電子帳簿保存法に事務処理規程は必要?作成するメリットをわかりやすく解説 |HR NOTE

電子帳簿保存法に事務処理規程は必要?作成するメリットをわかりやすく解説 |HR NOTE

電子帳簿保存法に事務処理規程は必要?作成するメリットをわかりやすく解説

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  • 経費精算

電子帳簿を使って事務処理をする人

電子帳簿保存法において事務処理規程は、保存要件を満たす上でも重要な規程です。しかし「事務処理規程を作成するメリットがわからない」「作成方法が知りたい」と悩む方も多いでしょう。

本記事では、電子帳簿保存法に対応するために事務処理規程の必要性ついて、わかりやすく解説します。

最後まで読むと、事務処理が必要な理由や作成することで生じるメリット、作成方法がわかるため、ぜひご一読ください。

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1. 電子帳簿保存法における事務処理規程とは

パソコンで作業する人

事務処理規程とは、電子帳簿保存法に対応した運用ができるように社内で決める規程をまとめたものです。

従業員がルールを把握できるように社内で共有し、運用するために作成します。明確なルールを従業員に周知できるため、スムーズな運用が期待できるでしょう。

事務処理規程は、法人や個人事業主に作成義務があるわけではないものの、必要になるケースがあります。具体的には、2022年1月1日以前に作成した書類をデータ化する場合です。

2022年1月1日以前に作成した請求書や契約書、領収書をデータ化する可能性があるなら、事務処理規規程を作成しておくと安心でしょう。

1-2. 規程と規定の違いとは

本記事では、「規程」と「規定」という言葉がでてきます。読みは同じですが、意味が異なるため注意しましょう。

事務処理のルールをまとめたものを指す場合は「規程」、事務処理規程のなかに含まれている条項を個別に指す場合は「規定」を使用します。

2. 電子帳簿保存法によって事務処理規程が必要とされる理由

パソコンでデータを処理する人々

電子帳簿保存法において事務処理規程が必要とされる理由は、保存に必要な要件を満たすためです。

電子帳簿保存法において、電子データを保存するときには「可視性の確保」と「真実性の確保」を満たす必要があります。

両方の要件を理解し、適切に満たすためのルールとして、事務処理規程を作成することが大切です。

2-1. 可視性の確保

「可視性の確保」には以下の条件をすべて満たさなければいけません。

  • 保存場所に電子計算機やプログラム、操作説明書などを備え付け、速やかに出力できるようにしておくこと
  • システムに関する書類などを備え付けておくこと
  • 範囲指定での検索などの検索機能を確保しておくこと

2-2. 真実性の確保

「真実性の確保」は以下4つのうち1つの要件を満たすことで、データでの保存が可能になります。

  • タイムスタンプが付与されたあとに、取引情報の授受をおこなう
  • 取引情報の送付、受領後は速やかにタイムスタンプを付与するとともに、保存するものまたは管理するものに関する情報を確認できるようにしておく
  • 訂正や削除をおこなった場合は、その事実および内容を確認できるシステムまたは訂正や削除ができないシステムで、授受および保存をおこなう
  • 訂正、削除の防止に関する事務処理規程を定め、規程に沿った運用をする

社内で事務処理規程を定めてから運用していくことによって、4つある「真実性の確保」から1つの要件を満たせます。

ただ、保存要件を満たすためには、システムのみで対応するのが難しい可能性があるため注意してください。

たとえばタイムスタンプの付与で要件を満たす場合、すべての取引先からタイムスタンプが付与された状態で受領するとは限りません。対応が難しい取引が発生する可能性があるでしょう。

システムに問題が生じたときのためにも、事務処理規程を作成しておくと円滑に処理することが可能です。

細かい要件を把握しても、そもそも電子帳簿保存法に関して基礎からよく理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では法改正による電子帳簿保存法の細かい改正内容はもちろん、そもそも電子帳簿保存法はどのような法律で、どう対応する必要があるのかをわかりやすく解説しています。電子帳簿保存法に関して基礎から正しく理解したい、会社でも正しく対応したいという方には大変参考になる内容となっておりますので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

参照:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

3. 事務処理規程を作成するメリット

電子データを処理する人

事務処理規程を作成しておくメリットは以下の3つがあります。

  1. 社内でのルールが明確になり、スムーズに運用できる
  2. 運用開始後に生じるトラブルの解決につながる
  3. あらかじめ作成することで幅広い取引に対応できる

