経費で落とす際に勘違いしやすいこととは？落とせるもの落とせないものを解説

業務に関する費用なら、全て経費で落とせると勘違いしている人も多いのではないでしょうか。実は、業務に関わる費用でも経費で落とせる費用と落とせない費用があります。

経費で落とす際の勘違いを解消するには、何が落とせて何が落とせないのかを理解する必要があります。ポイントを詳しく解説しますので、法人の経理ご担当者様やご自身で経理処理をされている社長様は経理業務の参考にしてください。

1.経費で落とす際に勘違いしやすいこと

まずは経費で落とす際に勘違いしやすいことについて解説します。

1-1.経費で落としてもお金はかえってこない

経費で落としたらお金がかえってくると勘違いしている人は多いようです。会社の社員の場合なら、源泉徴収により自分で支払った分を会社から戻してもらえたり、確定申告時に経費にできる支出があったりということがあります。しかし、会社に対して経費として支払ったお金が戻ってくるような制度はありません。

1-2.領収書があれば全て経費になるわけではない

領収書があれば全て経費になる、ということも勘違いされやすい項目です。そのため、領収書があればよいというわけではなく、領収書があった上で業務に関連している必要があります。また、内容に不備がある場合も経費として認められません。

1-3.減価償却を忘れてはいけない

経費を計上する際、減価償却も忘れてはいけない項目です。減価償却とは、固定資産を年数に分けて経費計上する仕組みです。また、30万円以上で購入したものは、1度で経費として落とすことはできないため気をつけましょう。

1-4.借入金の返済は経費にはならない

たとえ業務に関係していた借入金だとしても、その返済費用は経費にはなりません。経費になるのは利息部分のみです。例えば、借りて何かを購入した費用は経費になりますが、借りたお金を返す分は経費にならないということになります。ここは勘違いしている方も多いので注意が必要です。

2.そもそも「経費で落とす」とは

そもそも「経費で落とす」というニュアンスを勘違いしている場合も多くあります。実際に経費で落とす、ということは経費に計上するという意味合いです。そのため、経費の支出が増えれば当然会社の現金は減ります。経営者の視点で考えると、経費＝無料ではないということです。

経費として使った分だけ会社のキャッシュは減っていくため、経営に関わってきます。ただし、社員の視点で見ると経費は会社が全額負担してくれるもの、と思っているので勘違いが発生しやすいのです。

2-1.会社の経費とは

会社の経費とは、事業で使用する費用のことです。もちろん仕事とは関係のない、私的なものは経費では落ちません。また、会社の経費とは、法人税上では「損金」のことを指します。損金とは、法人税を計算する時に収益から差し引くことのできる額のことです。会計上では、会社で支出したものは全てが費用となります。

対して、税務上では損金不参入という言葉があり、会計上は費用になるものが、税法上では損金にならない場合があります。この損金が多ければ多いほど、会社として支払う税金は減ります。そのため、「経費で落とせるか？」ということは「損金として処理できるか？」という意味でもあります。

2-2.経費になるかならないかは、損金に算入できるかどうかで判断

どこまで経費で落とせるのか（損金として処理できるのか）という判断基準がわかりにくいという問題があります。最終的に、損金にできる、できないの判断は税務調査で行われます。仮に損金として認められなかった場合は、修正申告や重加算税を課せられることになります。

また、会社が支出する多くの費用は損金にできるため、参入できないものを覚えておくとよいでしょう。そのため、損金不算入と判断できるものについては、税務調査になる前に経費精算の段階で区別しておくことが重要です。

3.経費科目の一覧を作っておくと仕訳時の勘違いを防げる

仕訳時の勘違いは経費科目の一覧をあらかじめ作っておくことで防げます。会社ごとに多少の違いはありますが、ここでは代表的な科目を紹介していきます。また、一覧を作っておくことで、誰もが同じ科目で処理することが可能です。

