旅費交通費

旅費交通費とは、業務上の交通費や宿泊費です。たとえば、タクシー代・航空券の代金・高速料金・駐車場代などは旅行交通費です。出張時の旅費交通費を「出張費」に分類する企業もあるため、自社の仕訳方法を確認してください。

3-14.外注費

社員以外に支払う費用が外注費です。清掃サービスや社員食堂などのアウトソーシング業者に支払う料金・人材派遣会社へ支払う派遣料・請負契約を結んだフリーランスに支払う報酬などが、外注費に含まれます。

3-15.研究開発費

新しいサービスや商品を作り出すための費用や、効率よく製造する方法を検討する費用は、研究開発費に該当します。アイデアを得るために参加するイベントやセミナーへの参加費用も、研究開発費に含まれます。

3-16.新聞図書費

新聞や雑誌、書籍などを購入する費用は、新聞図書費に仕訳されます。事業内容に直接関係がなくても構いませんが、新聞図書費として計上するためには社員の利用が前提です。ほかにも、有料メルマガの登録料や、DVDや図書カードの購入費用なども新聞図書費に含まれます。

3-17.通信費

業務上の通信や連絡にかかる費用が通信費です。インターネット料金・法人スマートフォンの端末代・電話料金・切手代・ハガキ代などは通信費として仕訳できます。

3-18.雑費

消耗品との区別に悩みがちな雑費には、明確な定義はありません。帳簿に登場する頻度が低く、ほかの勘定科目には含めにくい費用は雑費とすると便利です。たとえば、クリーニング代・引っ越し代・各種手数料などが雑費に含まれがちです。

4.経費計算の注意点

経費 注意

私的な支出は経費ではありません。間違えやすい勘定科目にも気をつけましょう。経費計算の注意点を紹介します。

4-1.事業と関係のない支出は経費にしない

経費計上が多いほど、利益が減るため税金が安くなります。経営者のなかには、私的な支出まで経費に計上し、節税したいと考える人もいるかもしれません。

確定申告で不審な点があると、税務調査を受けます。不正計上を指摘されペナルティを受けると、本来支払う税額以上の追徴課税を命じられます。事業と関係のない支出は、経費には含めません。

4-2.特に注意が必要な勘定科目がある

特に注意が必要な勘定科目は、おもに以下の3つです。福利厚生費・接待交際費・消耗品と減価償却について紹介します。

4-2-1.福利厚生費

福利厚生費として認められる費用は、すべての社員を対象とし、用途が明確である費用に限られます。また、現金や商品券など、換金可能なものは福利厚生費には該当しません。

福利厚生費に上限はありませんが、あまりに高額すぎると認められない場合があります。

4-2-2.接待交際費

国税庁によると、接待交際費は、基本的に経費にはできません。ただし、飲食費については条件を満たすと経費計上が可能です。

飲食費の合計を参加人数で割り、1人あたりの金額が5,000円以下ならば、会議費に仕訳できます。また、資本金が1億円以下の中小企業の場合は「飲食費の50%までの金額」または「年間800万円までの交際費」のいずれかを選び、経費計上できます。

※参考:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算│国税庁

4-2-3.消耗品費と原価償却

消耗品費として仕訳できる費用は「10万円未満の物品を購入した費用」あるいは「使用する期間が1年未満の物品を購入した費用」に限られます。消耗品費に該当しない費用は、減価償却が必要です。

減価償却の対象となった費用は、一括で計上できません。特定のルールに従い、毎年少しずつ計上していきます。ただし「中小企業者等の特例」に該当する企業であれば、30万円未満の費用は少額減価償却資産にできます。少額減価償却資産は一括で計上できるため節税に有利です。なお、1年で計上できる少額減価償却資産額の合計は、300万円です。

※参考:中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例|国税庁

5.まとめ

経費 まとめ

経費計算は所得税を正しく算出することで、原価が計算できます。正しく経費計算するためには、まず勘定科目を把握しましょう。福利厚生費・接待交際費・消耗品費および減価償却は、間違えやすい科目であり、経理担当者の業務も煩雑になりがちです。

ジンジャーは経理の業務を効率化するクラウドの経費精算システムです。手厚いサポートがつき経理担当者の業務効率化を実現できます。経費計算をスムーズに行うために、ぜひ導入の検討をしてください。

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