電子帳簿保存法対応のシステムとは?導入するメリットや選び方を解説 |HR NOTE

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電子帳簿保存法対応のシステムとは?導入するメリットや選び方を解説

  • 労務
  • 経費精算

資料作成する人たち

電子帳簿保存法対応のシステムは、国税関係の書類や帳簿を電子データで保存できるシステムです。システムを導入すれば、コスト削減や業務効率化などにつながります。

こうした多くのメリットがあるものの、システムやソフトの数が多くどれを選べばよいのか迷う方も少なくありません。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法対応システムの概要や機能、導入するメリット、選び方を解説します。システム選びで失敗したくない方はぜひ参考にしてください。

 

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「電子帳簿保存法に対応できるシステムを探しているが、何が良いかわからない」

「電子帳簿保存法に対応したいが、具体的な対応方法がわからない」

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1. 電子帳簿保存法対応のシステムとは

黒い封筒とハンコ

電子帳簿保存法対応のシステムは、国税関係の帳簿・書類をデータで保存し、経理のデジタル化を図れるシステムです。

2022年1月、電子帳簿保存法が改正され、インターネットを介した取引情報は電子データで保存しなければなりません。2024年1月からは、紙ではなくデータの電子保存が必須です。

こうした状況下で、電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入すれば、電子帳簿保存法の保存要件を満たせます。電子帳簿保存法に詳しくない方でも、法律に準じた電子保存がスムーズにできるでしょう。

電子帳簿保存法の対象は、以下のような国税関係帳簿書類です。

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 売上帳
  • 仕入帳
  • 固定資産台帳
  • 国税関係書類
  • 決算関係書類
  • 契約書
  • 発注書
  • 納品書
  • 請求書

電子帳簿保存法に対応しているシステムによって管理可能な書類が異なるため、導入する前に確認することが大切です。

2. 電子帳簿保存法対応システムの主な機能

スキャンで保存する

電子帳簿保存法対応システムに備わっている機能は以下のとおりです。

  • データのアップロード
  • タイムスタンプの付与
  • 取引先名や金額、年月日などの検索機能
  • 画像の文字をデータ化できるOCR機能

電子帳簿保存法の要件には、真実性の確保と可視性の確保があり、上記の機能はこれらの要件を満たしています。

また、システムによっては紙の請求書の代理受領や原本管理などの機能もあり便利です。電子帳簿保存法対応システムを選ぶときは、自社に必要な機能があるのか確認しましょう。

3. 電子帳簿保存法対応システムの3つの種類

小さいブロックと保存法

電子帳簿保存法対応システムには、大きく分けて以下の3つの種類があります。

  1. 電子保存専用
  2. 請求書受領
  3. 経費精算

ここでは、それぞれの特徴を解説します。

3-1.電子保存専用

電子保存専用のシステムは、あらゆる書類を電子保存できるタイプです。具体的には、以下のような書類を電子保存できます。

  • 請求書
  • 領収書
  • 契約書
  • 発注書
  • 送り状

ほかのシステムよりも安価なものが多く、無料で利用できるシステムがあることも特徴です。

3-2.請求書受領

請求書受領に特化したシステムは、多くの請求書を効率よく電子化できるタイプです。昨今では、データ入力から保管まで代行しているサービスも増加傾向にあります。

請求書中心のシステムを導入する際は、電子帳簿保存法の要件を満たしているかチェックしましょう。JIIMA認証のシステムであれば、法的要件をクリアしています。

3-3.経費精算

経費精算システムは、領収書を中心に電子保存できるタイプです。効率的に経費精算関連の書類を電子保存したい場合は、便利なシステムといえます。

また、経費精算の業務効率化も進められるため、経理担当者の業務負担軽減につながるでしょう。

4. 電子帳簿保存法対応システムを導入する4つのメリット

メリットのモチーフ

電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入した場合、以下のようなメリットを得られます。

  1. 書類管理が楽になる
  2. データの改ざんや不正を防止できる
  3. さまざまなコストを削減できる
  4. 紛失リスクを軽減できる

それぞれ順に見ていきましょう。

4-1.書類管理が楽になる

電子帳簿保存法対応システムを導入すると、書類管理にかかる時間の短縮が可能です。

紙の書類を保存する場合、保管場所を確保するだけでなく、ファイリングの手間などがかかります。書類を電子化すれば、これらの作業は不要です。

また、書類の検索機能も備わっているため、必要なデータを確認したいときもすぐに検索できます。書類管理の作業を簡単にできれば、そのほかの重要な業務に時間を割けるでしょう。

