納品書は電子帳簿保存法の対象?正しい保存方法を徹底解説 |HR NOTE

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納品書は電子帳簿保存法の対象?正しい保存方法を徹底解説

納品書を開ける人

商品を受領した際や納品した際に用いられるのが納品書です。納品書には納品書発行元の名前、商品名やサービス名ごとの数量や料金、税額などが記載されています。このような納品書も電子帳簿保存法の対象になるのでしょうか。

この記事では、電子帳簿保存法における納品書の取り扱いと正しい保存方法などについて解説します。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では
・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。ダウンロード

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1. 納品書を受領・発行したら保存する義務が発生する

書類を格納する

納品書は納品された商品についての詳細を記載した重要な書類です。そのため、商品の納品やサービス提供時には納品書が必要に思われるかもしれません。しかし、納品書は必ずしも作成しなければならないわけではありません。

納品書の作成は任意となっています。しかし、納品書を作成・発行した場合は控えを保存する必要があります。また、受領した側も納品書保存の義務があります。

2. 納品書は電子帳簿保存法の対象?

パソコンで帳簿を作る

納品書は電子帳簿保存法の対象です。電子帳簿保存法の対象となるのは、大きく次の3つです。

種類 具体例の一部
国税関係帳簿
  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 固定資産台帳
国税関係書類
  • 請求書
  • 領収書
  • 納品書
電子取引情報
  • 電子メールデータ
  • クラウドサービスでの取引

上記のとおり、納品書は国税関係書類にあたるため電子帳簿保存法の対象となります。納品書、請求書、領収書以外にも、契約書や見積書なども国税関係書類にあたるため、電子帳簿保存法の対象です。

このように電子帳簿保存法の対象となる書類は多岐にわたります。そのため、納品書を含め、どこまでが電子帳簿保存法の対象かを把握しておきましょう。

2-1. 納品書の控えも電子帳簿保存法に則って保存する

電子帳簿保存法に則って保存するのは、受領した納品書だけではありません。自社で発行した納品書の控えも同様です。そのため、自社で発行した納品書控えも忘れずに保存するようにしましょう。

ここまで読んで納品書以外の帳票関連に関しても電子帳簿保存法に対応する必要があり、不安に感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法の概要はもちろん、電子化できる書類や、実際に電子帳簿保存法に対応する方法もわかりやすく解説しています。電子帳簿保存法に正しく対応したい、基礎から理解しておきたいと考えている担当者にとっては大変参考になる資料となっておりますので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 電子帳簿保存法における納品書の保存方法

確認ポイント

電子帳簿保存法における納品書の保存方法は、紙で受領した納品書かPDFなどの電子データで受領した納品書かによって異なります。それぞれ次のような方法で保存可能です。

納品書の種類 保存方法
紙で保存 電子データで保存
紙で受領した納品書 可能 可能
電子データで受領した納品書 2024年1月1日以降は不可 可能

紙で受領した納品書は、紙で保存するか電子データで保存するかを選択可能です。紙の納品書の控えも、どちらの方法でも保存できます。一方、電子データで受領した納品書は紙で保存することは2023年内であれば可能です。しかし、2024年になったら電子データでの保存しか認められません。2024年から急に電子データで保存を始めると混乱を招いてしまうかもしれないので、早めに電子データでの保存に対応しておきましょう。

参照:「電子取引データの保存方法をご確認ください」|国税庁

4. 電子帳簿保存法に準じて納品書を保存するときの要件

書類の要件

紙で受領した納品書も、電子データで受領した納品書も電子保存が可能です。しかし、電子保存するには、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法の要件は、紙の納品書を電子化するケースと電子データで受領した納品書で異なります。

4-1. 紙の納品書を電子保存する要件

紙の納品書はスキャンして電子化して保存します。その際は次のような要件を満たしましょう。

  • 最長2カ月とおおむね7営業日以内の入力
  • 200dpi以上の解像度で保存
  • 赤・緑・青それぞれ256階調で保存
  • タイムスタンプを付与
  • 解像度及び階調情報を保存
  • 画像の大きさ情報の保存
  • 訂正や削除の履歴や内容が確認可能
  • 入力者など情報が確認可能
  • スキャンした領収書と帳簿との関連性が確認可能
  • 14インチ以上のカラーディスプレイの備え付け
  • 整然・明瞭な出力が可能
  • システムの開発関係書類等の取り付け
  • 検索機能の確保

国税関係書類は、資金や物の流れと直結する重要書類と取引が確定していない一般書類に分けられます。納品書は資金や物の流れと直結する重要書類に値します。重要書類は一般書類と比較すると要件が多く設けられているため、一般書類と混同せず適切に保存しましょう。

なお、適切にスキャンできれば紙の原本は廃棄可能です。従来はスキャンした場合であっても紙の納品書を一定期間保存しておく必要がありました。しかし、2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法によって、適切にスキャンできているのであれば、原本は廃棄できるようになっています。

ただし、次のようなケースは、原本となる紙の納品書を保存する必要があります。

  • 入力期間を経過している場合
  • 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合

参照:国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存!」|国税庁

参照:国税庁「Ⅰ通則【制度の概要等】」|国税庁

4-2. 電子データで受領した納品書を保存する要件

電子データで受領した納品書を保存する際は次の要件に則りましょう。

  • 改ざん防止のための措置を取る
  • 検索機能を確保する
  • 出力機器(ディスプレイ・プリンタ)を設置する

改ざんが発覚した場合、重加算税が加重されてしまうため、次のような改ざん防止のための措置を講じる必要があります。

  • タイムスタンプ付与
  • 履歴が残るシステムを利用
  • 改ざん防⽌のための事務処理規程に則る

検索機能とは、データを検索する際の機能です。具体的には「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるように設定します。たとえば次のような方法でも検索機能として認められます。

  • 表計算ソフトを活用する:表計算ソフトの機能を使って索引簿を作成して、検索できるようにする
  • 規則的なファイル名をつける:電子取引データのファイル名に規則的に「日付・⾦額・取引先」を⼊⼒する

なお、出力機器の性能や台数には取り決めはありません。しかし、税務調査の際にすぐさま出力できるようにしておくことが大切です。

5. 作成・受領した納品書は正しく保存しよう

オフィスで仕事をする女性

納品書の作成は任意です。しかし、納品書を作成した場合は控えを保存する必要があります。受領した納品書も同様に保存しておきましょう。

納品書は国税関係書類にあたるため、電子帳簿保存法に則り電子保存が可能です。紙の納品書であれば紙か電子保存を選択できます。紙の納品書を電子保存する場合は、スキャンして、タイムスタンプの付与や検索機能の確保などの要件を満たすように保存します。

一方、電子データで受領した納品書は改ざんを防止するための措置を講じたり、検索機能を備えたりする必要があります。不正や改ざんが発生してしまったら、重加算税が加重されるため、適切に運用するようにしましょう。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
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