雇用契約書をクラウド上で管理するメリット・デメリットを徹底解説 |HR NOTE

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雇用契約書をクラウド上で管理するメリット・デメリットを徹底解説

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契約書にサインをお願いする

雇用契約書の管理は、手間のかかる作業のひとつです。大量の書類の中から目的の契約書を探すことに苦労するケースも多いでしょう。

この記事では、雇用契約書をクラウド上で管理するメリット・デメリットを詳しく解説します。クラウド上で効率よく管理する方法についても紹介しますので、ぜひチェックしてください。

紙の雇用契約よりも早く、工数を減らす方法とは?

紙で雇用契約書を取り交わしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・労働条件通知書を交付するために来社してもらったり、郵送したりするのが手間
・早く働き始めてほしいが、雇用契約の締結に時間がかかってしまう

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1. 雇用契約書をクラウド上で管理するメリット

クラウド上で管理する

雇用契約書とは、企業と従業員が雇用契約を締結したことを証明する書類のことです。労働条件に関するトラブルを防止するために作成し、勤務時間や給与、休日などの項目を記載します。

従来は紙の契約書を作成して保管するのが一般的でしたが、契約書を電子化してクラウド上で管理する企業も増えてきました。雇用契約書をクラウド上で管理することには、ペーパーレス化を図れる、保管スペースを減らせる、業務を効率化できる、といったメリットがあります。各メリットについて詳しく見ていきましょう。

1-1. ペーパーレス化を図れる

ペーパーレス化につながることは、雇用契約書をクラウド上で管理する大きなメリットです。契約書を紙で印刷する必要がなくなるため、インク代や印紙代、郵送費などを削減できます。印刷する手間もなくなるため、雇用契約に関する業務を簡略化できるでしょう。

1-2. 保管スペースが必要なくなる

雇用契約書をクラウド上で管理すれば、保管スペースを減らすことができます。倉庫として活用していた場所や保管のための棚が必要なくなるため、その分、オフィススペースとして有効活用できるでしょう。ワークスペースや会議室などに変更すれば、生産性の高い場所に生まれ変わります。

1-3. 雇用契約に関する業務を効率化できる

雇用契約に関する業務を効率化できることも、書類をクラウド上で管理するメリットのひとつです。契約書を印刷する作業が必要なくなるのはもちろん、データとして保管しておけば、必要な契約書を探す手間も減らせます。従業員名などで簡単に検索できるため、大量の紙ファイルの中から探し出すような手間はかかりません。

とくに大きな企業では、従業員数が多く、雇用契約書の管理に時間がかかってしまうケースもあるでしょう。雇用契約書をクラウド上で管理しておけば、事務的な処理を大幅に効率化できます。雇用契約を更新するタイミングを通知してくれるなど、便利な機能が搭載されたシステムも多いため、うまく活用しましょう。

1-4. リモートワークに対応しやすい

リモートワークに対応しやすいことも、雇用契約書をクラウド上で管理するメリットです。雇用契約を電子化すれば、契約書を作成したり印鑑を押したりするために出社する必要はありません。離れた場所で働く従業員の契約書もスムーズに作成でき、簡単に一元管理できます。

1-5. コンプライアンスを強化できる

雇用契約書をクラウド上で管理することは、コンプライアンス強化にもつながります。紙の雇用契約書を作成する場合は、紛失したり盗まれたりしないよう、特定の棚に入れて鍵をかけて保管しなければなりません。

契約書を電子化してクラウド上で管理すれば、基本的に紛失や盗難の心配はないでしょう。アクセス権をしっかりと設定しておけば、特定の担当者のみが閲覧できる状態になるため、安心して保管できます。

2. 雇用契約書をクラウド上で管理するデメリット

コストを考える

雇用契約書をクラウド上で管理することには多くのメリットがある一方、システム利用料が発生する、使い方に慣れる必要がある、といったデメリットもあります。それぞれのデメリットの詳細は以下のとおりです。

2-1. システムを利用するための費用が発生する

システム利用料が発生することは、雇用契約書をクラウド上で管理するデメリットです。雇用契約書を電子化してクラウド上で管理するためには、何らかのシステムを導入しなければなりません。

手作業で雇用契約書を電子化することもできますが、かなりの手間がかかってしまいます。また、社内の共有フォルダなどに単純に保存するだけでは、セキュリティ性を確保できないケースも多いでしょう。雇用契約書をクラウド上で管理するなら、コストパフォーマンスのよいシステムを導入するのがおすすめです。

2-2. 使い方に慣れる必要がある

どのようなシステムにも共通することですが、まずは使い方に慣れる必要があります。導入したばかりの頃は使い方がよくわからず、入力や書類作成に時間がかかってしまうケースもあるでしょう。

クラウドシステムに慣れていない従業員が多い場合は、使い方をしっかりと周知しておくことが重要です。電話やメールによるサポートが充実しているシステムを選べば、安心して利用できるでしょう。

2-3. 使用上のルールを設定しておく必要がある

雇用契約書をクラウド上で管理すれば業務を効率化できますが、間違った方法で使用すると、修正の手間が発生してしまいます。表記方法が統一されていなかったり、間違って重要なデータを削除したりすることがないよう、使用上のルールを設定しておくことが重要です。

このように雇用契約書をクラウド化するメリットはたくさんありますが、導入前の準備やさらに言えばツール選定時から、実際に利用する時のことをイメージして綿密な計画を立てなければなりません。

そこで当サイトでは、ツール導入時に注意すべきポイントやツールを選定する際に軸とすべきポイントをまとめた資料「入社手続き・雇用契約のオンライン化~失敗しない3つのポイント~」を無料でお配りしています。こちらからダウンロードできますので、雇用契約書のクラウド化をご検討中の方やこれからシステム選定をおこなう予定の方はぜひご活用ください。

3. 雇用契約書をクラウド上で管理する方法

タブレットで社員管理する

雇用契約書をクラウド上で管理する場合は、自社に合ったシステムを選ぶ、従業員へ周知する、使いながら改善する、といった方法で進めましょう。

3-1. 自社の目的に合ったシステムを選ぶ

雇用契約書をクラウド上で管理する場合は、便利なシステムを導入する必要があります。多くのシステムが開発されているため、自社の目的や予算に合ったものを選びましょう。雇用契約書の管理システムを選ぶときは、初期費用や搭載されている機能、外部サービスとの連携などをチェックすることが重要です。

初期費用は安くてもランニングコストが高いシステムもあるため、年間でどのくらいの料金が発生するのかをチェックしておきましょう。自由にカスタマイズしたい場合は、オプション機能を確認しておくことも大切です。

3-2. 従業員へ周知する

雇用契約書をクラウド上で管理するときは、従業員へしっかりと周知しておきましょう。システムの使い方はもちろん、管理方法を変更する目的や意義などを共有しておくことも大切です。

3-3. システムを使いながら改善していく

システムを使いながら問題が発生したときは、随時改善していきましょう。従業員がうまく使いこなせていない場合は、運用ルールに問題がある可能性もあります。実際に使っている従業員からも話を聞きながら、少しずつ改善していくことで、業務効率化を実現できるでしょう。

4. 雇用契約書をクラウド上で管理して業務を効率化しよう!

ファイルをデータ化して保管

今回は、雇用契約書をクラウド上で管理するメリット・デメリットや方法を紹介しました。雇用契約書を電子化して保存すれば、ペーパーレス化や業務の効率化を図れます。大量の契約書を保管する場所も必要なくなり、オフィススペースを有効活用できます。便利な管理システムも多く開発されているため、有効活用して業務効率化を進めるのがおすすめです。

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