4-2.データの改ざんや不正を防止できる

電子帳簿保存法対応システムには、タイムスタンプの付与など改ざんや不正を防止できる機能があります。電子帳簿保存法の要件である真実性の確保を満たし、内部統制を強化できるでしょう。

不正や改ざんの恐れがなくなれば、財務報告における信頼性が強化されるメリットもあります。

4-3.さまざまなコストを削減できる

電子帳簿保存法対応システムの導入によってコスト削減にもつなげられます。

紙の書類を保存している場合、紙代や郵送代、保管スペースの確保、書類管理のコストがかかることが一般的です。

正しく電子保存すれば、紙の原本を廃棄できるので、印刷代や保管スペースの確保に関わるコストを減らせるでしょう。また、紙でのやり取りがなくなり郵送代もかかりません。

4-4.紛失リスクを軽減できる

電子帳簿保存法対応システムの導入には、書類の紛失リスクを軽減できるメリットもあります。紙の書類を紛失・破損した場合、元に戻すことは難しいですが、書類を電子保存すれば紛失も破損もありません。

また、データのバックアップを取っている場合はいつでも取り出せます。紛失だけでなく盗難リスクも減り、おのずと情報漏洩による損失などもなくなるでしょう。

弊社で提供しているクラウドシステムのjinjerでは、電子帳簿保存法に対応でき、あわせて業務効率化にもつながる「電帳法プラン」を提供しています。「電帳法プラン」では、各種書類の保管はもちろん、電子契約の締結や経費精算なども可能です。本資料ではサービス説明はもちろん、電子帳簿保存法の概要や罰則に関しても解説しております。電子帳簿保存法の対応に不安をお持ちの方は、こちらから資料を無料でダウンロードしてぜひご覧ください。

5. 電子帳簿保存法対応システムの4つの選び方

見積書をPCで作成するビジネスマン

電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶときのポイントは以下のとおりです。

  1. 操作方法は簡単か
  2. 保存したい書類に対応しているか
  3. JIIMA認証を取得しているか
  4. どれくらいの費用がかかるか

自社に合ったシステムを導入するためにぜひ参考にしてください。

5-1.操作方法は簡単か

電子帳簿保存対応システムを導入するときは、簡単に操作できるタイプなのか確認しましょう。

複雑な操作方法になっているシステムの場合、運用がスムーズに進みません。また、従業員や経理担当者のストレス増加にもつながる可能性があります。

操作方法が簡単であれば、はじめての電子保存への対応に苦労しません。電子帳簿保存システムにヘルプデスクがあるのかもあわせて確認することが重要です。

5-2.保存したい書類に対応しているか

電子保存したい書類の種類に対応しているシステムなのかも、選ぶときのチェックポイントです。電子帳簿保存法対応システムによって、扱える書類が異なります。

あらゆる書類のペーパレス化を進めている場合は、保存できる書類が多いシステムがおすすめです。社内で導入する目的を洗い出し、自社に合ったシステムを選びましょう。

5-3.JIIMA認証を取得しているか

JIIMA認証を取得しているシステムなのかも、確認すべきポイントです。JIIMA認証であれば、電子帳簿保存法要件を満たしていると判断されているため、安心して利用できます。

JIIMA認証のシステムの場合、紹介ページやパッケージに認証ロゴが使われているため、ひと目で判断可能です。信頼性の高いシステムを導入したいケースでは、JIIMA認証を取得しているのか必ず確認しましょう。

5-4.どれくらいの費用がかかるか

費用はどれくらいになるのかも、システムを選ぶときにチェックすべき要素です。導入にかかる費用だけでなく、固定費用やオプション料金なども確認しましょう。

月額費用を定めている電子帳簿保存法対応システムも多いですが、利用に応じて料金が変わる従量課金型もあります。また、機能が多いシステムほど、費用が高くなることが一般的です。

予算や状況を考慮し、複数のシステムを比較検討して自社に合ったサービスを見つけましょう。トライアルで導入したい場合は、無料プランのある電子帳簿保存法対応システムがおすすめです。実際に試して、コストパフォーマンスが十分かを確かめましょう。

 

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