そのほか、例えば消耗品費の品目は多いので、用途ごとにジャンル分けをしておくと役立つ機会が多いでしょう。次の見出しでは、損金になる勘定科目の一覧を紹介します。

3-1.損金になる勘定科目の一覧（例）

損金になる勘定科目の一覧は以下の通りです。

3-2.損金にならない事例

ここでは損金にならない事例を解説します。

1. 役員の給与や賞与
原則として、役員に対する給与や賞与は損金に算入できません。ただし、会計年度開始から3ヶ月目までに月給として定めておけば損金とすることができます。賞与の場合は支給額を決定して所轄税務署に会計年度開始から4ヶ月以内に届出を行い、その額通りを支給すると損金になります。

2. 寄付金
寄付金を損金とするには一定額までという決まりがあります。しかし、例外的に地方公共団体や国への寄付金は全額を損金とすることが可能です。算入額の計算は以下の通りです。
資本金の額×1/400＋所得の金額/400

3. 交際費
交際費は原則として損金と認められません。ただし、常識の範囲の金額の場合は認められます。例えば、交際費の全額を損金とできるのは社外交際費ひとりあたり5,000円までです。それ以上は会社の規模に応じて一定の額を算入できます。注意点として資本金が5億円以上ある親会社の小会社は自社の規模でなく、親会社の基準となります。

4. 罰金
罰金は原則、損金として認められません。例えば地方税や国税を期限までに支払わなかった場合の延滞金などは損金にはならないのです。

5. 同族会社で会社と経営者との取引
同族会社で会社と経営者との取引も損金になりません。なぜなら取引内容に恣意性が含まれるからです。

6. 債務が確定しないもの
当該事業年度の最終日までに債務が確定しないものは、該当会計期間の損金とはなりません。例えば、貸倒引当金や退職給与引当金繰入額などが当てはまります。

4.経費で落とすメリットとデメリット

ここからは経費で落とすメリットとデメリットを解説します。

4-1.メリット

経費で落とすことで、大きく以下の2つのメリットがあります。

①法人税の減額
②個人の所得税の減額

経費が多ければ損金が多くなり、課税される所得が減ります。その結果、税金を抑えることができます。これは法人でも個人の税金の場合でも同じです。法人の場合は法人税などが減り、個人の場合は所得税が減ることになります。

そのため、少しでも会社や個人の税金を減らし、節税するために多く経費を計上する必要があるのです。

4-2.デメリット

経費が増えることで、節税につながると聞くと一見メリットが多そうですが、実はそうでもありません。経費で落とすということは、出費が増えるということなので、結果的に赤字決算になる可能性もあります。

また、経費で落とすことにこだわりすぎると、曖昧な費用も経費として計上してしまい、税務署から脱税を疑われる場合もあります。経費で落とせるか曖昧な場合は税理士に相談したり、税務署に確認するようにしましょう。

そのため適切な勘定科目を選定して、正しく仕訳をする必要があります。当サイトで無料配布している「経理1年目の教科書＜法律/経費精算編＞」では経費精算に関する基本知識から仕訳、また経理担当者であれば知っておきたい法律l知識まで網羅的に解説しているので、気になる方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

5.経費と税金の関係

経費は税金の控除対象です。例えば、会社の売上が2,000万円だったとすると、経費がなければそのまま2,000万円が利益となり40%の800万円が納税額となります。しかし、設備投資などで1,000万円の経費を使っている場合、1,000万円が利益となり、その40%の400万円が納税額です。このように、経費は税金の控除対象となるので、経費の額により売上総利益も変わってきます。

6.まとめ

経費で落とす金額が多ければ多いほど、節税につながります。そのため色々な費用を経費で落とそうとしがちですが、経費にできない費用も多くあります。経費で落としたいものがあったら、会社の売上につながっているかどうかを基準に判断しましょう。経費の判断に迷ったら、税理士や税務署に相談することもおすすめです。

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