電子帳簿保存法のスキャナ保存とは?対象書類や注意点を紹介 |HR NOTE

電子帳簿保存法のスキャナ保存とは?対象書類や注意点を紹介 |HR NOTE

電子帳簿保存法のスキャナ保存とは?対象書類や注意点を紹介

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スキャンで保存する

電子帳簿保存法では、領収書や請求書といった取引に関連する書類をスキャニングして電子データ化するスキャナ保存が認められています。スキャナ保存を導入すればペーパーレス化によるコストカットやテレワークの促進などが期待できる一方、その実施には細かな要件も設定されているため注意が必要です。

本記事では、電子帳簿保存法で規定されるスキャナ保存について、その概要や対象書類、実施する際の注意点などを解説します。

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1. 電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは?

携帯スキャナーでプリント

電子帳簿保存法で規定されるスキャン保存とは、領収書や請求書のような税務関連書類を電子データ形式で保存するための方法のひとつです。ここでは電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の概要と、その他のデータ保存方法について解説します。

1-1. スキャナ保存は紙媒体の国税関連書類を画像データ化して保存する方法

スキャナ保存とは、紙媒体で発行された税務関連書類をスキャニングなどの手法で画像データ化し、PCなどに電子データの形式で保存することです。電子帳簿保存法では、一定の要件を満たしている場合に限り帳簿類のスキャナ保存を認めています。適切に保存された電子データは原本として扱われるため、紙媒体の書類を保管する必要はありません。

また、電子帳簿保存法は2021年に法改正が実施され、2022年以降は帳簿類のスキャナ保存を実施するための要件が大幅に緩和されました。以前は帳簿類のスキャナ保存を実施するにあたり税務署長の承認が必要でしたが、現在では特別な手続きは原則必要ありません。

1-2. 電子帳簿保存法が規定する書類のデータ保存方法

電子帳簿保存法が規定する帳簿・書類のデータ保存方法には、スキャナ保存のほかに「電子帳簿保存等」と「電子取引データ保存」があります。これら3つのデータ保存方式はそれぞれ内容や規定が異なるため、混同しないようにすることが大切です。それぞれの内容をまとめると以下のようになります。

電子帳簿保存等

表計算ソフトやアプリケーションにより一貫して電子的手法で作成された帳簿・書類を、電子データの形式でそのまま保存する。企業の対応は任意。

スキャナ保存

紙媒体で作成された国税関連書類を機械でスキャニングし、画像データの形式で保存する。企業の対応は任意。

電子取引データ保存

電子的手法で行われた電子取引の情報を電子データのまま保存する。2024年1月1日より完全義務化。

2. 電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の対象書類

積み重なった書類

電子帳簿保存法によりスキャナ保存が認められているのは、主に領収書や請求書のような税務上保管が義務付けられている書類です。ただし、紙媒体で作成された決算関連書類については、スキャナ保存が認められていません。スキャナ保存の対象となる書類について解説します。

2-1. スキャナ保存が可能な書類

スキャナ保存が可能な書類は、各税法によって保存が義務付けられている取引関連書類です。領収書のように相手から受け取った書類や、請求書の控えのような自社で作成・発行した書類の写しが対象となります。

また、保管が義務付けられる取引関連書類は、その重要性の高さから重要書類と一般書類に分けられます。重要度の基準は資金や物の流れに関連するか否かです。[注1]

重要書類(重要度・高)

重要書類(重要度・中)

一般書類(重要度・低)

  • 契約書
  • 領収書

並びにこれらの写し

  • 預かり証
  • 借用証書
  • 預金通帳
  • 小切手
  • 約束手形
  • 有価証券受渡計算書
  • 社債申込書
  • 契約の申込書
  • (定型的約款なし)
  • 請求書
  • 納品書
  • 送り状
  • 輸出証明書

並びにこれらの写し

  • 検収書
  • 入庫報告書
  • 貨物受領証
  • 見積書
  • 注文書
  • 契約の申込書
  • (定期約約款あり)

並びにこれらの写し

[注1]国税庁「電子商簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅰ通則【制度の概要等】」

2-2. 決算関連書類はスキャナ保存不可

保存が義務付けられる税務関連書類のうち、スキャナ保存が認められていないものが「決算関連書類」です。紙媒体を原本とする貸借対照表や損益計算書、棚卸表、税務関連帳簿などのスキャナ保存は認められません。

ただし、会計管理ソフトなどを用いて初めから一貫して電子的に作成された決算書類や帳簿類であれば、一定の要件を満たしたうえで電子データ形式での保存が認められています。

