レシートを電子帳簿保存法に則って保存する方法を詳しく解説 |HR NOTE

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レシートを電子帳簿保存法に則って保存する方法を詳しく解説

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  • 経費精算

大量のレシート

企業には、会社が購入した備品のレシートや従業員が経費の立て替えなどで受領したレシートを保管する必要があります。レシートはプライベートでも手にするため、領収書よりも身近な存在です。そのため、ついつい捨ててしまう人がいるかもしれません。

しかし、企業は適切な方法でレシートを保存しなければなりません。この記事では、電子帳簿保存法に則ったレシートの保存方法について解説します。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では
・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。ダウンロード

1. レシートを電子帳簿保存法に則って保存する方法

レシートをPCに取り込む

レシートを電子帳簿保存法に則って保存する方法は、どのようにレシートを受領したかで異なります。一般的な紙でのレシート受領であれば、紙のままもしくはスキャンして電子データとして保存可能です。

一方、PDFなどでインターネット上で受領したレシートであれば、そのまま電子データとして保存します。それぞれ電子保存するための要件が異なります。

1-1. レシートをスキャンして保存する要件

レシートは金銭の授受を証明する書類です。国税庁では領収書と同じく、レシートは金銭の受取証に該当するとしています。このことから国税関係書類のなかでも、レシートは請求書や領収書と同様に資金や物流に直結している重要書類として扱われます。

レシートのような重要書類をスキャンして電子データで保存するための要件は、次のとおりです。

  • 最長2カ月とおおむね7営業日以内の入力
  • 200dpi以上の解像度で保存
  • 赤・緑・青それぞれ256階調で保存
  • タイムスタンプを付与
  • 解像度及び階調情報を保存
  • 画像の大きさ情報の保存
  • 訂正や削除の履歴や内容が確認可能
  • 入力者など情報が確認可能
  • スキャンした領収書と帳簿との関連性が確認可能
  • 14インチ以上のカラーディスプレイの備え付け
  • 整然・明瞭な出力が可能
  • システムの開発関係書類等の取り付け
  • 検索機能の確保

なお、レシートのスキャン保存は、スマートフォンで撮影した写真であっても要件を満たしていれば認められます。

参照:「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」|国税庁

参照:「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」P15|国税庁

1-2. 電子取引のデータを保存する要件

電子取引とは、電子メールで送受信したPDFのレシートや、クラウドサービスで受領したレシートなどを指します。電子取引で受領したレシートは、改正電子帳簿保存法によって紙での印刷が2024年1月から廃止されます。そのため、期限前からそのまま電子データとして保存しておくようにしましょう。

電子取引で受領したレシートをそのまま電子データとして保存するには、次のような要件を満たす必要があります。

改ざん防止のための措置

  • タイムスタンプ付与
  • 履歴が残るシステムを利用
  • 改ざん防⽌のための事務処理規程に則る

検索機能の確保

⽇付・⾦額・取引先で検索できるようにする

出力機器の設置

ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

とはいえレシートを電子化する準備ができておらず不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する基礎知識はもちろん、レシートなどの書類を電子帳簿保存法に対応した形でどのように電子保存すればよいかを図解つきでわかりやすく解説しております。電子帳簿保存法に対応したいと考えている担当者にとっては大変参考になる資料となっているのでぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

2. レシートを電子保存するメリット

メリットのモチーフ

レシートを電子保存するメリットは以下のとおりです。

  • 経費精算業務が効率的になる
  • 一般従業員も経費精算の申請が簡単になる
  • レシートの保管スペースを削減できる
  • 紛失のリスクが減る

2-1. 経費精算業務が効率的になる

従来の経費精算業務は、経理担当者が申請書と該当のレシートを確認して不備があれば差し戻していました。しかし、これでは確認作業や差し戻しのためのコミュニケーションコストがかかってしまいます。

一方、レシートの電子保存と経費精算システムを活用すれば、経費精算業務が効率化できます。経費精算システムであれば、システム上で差し戻しが可能なため、従来発生していた差し戻しのためのコミュニケーションコストを削減できます。

2-2. 一般従業員も経費精算の申請が簡単になる

紙のレシートで経費精算をしている場合、外出先からは申請できません。しかし、レシートの電子保存と経費精算システムを使用することにより、外出先でも経費精算の申請が可能になります。従業員は外出先であっても、スマートフォンなどで撮影したレシートの画像をシステムにアップすれば、経費精算を申請できます。

2-3. レシートの保管スペースを削減できる

レシートや領収書などの書類は原則として7年保管する必要があります。保管するのは、会社が購入した消耗品のレシートもあれば、従業員が申請したレシートもあります。これらを7年保管するとなると、ある程度のスペースが必要でしょう。

レシートを電子帳簿保存法に則って保存することで、保管にかかっていたスペースを削減可能です。

また、紙のレシート保管に必要だったキャビネットやファイルといった備品も不要になるため、保管にかかっていたコストも削減できます。

2-4. 紛失のリスクが減る

レシートは一定期間の保管が義務付けられています。しかし、紙のレシートの場合、その間に紛失してしまうかもしれません。そのため、紛失リスクを減らすためには電子保存するのがおすすめです。

電子保存であればサーバーやクラウドに保存されるため、適切にバックアップすることでトラブル発生時でもデータが紛失するリスクを減らせます。

また、紙のレシートで起こり得る不正のリスクも、電子保存によって軽減できます。正当性を証明するためのタイムスタンプ付与や訂正削除の履歴が残るシステムを利用することで、レシートの改ざんを防止できます。

3. 電子保存したら紙のレシートは捨ててもよい?

レシートを捨てる

レシートは基本的に7年保管する必要がありますが、電子保存した場合は紙の原本は捨てられるのでしょうか。これまでは紙で受け取ったレシートをスキャン保存した場合でも、一定期間は保管することが求められていました。

しかし、2022年の改正電子帳簿保存法によって適切にスキャン・保存できていれば、原本の破棄が認められました。なお、次のような場合は引き続き原本の保存が求められます。

  • 入力期間を経過している場合
  • 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合

紙のレシートを破棄できるのは、スキャン保存している場合のみです。紙で保存している場合は基本的に7年は保存しなければなりません。

4. レシートは電子保存して業務を効率化させよう

作業効率化のモチーフ

レシートは領収書と同じく、金銭の受取を証明する重要な書類です。そのため、基本的には7年間保管する必要があります。レシートを保管する際は電子保存がおすすめです。紙のレシートであればスキャン保存、電子取引であればそのまま保存可能です。スキャン保存はスキャナーでの読み取りだけでなく、スマートフォンなどで撮影した写真も認められます。また、スキャン保存したレシートの原本は一部の条件を除いて破棄できます。

レシートを電子保存することで、経費精算業務の効率化や保管スペースの省スペース化につながります。そのほか、紛失リスクや改ざんリスクも軽減できるなど、多くのメリットが得られるでしょう。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

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