電子帳簿保存法の対象書類や対象者をわかりやすく解説 |HR NOTE

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電子帳簿保存法の対象書類や対象者をわかりやすく解説

タブレットとパソコン同時使用する女性

電子帳簿保存法は2023年末日で猶予期間が終わります。2024年からは違反すると罰則も発生するため、対象書類や対象者を正しく理解しておきましょう。知らなかった、対象外だと思っていた、は通用しません。

本記事では電子帳簿保存法の対象になる書類と企業を解説し、経理担当者が知っておきたい保存時の注意点にも触れています。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では
・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。 「電子帳簿保存法への対応を少しずつ考えたいが、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。ダウンロード

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1. 電子帳簿保存法の対象書類

契約書に印鑑を押す男性

電子帳簿保存法の対象書類は、帳簿や取引関係の書類など、さまざまなものがあります。対象書類は保存方法別に3つの区分に分けられており、どの書類がどの保存方法に区分されるのか知る必要があります。それぞれの保存方法別に対象書類を一覧にして解説します。

1-1. 電子帳簿保存

電子帳簿保存は、最初から電子データで作成された帳簿類のデータ保存区分です。会計ソフトや経理システムなどで作成されたデジタルデータが該当します。

電子帳簿等保存の区分に該当するのは、以下のような書類です。

国税関係帳簿

仕訳帳・総勘定元帳・売上台帳・仕入台帳・現金出納帳など

決済関係書類

貸借対照表・損益計算表・棚卸表など

取引関連書類

自社が作成した見積書控・契約書控・請求書控・発注書控など

1-2. スキャナ保存

スキャナ保存は、紙媒体の書類をスキャナやカメラで取り込み、画像データとして保存する方法です。領収書や請求書をはじめとした取引関連書類は、電子帳簿保存とスキャナ保存どちらでも保存が可能です。

また、電子帳簿保存の区分では自社が発行した書類に限定されましたが、スキャナ保存は取引先から受け取った書類も含まれます。

スキャナ保存の区分に該当するのは、以下のような書類です。

自社が作成した書類

見積書控・契約書控・請求書控・発注書控など

受け取った書類

領収書・見積書・契約書・請求書・発注書など

1-3. 電子取引

電子取引は、電子データの取引情報を保存する区分です。紙の媒体を一切使わずに完了した取引における各種書類の保存方法です。納税に関連する情報が含まれた書類全般が対象になります。一例としては以下のようなものがあります。

  • ECサイトの利用で発生した領収書(紙の領収書が発行されない場合)
  • メールデータで受け取った見積書
  • Web上で確認できる領収書
  • EDIで送受信した取引関連のデータ

 

ここまで読んでそもそも電子帳簿保存法がどんな法律なのか、またどのように会社で対応すれば良いかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような方に向けて当サイトでは5分でわかる電子帳簿保存法という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する概要から、対応方法、また具体的な改正内容などをわかりやすく解説しています。そのため電子帳簿保存法の基礎知識を得られるのはもちろん、会社としてどのような対応をすればよいかも理解することができます。大変参考になる資料となっておりますので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

2. 電子帳簿保存法の対象者

カフェで作業する

電子帳簿保存法は2023年末日に猶予期間が終わり、2024年1月1日からは本格的に義務化されます。罰則も発生するため、対象者は守らなくてはいけません。電子帳簿保存法の対象になる範囲を知っておきましょう。

2-1. 全ての企業と個人事業主が対象

電子帳簿保存法は、業種や事業規模を問わずに全ての企業と個人事業主が対象です。大企業や中小企業だけでなく、小規模事業者や個人事業主も例外ではないことを十分に理解しておきましょう。

なお、電子帳簿保存法の対象になるのは電子データのみです。取引で紙の書類しか発生しない場合は電子帳簿保存法の対象外になります。

しかし、近年はペーパーレス化が進み電子データでのやり取りが増えています。1件でも電子データによる取引が発生している場合は、電子帳簿保存法の対象者です。現在は電子データによる取引がなくても、保存が必要な書類や保存要件は正しく理解して備えることが望ましいです。

2-2. 違反した場合の罰則

電子帳簿保存法は2022年の改正により、電子データの保存要件が緩和されました。企業側の負担が大きい要件が廃止や緩和されたため、利便性が上がり要件を満たせる企業が増えています。

