電子帳簿保存法における契約書の保存方法をわかりやすく紹介

電子帳簿保存法では、領収書や請求書などの電子化を認めています。同様に契約の際に取り交わされる契約書も電子化が可能です。

この記事では、電子帳簿保存法における契約書の保存方法、要件、メリットなどを解説します。

1. 電子帳簿保存法における契約書の保存方法

契約書は紙で作成された契約書のほか、電子メールやクラウドサービスなどでダウンロードしたPDFなど、電子データの契約書があります。締結した契約書がどちらかにあたるかによって、電子帳簿保存法での保存方法は次のとおり異なります。

1-1. 紙の契約書のスキャンは要件に沿って保存する

紙の契約書は、そのまま紙で保存するか、スキャナーでスキャンして電子データとして保存するかを選択可能です。

また、自社がソフトを用いて電子的に作成した契約書の控えも、紙かスキャンして電子データとして保存します。

契約書は資金や物の流れと直結、連結する重要書類です。そのため、スキャンして電子データとして保存するには次のような要件を満たす必要があります。

• 最長2カ月とおおむね7営業日以内の入力
• 200dpi以上の解像度で保存
• 赤・緑・青それぞれ256階調で保存
• タイムスタンプを付与
• 解像度及び階調情報を保存
• 画像の大きさ情報の保存
• 訂正や削除の履歴や内容が確認可能
• 入力者など情報が確認可能
• スキャンした領収書と帳簿との関連性が確認可能
• 14インチ以上のカラーディスプレイの備え付け
• 整然・明瞭な出力が可能
• システムの開発関係書類等の取り付け
• 検索機能の確保

参照：「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」｜国税庁

1-2. 電子データの契約書は紙で保存できない

PDFをはじめとした電子データの契約書はそのまま電子保存しましょう。これまでは紙で印刷して保存することも可能でした。しかし、改正電子帳簿保存法によって、電子データの契約書を紙で印刷して保存することが2024年1月1日よりできなくなります。2023年12月31日まではプリントアウトして保存することは可能です。しかし、年が明けて急に保存方法を変えるのは、混乱を招きかねません。そのため、早い段階から電子データで保存するようにしましょう。

電子データの契約書をそのまま保存するには、タイムスタンプの付与や履歴が残るシステムを利用する、改ざん防⽌のための事務処理規程に則るといった、改ざん防止のための措置を講じる必要があります。また、「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるような検索機能も求められます。

参照：「電子取引データの保存方法をご確認ください」｜国税庁

2. 電子帳簿保存法に準じて契約書を保存するメリット

電子帳簿保存に準じて契約書を保存するメリットは次のとおりです。

• 契約書の保管スペースを減らせる
• プリントアウトにかかるコストを削減できる
• 電子契約サービスによって働き方改革が進む

2-1. 契約書の保管スペースを減らせる

紙の契約書は基本的に7年間の保管が求められています。そのため、紙で契約書を保管し続けると、保管にスペースを取ってしまうかもしれません。

保管スペースの削減につながるのが、契約書の電子保存です。電子データで締結した契約書をそのままデータとして保存することで、保管スペースを取ることがありません。

2-2. プリントアウトにかかるコストを削減できる

電子データで締結した契約書は2023年内であればプリントアウトしての保存が可能です。しかし、プリントアウトには用紙代やインク代が発生してしまいます。そのため、電子データで締結した契約書は、そのまま電子データとして保存することで、プリントアウトにかかるコストが削減できます。

2-3. 電子契約サービスによって働き方改革が進む

電子データで契約する電子契約サービスの導入は、働き方改革の推進にもつながります。従来の紙の契約書で運用している場合、押印や印刷、郵送の手続きのために出社する必要がありました。しかし、電子契約サービスを導入することで、契約手続きのための出社が不要になるため、テレワークや働き方改革の推進が期待できます。とはいえシステムを導入する以前に電子帳簿保存法に関して正しく理解できておらず、どのように対応すれば良いかもわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法への対応方法はもちろん、そもそもどのような制度なのかを図解つきでわかりやすく解説しております。電子帳簿保存法に関する知識を正しくつけて対応したいと考えている方にとっては大変参考になる資料となっておりますのでこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 電子帳簿保存法に準じて契約書を保存するときの注意点

電子帳簿保存法に準じて契約書を保存する際は、次の点に注意しましょう。

• 電子化できない契約書もある
• 原本の廃棄は十分な検討が必要
• 不正や改ざんが発生しない体制を整える

3-1. 電子化できない契約書もある

契約書を電子化することで、スムーズな締結が可能です。しかし、契約書を電子化する際は、一部電子化できない契約書があることを把握しておきましょう。たとえば次のような契約書の電子化は認められていません。

• 任意後見契約書
• 事業用定期借地権を設定するための契約書
• 企業担保権の設定もしくは変更を目的とする契約書

これらは、公正証書によって契約することが定められているため、書面で締結する必要があります。

3-2. 原本の廃棄は十分な検討が必要

紙の契約書を適切にスキャンした場合、原本を廃棄できます。しかし、一般的に裁判の際に証拠として提出する書類は原本です。そのため、紙の契約書の原本を廃棄するかどうかは、十分な検討が必要でしょう。紙の契約書によっては万が一の際に備えて、原本を保存しておくほうがいいケースも考えられます。

3-3. 不正や改ざんが発生しない体制を整える

契約書を電子保存するには、不正や改ざんに備えた体制作りが必要です。万が一、不正や改ざんが発覚した場合、重加算税が10％加重されてしまいます。

また、不正や改ざん防止の体制に加えて、どの契約書をどのように保存するかの手順や要件もわかりやすくまとめておきましょう。とくに紙の保存と電子保存とを併用する場合、混乱につながりかねません。

4. 契約書を電子化することでさまざまなメリットが生まれる

契約書は、紙で受領した契約書か電子データで受領した契約書によって電子保存の方法が異なります。それぞれ電子保存する際は要件が設けられているため、要件に応じて保存しましょう。

契約書を電子保存することで、契約書の保管スペースを減らせる、プリントアウトにかかるコストを削減できるなどのメリットにつながります。しかし、契約書を電子保存する際は、一部の契約書は電子化に対応していなかったり、原本を保存するかどうかを検討したりする必要があることを意識しておきましょう。