電子帳簿保存法のタイムスタンプを無料で作成する方法を紹介 |HR NOTE

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電子帳簿保存法のタイムスタンプを無料で作成する方法を紹介

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コインと人形と通帳

電子帳簿保存法ではデータが複製、改ざんされていないことを証明するために、タイムスタンプが用いられるケースがあります。タイムスタンプが付与されていることで、データの正当性が認められます。このようにデータの正しさを伝えるのに欠かせない、タイムスタンプは無料で作成~付与することが可能です。

この記事では電子帳簿保存法のタイムスタンプを無料で作成する方法やメリット、注意点について解説します。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では
・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。ダウンロード

1. タイムスタンプは一部要件を満たすことで不要になった

新しいルールと書かれた紙

データの正当性を示すタイムスタンプですが、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によって、要件が緩和されました。[注1]改正によって、電子帳簿保存法に対応した、修正や削除の履歴が残る電子決済、電子契約サービスを利用した場合に限りタイムスタンプが不要になりました。この要件を満たさない場合は引き続きタイムスタンプの付与が必要です。

[注1]国税庁:電子帳簿保存法が改正されました P2

1-1. タイムスタンプの付与期限も変更になった

改正電子帳簿保存法によって、タイムスタンプの付与期限も変更になりました。改正前は領収書や請求書などを受け取った担当者が電子データとしてスキャンする場合、受領から3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、改正によって付与期限が最長約2カ月まで延びています。

また、領収書などの書類を受領者本人がスキャナで読み取る際にもタイムスタンプを付与(書類への自署)する必要がありました。しかし、書類への自著も改正電子帳簿保存法によって廃止になっています。[注2]

ここまで読んで、改正された電子帳簿保存法でどのようにタイムスタンプ要件が変わったのかよくわからないという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ要件の変更や、電子帳簿保存法にのっとったタイムスタンプの対応方法などをわかりやすく解説しております。今後タイムスタンプを用いて電子帳簿保存法に対応したいと考えている担当者にとっては大変参考になる内容となっておりますので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

[注2]国税庁:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】 P10

2. タイムスタンプは基本的には有料

有料のスタンプと本

タイムスタンプを発行するのは、時刻認証業務認定事業者(TSA)と呼ばれる事業者です。TSAは一般社団法人日本データ通信協会によって承認されています。TSAが提供するタイムスタンプサービスを利用する場合は、費用が発生してしまいます。

3. 電子帳簿保存法のタイムスタンプを無料で作成する方法

無料サイトを使う男性

TSAが提供するタイムスタンプサービスは基本的に有料です。しかし、『Adobe Acrobat Reader』を活用すれば無料でタイムスタンプを作成可能です。

『Adobe Acrobat Reader』を用いたタイムスタンプの作成は次のステップで進めていきましょう。

  • Adobe Acrobat Readerのタイムスタンプサーバーを設定する
  • PDFを開く
  • 「ツール」→「証明書」を選択
  • 「タイムスタンプ」を選択

Adobe Acrobat Readerのタイムスタンプサーバーを設定してPDFを開くと、「ツール」から「証明書」を選択できます。「証明書」を選択した際に、PDFの上部に「タイムスタンプ」という表示が表れます。「タイムスタンプ」を選択して「署名済みであり、すべての署名が有効です」と表示されれば、問題なくタイムスタンプが付与された状態です。

3-1. 無料のタイムスタンプ発行サービスを活用する

『Adobe Acrobat Reader』以外でも無料でタイムスタンプを発行する方法があります。『Adobe Acrobat Reader』でタイムスタンプを発行・付与するためには、事前の設定が必要です。一方、無料でタイムスタンプを発行できるサービスであれば、設定不要のため、急にタイムスタンプの付与が必要になった際に活用できます。

ただし、無料タイムスタンプ発行サービスのうち、発行は無料でも付与は有料というケースがあります。そのため、利用する前に付与に費用がかかるのかどうかを確認しておきましょう。

4. 電子帳簿保存法のタイムスタンプを無料で作成するメリット

コストダウンを示す

『Adobe Acrobat Reader』を用いることで、タイムスタンプを無料で作成可能です。このようなタイムスタンプの無料作成は、事業にかかるコストの大幅な削減というメリットにつながります。

通常のタイムスタンプサービスを利用するには、初期費用はもちろん、月額の料金、さらには発行費用がかかることがあります。そのため、タイムスタンプを頻繁に付与しない企業の場合、コストパフォーマンスを低く感じてしまうかもしれません。

一方、『Adobe Acrobat Reader』を活用することで、タイムスタンプサービスにかかる費用を削減可能です。

4-1. スピーディに対応できる

『Adobe Acrobat Reader』での無料タイムスタンプ付与は初期設定が必要です。そのため、無料のタイムスタンプ発行サービスの方がスピーディにタイムスタンプを付与できます。しかし、通常のタイムスタンプサービスは導入までにさらに時間がかかってしまう可能性があります。たとえば、タイムスタンプサービス導入にかかる費用の稟議が通るまでは、タイムスタンプを付与できません。

一方、『Adobe Acrobat Reader』は初期設定こそ必要なものの、無料で使用できるため、稟議を待つ時間や導入までの職場環境の整備などは不要です。

5. 電子帳簿保存法のタイムスタンプを無料で作成する際の注意点

無料に対するアナウンス

無料で作成したタイムスタンプは、電子帳簿保存法の要件を満たさない可能性があるので注意が必要です。電子帳簿保存法が改正されてタイムスタンプの要件は緩和されています。しかし、引き続き強固なセキュリティを誇るタイムスタンプが求められるケースはあります。たとえば、契約書や請求書など重要な書類を電子取引する場合は、トラブルを回避するために非改ざん性のあるタイムスタンプの付与が求められます。

電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかは、企業としての信頼にも関わるため、顧客や取引先と交わす書類には、有料のタイムスタンプを付与するようにしましょう。

6. 重要な書類には改ざんされないタイムスタンプを付与

重要な書類が入った封筒

電子帳簿保存法ではタイムスタンプを付与するケースがあります。タイムスタンプの付与は一般的に有料ですが、『Adobe Acrobat Reader』を活用することで無料でタイムスタンプを付与できます。『Adobe Acrobat Reader』でタイムスタンプを付与することで、タイムスタンプサービス導入、運用にかかるコストや時間を削減可能です。

一方で、無料のタイムスタンプでは電子帳簿保存法の要件を満たせない可能性があります。とくに契約書や請求書といった重要な書類は改ざんを防ぐ、企業としての信頼を落とさないためにも有料のタイムスタンプを付与するようにしましょう。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

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