ここまで読んでそもそも社内のどの種類の書類をどのように電子化すればわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは5分で読みとく電子帳簿保存法という資料を無料配布しています。本資料では電子帳簿保存法の基礎はもちろん、電子帳簿保存法にのっとって電子化するべき書類とその保存方法についても解説しており、社内で電子帳簿保存法の対応をしていきたいと考えている担当者の方にとっては大変参考になる資料となっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件

保存のルールとOKマーク

書類を電子データで保存する際の大前提となる要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」です。スキャナ保存をする際も、真実性と可視性を担保するためにいくつかの要件をクリアしていなければなりません。

以下、スキャナ保存を実施するための要件を一覧でまとめた表です。[注2]

入力期間の制限

以下2つの入力方式から選択すること。

【早期入力方式の場合】
税務関連書類の受領後、おおむね7営業日以内に電子データ化を作成し、保存する。

【業務サイクル方式の場合】
その業務の処理にかかる通常の期間(最長2カ月以内)を経過した後、おおむね7営業日以内に電子データを作成し、保存する。

※一般書類は適時対応する。

一定水準以上の解像度及び

カラー画像による読み取り

  1. 解像度が200dpi相当以上であること。
  2. 赤・緑・青の階調がそれぞれ256階調以上であること。

※一般書類はグレースケールも可。

タイムスタンプの付与

入力期間内に、一般社団放任日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを付与する。

読み取り情報の取得

読み取った際の解像度、階調、書類の大きさに関する情報を保存すること。

※一般書類は大きさの情報は不要。

ヴァージョン管理

以下いずれかを満たすこと。

  • 電子データの訂正や削除を行った場合は、その事実と内容を確認できる電子計算処理システムを使用すること。
  • 電子データの削除ができない電子計算処理システムを使用すること。

入力者情報の確認

電子データの作成者、またはその者を直接監督する者に関する情報確認できるようにすること。

帳簿との相互関連性の確保

電子データの記録と帳簿の記録の関連性を確認できること。

見読可能装置の備え付け等

  • 14インチ以上のカラーディスプレイ及びカラープリンター、それぞれの操作説明書を備え付けること。
  • 電子データについて以下の状態で速やかに出力できること。
    • 整然として形式
    • 当該書類と同程度に明瞭
    • 拡大または縮小して出力可能
    • 4ポイントの大きさの文字を認識できる

※一般書類でグレースケール保存の場合、機材のカラー対応は不要。

電子計算機処理システムの概要書等の備え付け

書類の電子データ化に使用したシステムの概要書、設計書、操作説明書などを備え付けること。

検索機能の確保

以下の要件を満たす検索機能が備わっていること。

  • 日付、取引金額、取引先名から検索ができる。
  • 日付と取引金額について範囲を指定した検索ができる。
  • 2つ以上の条件を組み合わせた検索ができる。

[注2]国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存!」

4. 電子帳簿保存法のスキャナ保存を実施するときの注意点

ファイル移管作業する

法改正によりスキャナ保存を実施するハードルは下がりましたが、一方で留意すべき点もあります。スキャナ保存を実施する際の注意点を解説します。

4-1. スキャナ保存の実施にはコストがかかる

スキャナ保存の実施にはコストがかります。スキャナ保存を実施するにあたり、書類を読み込むためのスキャナや閲覧用のPCなど、新たに備品の購入が必要となる場合もあります。既存の備品でスキャナ保存に対応できない場合は、予算を組んで備品を揃えましょう。

4-2. 社内オペレーションの見直しが必要

スキャナ保存を実施するためには社内のオペレーションの見直しが必要です。従来と異なり、スキャナ保存では紙媒体の書類を電子データ化するプロセスが生じます。スキャン作業を担当するスタッフの配置を考えるほか、新たな作業プロセスを踏まえた業務フローを組み立てましょう。

4-3. 電子帳簿保存法に違反した場合は罰則が科せられる

2021年の電子帳簿保存法改正では、スキャナ保存の実施要件が大きく緩和された一方で、要件が守られず電子記録の改ざんなどが発覚した場合の罰則が強化されました。

通常、税務調査などで不正が発覚した企業に科せられる法人税の重加算税は35%です。税務に関連する電子データの改ざんを行った企業には、通常よりも10%多い45%の重加算税が課されます。

5. 電子帳簿保存法のスキャナ保存は必ず要件を確認しよう

書類について確認しあう

電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは、取引に関連する税務署類をスキャニングして電子データとして保存することです。法改正によりスキャナ保存を実施する要件は緩和されましたが、一方でデータ改ざんなどの不正行為には厳しい罰則が適用されるようになりました。

スキャナ保存を実施する際は、必要要件を細かくチェックしたうえで実施しましょう。

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