タイムカードは使用者の指示を受けて業務を開始した時刻と、その業務を終えた時刻に打刻する必要があります。本記事では、打刻ずれや不正打刻を防止するための対処方法や、定めて周知しておくべき打刻ルールについて解説します。
目次
1. タイムカードを打刻すべきタイミング
タイムカードを利用して始業時刻や終業時刻を記録するのは、従業員が働いた時間を正確に把握するためです。したがって、タイムカードを打刻すべきタイミングは、従業員が労働を開始した時刻および終了した時刻となります。
ここで問題となるのが、「何をもって労働時間を開始・終了したとみなすか」です。
厚生労働省がまとめた「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間の考え方について以下のように定義しています。
「労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間であり、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たること」
なお、労働時間に該当するか否かは、従業員との間で交わした労働契約や就業規則などの定めによって決まるものではなく、あくまで客観的に労働者の行為が会社から義務づけられたものであるかどうかが焦点となります。例えば、以下のようなケースは、使用者から義務づけられた業務とみなされるため、労働時間に該当します。
- 始業前に会社の制服に着替える時間
- 業務上参加が義務づけられている研修や講習を受講した時間
- 就業時間中に発生した手待時間
手待時間とは、使用者の指示があった場合にすぐ業務に従事でき、かつ労働から離れることが保障されていない状態で待機している時間のことです。
例えば、取引先から連絡があったときにすぐ対応できるよう、他の仕事に従事せずにそのまま待機することを命じられた場合や昼休みに命じられた電話番などは手待時間に該当します。
1-1. 始業時の打刻タイミング
以上のような労働時間の定義を踏まえた上で、始業9時、終業18時と規定している会社の打刻タイミングを考えてみましょう。
まず始業時刻ですが、規定の始業時間までは自由に過ごしていて、9時になった時点で業務に従事した場合は、始業の打刻タイミングは規定通りの「9時」となります。
一方、始業前の8時50分から朝礼をおこない、9時から業務をスタートさせている場合、朝礼は「業務上参加が義務づけられている労働時間」とみなされるため、打刻のタイミングは8時50分とする必要があります。
1-2. 終業時の打刻タイミング
規定の終業時間である18時に業務が終了し、その場ですぐ退社できる場合、終業時の打刻タイミングは規定通りの18時として問題ありません。
一方、18時ぴったりまで仕事をおこなった後、ロッカールームで制服から私服に着替えた場合、制服の着用は使用者が義務づけた服務規律とみなされるため、私服に着替えて退社した時間が打刻のタイミングとなります。
2. タイムカードで打刻管理するリスク
タイムカードは、簡単な操作で始業時刻や終業時刻を簡単に記録できる便利なツールです。
しかし、タイムカードによる勤怠管理にはデメリットやリスクもありますので、これから導入・運用を考えている場合は注意が必要です。
ここでは、タイムカードで勤怠管理をおこなう場合に想定されるリスクを3つご紹介します。
2-1. 集計作業に手間と時間がかかる
タイムカードは従業員1人につき毎日1枚使用するため、毎月の締め日になったら、従業員全員分のタイムカードを回収し、集計作業をおこなう必要があります。
タイムカードの集計作業はエクセルや手計算でおこなうのが一般的ですが、1ヵ月分の打刻データを手作業で入力したり計算したりするのは手間と時間がかかります。
従業員が多い企業ほど、タイムカードの集計作業には膨大な時間がかかりますが、決められた期日までに全員分の労働時間を把握し、給与計算に反映させなければなりません。
また、従業員がタイムカードの打刻を忘れていたり、二重打刻などの打刻ミスが発生している場合、該当従業員に正確な勤務時間を把握するために、事実確認をおこなう手間も発生します。
そのため、勤怠管理担当者は締め日以降、タイムカードの集計作業に追われることが多く、人手が足りないと残業や休日出勤が常態化するおそれがあります。
打刻忘れや打刻のミスが多い従業員に対しては、始末書等のペナルティを設けることも有効です。手間のかかるペナルティを設けることで、打刻に対する意識を高めることができます。
ただし、打刻忘れを欠勤扱いにしたり、「平均賃金の1日分の半額、1賃金支払期の賃金の総額の10分の1」を超過する減給をおこなったりすることは違法であるうえ、従業員とのトラブルに繋がるため、金銭的なペナルティを設けることはあまり推奨されていません。
2-2. 給与の未払い・過払いが起こりやすい
膨大な数に上るタイムカードの打刻情報を手作業で入力していると、どうしても入力漏れや打ち間違いなどのミスが発生しやすくなります。
始業時刻や終業時刻に打ち間違いがあると、給与計算に反映される労働時間にも誤りが生じるため、正確な給与を算出できなくなってしまいます。
その結果、給与の未払いや過払いなどが発生しやすくなり、修正作業に追われたり、従業員から苦情を受けたりするリスクが高くなります。
