電子帳簿保存法は申請不要？法律改正のポイントを詳しく解説

電子帳簿保存法は請求書や領収書といった書類や仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿を電子保存するルールを定めた法律です。電子帳簿保存法は2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことで、従来とは変更になった要件がいくつもあります。

この記事では、電子帳簿保存法が改正されたことによる所轄税務署長への申請の有無や改正のポイントなどを解説します。

1. 電子帳簿保存法の申請は不要？

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことによって、これまで必要だった所轄の税務署長への申請が不要になっています。これにより帳簿や書類の電子保存化がスムーズにできるようになりました。

1-1. 従来の電子帳簿保存法における申請とは

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行される前は、電子帳簿保存のうち、電子データ保存とスキャナ保存については税務署長に申請が求められていました。

従来の電子帳簿保存法における税務署長への申請は次のようなステップです。

• 電子化のための社内規定を整える
• 電子化のためのシステムを導入する
• 国税庁所定の書類を記入する
• システムの操作マニュアルなど、必要な添付書類を用意する
• 税務署に届け出る

このように、税務署長への申請は所定の書類の届出だけでなく、社内規定整備、システム導入なども必要でした。

2. 電子帳簿保存法の改正のポイント

電子帳簿保存法が改正されたことで、税務署長への申請不要となったことは大きな変更ポイントです。

しかし、それ以外にもさまざまな要件が緩和されたことで、電子保存に取り組みやすくなりました。例えば、次のような要件が緩和されています。

2-1. 適正事務処理要件の緩和

電子帳簿保存法のなかでもスキャナ保存には、適正事務処理要件が設けられていました。これまでは帳簿や書類をスキャンする際に必要とされていたのが、2人以上の従業員で原本を確認する相互けん制の体制です。また、定期的な検査の実施や社内規定の整備といった適正事務処理要件が求められいました。しかし、改正によってこのような適正事務処理要件は不要となっています。

2-2. タイムスタンプの緩和

タイムスタンプとは、その電子データが正しいデータであることを示す技術です。タイムスタンプが付与されていることで、データが改ざんされていない、完全性を備えてデータであることが証明されます。

従来の電子帳簿保存法におけるスキャナ保存と電子取引では、タイムスタンプの付与を遅延なく行うことが要件でした。しかし、改正によってタイムスタンプの付与期間が最長2カ月＋おおむね7営業日以内に延びています。

2-3. 検索要件の緩和

スキャナ保存、電子取引では、データを検索する際の項目が次の3つに緩和されました。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

さらに税務署員からの要請に対して、速やかに電子データをダウンロードできる環境であれば、検索の範囲指定や2つ以上の条件で検索できる必要性も不要になっています。

3. 電子帳簿保存法に対応するときの注意点

電子帳簿保存法は改正によって要件が緩和されました。一方で、不正や改ざん、電子取引データの取扱についてのルールも厳格化されています。改正電子帳簿保存法に対応する際は以下の点に注意しましょう。

• 不正や改ざんが発覚した場合は重加算税が発生する
• 電子取引データは紙での保存が認められなくなる

3-1. 不正や改ざんが発覚した場合は重加算税が発生する

電子帳簿保存法は改正されたことによって、スキャナ保存や電子取引において不正や改ざんが発覚した場合は、重加算税は10％加重されるというように法整備されました。このようなリスクに対応するために、社内で電子保存についての規定作成や各保存方法の周知を徹底しましょう。

参照：「電子帳簿保存法が改正されました」｜国税庁

3-2. 電子取引データは紙での保存が認められなくなる

電子メールに添付されたPDFの請求書や、クラウドサービスでダウンロードしたPDFの請求書といった電子取引データは、従来は紙に印刷して保存することが可能でした。しかし、改正電子帳簿保存法によって、紙に印刷しての保存が認められなくなりました。猶予期間として2023年12月31日までは、紙に印刷して保存することが可能です。しかし、2024年1月1日からは電子取引データは、紙に印刷せずにそのまま電子保存する必要があります。

参照：「電子取引データの保存方法をご確認ください」｜国税庁

電子帳簿保存法は数年おきに改正されており、少しずつ内容が変更されています。そのため定期的にどの部分が変わっているのかを理解しておく必要があります。とはいえ、常にキャッチアップするのも難しい、そもそも電子帳簿保存法の基礎を正しく理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて当サイトでは5分で読み解く電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する基礎的な内容を図解つきで解説しており、また直近の法改正についてもどこがどう変わったなども詳細に解説しています。電子帳簿保存法に関する正しい知識をわかりやすく知りたいという方にとっては大変参考になる内容となっておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4. 電子取引データを電子保存するメリット

電子取引データは紙での保存が認められなくなりました。そのため、これまで印刷して保存していたという企業からすると、業務フローを構築し直す必要があり、慣れるまでは一時的に負担が発生してしまうでしょう。しかし、電子取引データをそのまま電子保存することで、さまざまなメリットが得られます。

4-1. 紙での保存スペースを削減できる

電子取引データを紙で保存する場合、保存スペースを確保しなければなりません。特に請求書、領収書などの書類は基本的には7年間保存しておく必要があります。電子取引で交わされる書類をすべて紙で保存するとなると、多くのスペースが必要です。

改正電子帳簿保存法に則って電子データで保存することで、保存スペースを大幅に削減できます。

4-2. プリントアウトにかかるコストの削減

電子取引データを紙でプリントアウトしていると、用紙代やインク代といったコストが発生します。電子取引データをそのまま電子保存することで、用紙代、インク代といったプリントアウトに必要なコストを削減可能です。

また、プリントアウトした紙のデータでは、過去の取引を検索するのに時間がかかってしまいます。そのため、管理や検索に人的コストを割いてしまう可能性があります。一方、電子データとして保存することでスムーズに検索できるため、管理や検索にかかっていた人的コストの削減が期待できます。

4-3. セキュリティの強化

紙に印刷した電子取引データは、キャビネットや専用の部屋に施錠して保存するのが一般的です。しかし、鍵を壊されてしまうことによる情報流出というリスクが考えられます。また、紙で保存していると引っ越しや掃除の際に紛失してしまうリスクもあり得ます。

対して、電子データとしてクラウド上に保存して閲覧の制限をかけることで、第三者の目に触れることはなくなります。また、紛失のリスクも軽減可能です。

5. 電子帳簿保存法の改正によって電子保存しやすくなっている

電子帳簿保存法が改正されたことにより、これまで必要だった所轄の税務署へは申請不要となりました。また、適正事務処理要件、タイムスタンプ、検索要件などが緩和されているため、これまでよりも電子保存に取り組みやすくなっています。

一方で、改正によって不正や改ざんが発覚した際に重加算税が発生する、電子取引データは紙での保存が認められなくなるといった注意点も現れています。このような注意点に対応するために、社内でのルール策定や、電子取引データの電子保存に取り組むようにしましょう。電子保存に移行すれば、紙での保存よりも省スペース化やコスト削減が期待できます。