社員の成績やスキル、課題を把握し、適切な人事評価に役立つ書類が人事評価シートです。多くの企業で導入されているものの、部下をどのように評価してよいか、悩む上司の方も多いでしょう。
目標は努力して達成できる範囲で定める、評価ではプラスとマイナスの双方の内容を盛り込み部下の成長を促すなど、書き方にはいくつかのポイントがあります。
本記事では、管理職が人事評価シートを書くときのポイントを解説します。
1.人事評価シートとは？
人事評価シートとは社員の成績やスキル、課題を把握し、管理するためものです。人事評価シートの目的を理解するためには、そもそも人事評価はなぜ必要なのか、評価要素と合わせた理解が必要です。
1-1. 人事評価の目的
人事評価の目的は以下の通りです。
- 公平な評価により昇給や昇進を行うため
- 社員のモチベーション向上のため
- 会社が目指す方向性を認知させるため
明確な評価基準を設けることで、社員一人ひとりの頑張りが適切に評価されます。社員は努力の方向性が理解でき、モチベーションの向上にもつながるでしょう。
また、人事評価制度は、企業の進む方向を社員の認識と一致させる効果もあります。目指す方向の一致は組織形成を行ううえでも必要です。
1-2. 人事評価に必要な要素
一般的に、人事評価では実績だけでなく、社員のスキルや意欲を含む下記の3つの要素により多角的に評価します。
- 成果評価：目標達成度などの実績を評価する
- 能力評価：実行力や改善力など仕事上の能力を評価する
- 情意評価：責任感など勤務態度を評価する
成果評価では一定期間中の達成目標を定め評価します。新規顧客の獲得数など数値で管理するため、透明性の高い基準です。
能力評価では、社員が業務にどの程度能力を発揮したか、また、どのような能力を身に付けたかを評価します。
情意評価では、協調性や積極性、責任感、規律性など、勤務態度や業務への姿勢を評価します。
1-3. 人事評価シートを作成する目的
人事評価シートを作成する目的は以下の3つです。
- 評価が適切か確認するため
- 自己の成長を振り返るため
- 人材管理のため
人事評価シートは3カ月～1年に一度、社員と上司の双方が記載し作成します。事前の面談時に目標を設定し、期間終了後、再度面談を行い評価することが多いでしょう。
上司と社員、双方が評価シートへ記入するため、評価が適切か確認でき、社員は成長を振り返る機会にもなります。
また、会社に人事評価シートがあれば、管理者候補の決定など人材管理を行ううえでも有効な資料となります。
2. 人事評価シートを書くときのポイント
人事評価シートは目標設定時から評価時まで、書き方があります。ここでは、上司が部下の人事評価シートを作成するときのポイントを解説します。
2-1. 経営方針に基づいた目標を設定する
社員が立てた目標は、事業方針に基づいているか、経営目標の達成に貢献できるか確認しましょう。優れた目標を設定しても、それが事業と関係なければ意味がありません。
目標設定が事業方針と食い違う社員がいれば、説明のうえ、修正を指示しましょう。
2-2. 努力して実現可能な目標を設定する
社員が設定した目標は仕事に励むことで、実現できるレベルか確認しましょう。中には、よい評価を得るため、容易に達成できる目標を設定する社員もいます。
また、目標が高すぎる場合、達成できないだけでなく、自己の能力を客観的に認識できていない恐れもあります。社員のキャリアプランも考慮し、努力して達成できるレベルに設定させます。
2-3. 目標の達成条件を明確にする
目標は可能な限り数値で設定しましょう。また、定量化が難しい目標は達成条件を明確にして設定します。「勤務態度を改善する」のように漠然としていては評価も難しくなるためです。
「自ら率先して挨拶し、同僚と良好な関係を築く」のように、行動や目標を明確にさせましょう。
2-4. 達成できた点と改善点の双方を評価する
評価の段階では、社員が達成できた点と問題点、さらにその改善方法まで明記しましょう。人事評価シートは成長につなげる目的もあるため、達成できた内容を評価するだけでは足りません。
そのため、評価の際は部下の失敗点や問題点も記入し、その改善方法も合わせて記載します。
日本人では謙遜して自己評価を低く設定することも多々あります。その場合、自己評価よりも一段高く評価するとよいでしょう。
なお、社員の自己評価は、本人の性格によっても大きな差があります。中には自己評価が高すぎるケースもあるため、一人ひとりの性質も考慮しましょう。
3. 人事評価シートを書くときの注意点
人事評価シートは公平な人事評価だけでなく、人材管理や社員の成長も担う書類です。また、労働基準法上も3年間の保管が義務付けられているため、後から見返したときにもわかりやすいように記載しましょう。
3-1. 内容は簡潔に記載する
結論から先に記載し、簡潔でわかりやすい内容を心がけましょう。簡潔な記載が必要な理由は2つあり、ひとつは、上司と部下の理解を一致させるためです。
もうひとつは、人材管理の資料として、後から見返したときも内容を把握しやすいためです。
3-2. 偏見や先入観を捨て第三者目線で書く
社員の評価では、付き合いの長さやひとつの高い業績などに惑わされず、第三者目線で客観的に評価しましょう。
これらの先入観や偏見は「評価エラー」とも呼ばれています。評価ではイメージではなく事実のみを確認するほか、可能であれば評価者の人数を増やすなども対策のひとつです。
3-3. 社員のモチベーションを下げない
人事評価シートのフィードバックは、社員の成長を促すのが目的です。そのため、プラス評価とマイナス評価はバランスを考慮しましょう。
また、指摘が必要な内容は改善方法も明記し、モチベーションが下がらないようにします。
3-4. 【職業別】人事評価シートのポイント
人事評価シートの書き方は、業界や職種によっても異なります。ここでは、職種別の書き方のポイントを解説します。
3-5. 営業職
営業職は目標の達成状況を数値で判断できるため、成果志向に傾きやすくなります。そのため、個々のスキルや勤務態度など、部下の行動面にも日頃から注意を向けて書く必要があります。
3-6. 事務職
業務内容の数値化が難しい部門です。普段の部下の仕事ぶりを確認するのはもちろん、業務効率化や残業時間の短縮、経費削減など細部まで評価しましょう。
3-7. 企画・マーケティング職
数値やデータを用い、論理的に進める必要がある部門です。しかし、結果を数値化できるかどうかは社員が担当する業務により異なります。また、大型の企画の場合、計画途中で評価を下さなければいけません。
そのため、日頃から社員の業務内容をよく確認しましょう。また、チームプレー部門のため、情意評価にも気を配ることが大切です。
3-8. 技術職
研究開発から生産技術の向上、設備保全職まで、さまざまな仕事が含まれます。研究開発などは新製品の開発や特許の取得、生産技術職では製造コストの削減など、それぞれ評価対象も異なります。
売上とは別の視点が必要なため、会社に対して、どのような技術貢献をしたかを評価しましょう。
4. 人事評価シートで社員の成長を促そう
人事評価シートは社員の成績やスキル、課題を明確化し、公平な人事評価を行ううえで重要な書類です。また、企業は人事評価シートの導入により、組織風土の形成や人材管理に役立てることもできます。
とはいえ、自己評価と他者評価の双方が必要な人事評価シートは、運用が煩雑になりやすい書類でもあります。人事評価を効率化したいと考えているなら、人事評価システムを導入し、一元管理するのがおすすめです。
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