しかし、緩和を行ったことで不正や間違いが発生するリスクが上がりました。これに対して国は罰則を設けています。

違反しても即座に罰則が適用されることはありませんが、悪質性や常習性が高ければ追徴課税や会社法による罰則が発生する可能性があります。対象外だと勘違いしていた場合や、電子データによる取引を見落としていた場合など、故意でなくとも罰則が発生する恐れがあります。十分に注意しましょう。

3. 電子帳簿保存法の対象書類を保存するときの注意点

パソコンの前の!マーク

電子帳簿保存法の対象になる書類を保存するときは、以下の点に十分に注意しましょう。

3-1. 印刷して保存することは原則としてできない

2024年1月1日からは、電子帳簿保存法の対象になる書類を印刷して保管することは、原則として認められなくなります。今までは、メールで受け取った領収書をプリントアウトして保存しても問題ありませんでした。しかし、2024年からは電子データで受け取った書類は、そのまま電子データで保管する必要があります。

また、その際は電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たさなくてはいけません。

3-2. 保存要件を満たして保存する

電子帳簿保存法に則って電子データを保存するには、保存要件を満たす必要があります。電子データを保存していても、定められた保管要件を満たしていない場合は認められず、罰則が科されるかもしれません。

保存要件は大幅に緩和がされましたが、タイムスタンプや検索要件など、満たさなければいけないポイントは多くあります。対応しているシステムやソフトウェアを導入し、要件を満たして保存するようにしましょう。

3-3. 定められた保存期間を守る

帳簿は取引関連の書類などの信憑書類は、法人税法の規定によって7年または10年の保存が義務付けられています。電子帳簿保存法に則って保存した帳簿と書類にも該当するため、必ずこの保存期間を守れる保存方法を選びましょう。

何らかの理由でデータが消失した場合や、閲覧できなくなった場合などは、電子帳簿保存法違反になる可能性があります。

バックアップやクラウドサービスを活用し、確実かつ安全に保存をしてください。

3-4. 紙媒体の帳簿・書類は対象外になる

電子帳簿保存法で保存が義務付けられている帳簿や書類は、電子データに限定されています。最初から紙で作成された帳簿や書類は対象外です。

ノート式の帳簿や紙の取引関連書類は、今までどおりの保存方法で問題ありません。読み込んで電子データとして保存する必要はないため、この点を勘違いしないように注意しましょう。

3-5. 最新の法令を遵守する

電子帳簿保存法は1998年に施行されてから、繰り返し改正がされています。2022年の改正を含めると7回ほど改正されており、今後もデジタル技術が発展すれば、大幅な改正が発生することも考えられます。

そのため、電子帳簿保存法に関して、常に最新の情報を得られるようにしなくてはいけません。古い情報で保存を続けていると、気付かないうちに違反をする可能性があるからです。

3-6. 猶予措置に期待をしすぎない

電子帳簿保存法には、2023年末日までは猶予期間(宥恕措置)があります。以前はこの宥恕措置が終了すると、電子データを紙媒体に出力して保存する方法が認められなくなる予定でしたが、2023年度の法改正で宥恕措置に変わり「猶予措置」が整備され、2024年からも実質的に紙媒体での保存が可能になりました。

しかし、原則は電子保存であり、税務署長が承認する明確な条件も不明なため、できる限り電子化を進めた方が安全です。「宥恕措置があるから」と電子帳簿保存法を軽視することはせず、早めに対応するようにしましょう。

4. 電子帳簿保存法は全ての事業者が対象!適切に対応しよう

ボスと書かれた札とデスク

電子帳簿保存法の対象になるのは、電子データの帳簿や取引関連書類です。全ての事業者が対象で、事業規模や業種は問いません。そのため、メールで請求書や領収書のやり取りがある事業者や、帳簿をパソコンで付けている事業者は例外なく対応が求められます。

対応がまだの場合は、保存要件や保存期間に気を付けて環境を整えましょう。宥恕措置はありますが、条件が定められており、改正で変化する可能性もゼロではありません。

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を わかりやすく総まとめ!
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが下がりました。 しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律など、電子帳簿保存法そのものの内容や対応する手順など正しく理解しておかなければいけません。 「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

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