2-3. 不正打刻のリスクがある
タイムカードは一般的にタイムレコーダーのそばにまとめて収納されているため、誰でも自分以外のカードを取り出しやすい状態にあります。
遅刻や早退、あるいは欠勤した従業員のタイムカードを、他の従業員が代わりに打刻しても事実が発覚しにくく、不正打刻が横行するおそれがあります。
特に終業時刻をわざと遅らせて残業時間を水増しされた場合、会社側は本来なら不要な時間外労働の割増賃金を支払わなければいけなくなります。
不正打刻が横行すると会社側の損害が増えるのはもちろん、社内の風紀秩序が乱れる原因にもなります。
3. 不正打刻の例を防止するための対策方法
不正打刻は企業に損失をもたらしたり、従業員の不満に繋がったりするだけでなく、従業員の労働時間を適切に把握することができなくなるリスクもあります。
正しい労働時間の把握は労働安全衛生法で定められた企業の義務でもあるため、不正打刻がおこなわれないよう対策をおこないましょう。
3-1. 本人以外による代理打刻
本人以外の従業員による代理打刻もタイムカードでの勤怠管理において起こりやすい不正打刻の一つです。不正打刻が起きると、本来遅刻しているのに始業時刻から勤務していることになってしまったり、残業時刻を水増しされたりして人件費が圧迫されます。
タイムカードを鍵付きのケースで管理することや、生体認証や各自のICカードを利用した打刻方法にすることで不正打刻を防止しましょう。
3-2. 打刻をしないことで残業代を水増しする不正
本来業務は終わっていて雑談や業務以外のことをしているにも関わらず、退勤の打刻をおこなわずに残業代を水増しすることも不正打刻にあたります。
従業員が打刻をおこなっているか即時で確認できるシステムを用いたり、残業を承認制にしたりすることで、不要な残業や未打刻による残業代の水増しといった不正を防止することができるでしょう
4. タイムカードの打刻ずれを防止する方法
タイムカードの打刻と、実際の労働時間のずれを防止するための対策法を3つご紹介します。
4-1. 打刻ルールの周知徹底を図る
タイムカードの打刻と労働時間にずれが生じるのは、不正や故意だけでなく、単純に打刻ルールを知らないためとも考えられます。
出社時刻=始業時刻と勘違いしている従業員がいる可能性もありますので、「いつからが始業時刻となるのか」、「いつまでが勤務時間に該当するのか」といった打刻ルールの周知徹底を図りましょう。
例えば、朝礼などの時間帯に打刻ルールについて確認をおこなう、社内の目立つところに打刻ルールを記載した貼り紙を掲示するなどです。
打刻ルールが浸透すれば、勘違いによる打刻のずれも生じにくくなり、正確な労働時間を把握できるようになります。
4-2. 時間外労働は事前承認制にする
早出や残業、休日出勤といった時間外労働をすべて事前承認制にし、それ以外の打刻のずれを認めないという方法もあります。
事前承認を得ないまま、「規定の始業時刻より早い」もしくは、「終業時間より遅い時刻」に打刻した場合、ずれた部分は時間外労働としてカウントしないようにすれば、わざと早めに出社したり、遅く退社したりする行為を防止できます。
ただし、従業員が早出・残業していることを知りながら、あえて見て見ぬフリするのは、暗黙のうちに指示を出す「黙示の指示」があったとみなされます。
厚生労働省のガイドラインでは「使用者の明示的・黙示的な指示により労働者が業務をおこなう時間は労働時間」と定義されています。［注1］
そのため、打刻ずれ防止のために時間外労働の事前承認制を採り入れるのならば、従業員が承認のない早出・残業をおこなわないよう、注意や呼びかけを徹底する必要があります。
4-3. 勤怠管理システムを導入する
不正打刻による打刻ずれを防止したいのなら、ICカードやスマホ・タブレットを使用して打刻できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。
ICカードは従業員が個人で管理するものなので、第三者が不正に打刻をおこなうリスクはありません。
また、スマホ・タブレットのカメラ機能を利用した打刻なら、なりすましによる不正打刻を防止することができます。
打刻データは自動でシステムに入力・集計される仕組みになっているので、タイムカードを使った勤怠管理よりも手間がかからず、入力ミスの防止にもつながります。
5. タイムカードを打刻するタイミングや運用方法はきちんとルール化しよう
タイムカードは従業員の労働時間を正確に把握するために利用するツールです。打刻するタイミングは使用者の指示を受けて業務を開始した時刻と、終了した時刻となります。
タイムカードと実際の労働時間のずれを防止したいのなら、タイムカードの運用ルールを設定し、社内で周知徹底を図ることが大切です。
ただし、タイムカードは第三者のなりすましによる不正打刻が起こりやすい管理ツールであるともいえます。適正な勤怠管理をおこなうためには、本人しか打刻できない仕組みを採り入れた勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
［注1］労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
［注2］労働基準法｜e-Gov法令検索