3-1.社内でのルールが明確になり、スムーズに運用できる

事務処理規程には管理責任者や対象データについても明記するため、社内ルールの明確化が可能です。

運用する上でのルールが曖昧だと、認識の違いやトラブルが生じやすくなるでしょう。特に大企業の場合は、従業員への周知にも時間がかかったり、共通認識の形成が難しかったりする可能性があります。

前もって事務処理規程を作成した上で、社内での業務プロセスやルールを明確にしておくとスムーズな運用が可能です。

業務をおこなうときにルールが統一されていると、人によって指示が異なる状態にもなりにくいでしょう。管理側は業務の進め方を指導しやすく、担当者は業務の効率化につながります。

3-2.運用開始後に生じるトラブルの解決につながる

事務処理規程を設けることは、運用開始後に生じるトラブルの解決に役立ちます。トラブルに適切に対処できるためです。

たとえば、事務処理規程に管理責任者を記載しておくことで、何か問題が生じた場合にだれが対応するのかがわかりやすくなります。的確な指示ができ、運用方法の改善が可能です。

電子取引の範囲を定めておけば、どの過程で誤りがあったのか確認できるため、解決に向けて行動しやすくなるでしょう。

さまざまなトラブルに対応するためにも、前もって事務処理規程を定めておくことが大切です。

3-3.あらかじめ作成することで幅広い取引に対応できる

事務処理規程をあらかじめ作成しておくと幅広い取引に対応できます。

取引先から電子データを受け取る際、すべてにタイムスタンプが付与されているとは限りません。そのため、対応できない取引が発生する可能性もあります。

突然取引の対応が難しくなると、取引先に迷惑をかけることにもなりかねません。

訂正や削除の内容を確認できるシステムを導入しておく以外にも、事務処理規程があると幅広い取引に対応できます。運用開始後に問題が生じると対応が大変になるため、前もって作成しておくことで万全な準備ができ安心です。

4. 事務処理規程の作成方法

電子上の従業員データを整理する人

事務処理規程は、国税庁のホームページに掲載されている事務処理規程のサンプルを元に作成可能です。サンプルを参考にしながら、適宜調整して社内の運用方法に合わせて作成しましょう。

電子取引データに関する事務処理規程に記載する主な項目と内容について、法人の場合をまとめました。

項目 具体的な内容
目的 事務処理規程を定める目的など
適用範囲 規程を適用する従業員の範囲(契約社員など)
管理責任者 規程を管理する責任者の名前
電子取引の範囲 電子メールを利用した取引など
取引データの保存 保存年数など
対象となるデータ 納品書など
運用体制 管理責任者と処理責任者の名前を記載
訂正削除の原則禁止 訂正、削除を禁止する旨を記載
訂正削除をおこなう場合 訂正、削除をおこなう場合に申請書に記載する内容やルールについて

個人事業主の場合は以下のとおりです。

項目 具体的な内容
訂正削除の原則禁止 訂正、削除を禁止する旨を記載
訂正削除をおこなう場合 訂正、削除をおこなう場合に申請書に記載する内容やルールについて

記載内容の検討や内容の共有などにも時間がかかることが予想されます。事務処理規程は日程に十分なゆとりを持たせて作成しましょう。

参照:参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁

5. 事務処理規程を作成しない場合

電子データを用いることで作業処理が早くなる

事務処理規程を作成しない場合には、以下の3つの要件のいずれかを満たす必要があります。

  • タイムスタンプが付与されたあとに、取引情報の授受をおこなう
  • 取引情報を送付した後と受け取った後は、速やかにタイムスタンプを付与するとともに、保存するものまたは管理するものに関する情報を確認できるようにしておく
  • 訂正や削除をした場合は、その事実および内容を確認できるシステムまたは訂正や削除ができないシステムで、授受および保存をおこなう

要件のうち1つを満たせば良いため、社内での運用のしやすさなども加味した上で、どの要件を満たすのか検討しなければいけません。

訂正や削除の内容が残るシステムの導入や、取引情報を受け取った後すぐにタイムスタンプを付与できる準備を検討してください。

事務処理規程の必要性を正しく理解し、組織に合った方法で運用していきましょう。

参照:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

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