ビジネスシーンでのコミュニケーションを円滑にすることができるビジネスチャット。これまでメールでやり取りしていて、「気軽に連絡を取れない」という課題を解消するためにツールの導入を考えている方もいるのではないでしょうか。 今回は、ビジネスチャットツールをどのような基準で選べば良いのかを解説します。
目次
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ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、ビジネスシーンで使われるチャットツールのことです。プライベートでLINEやFacebook Messengerを利用して気軽に連絡をしているように、ビジネスシーンでも気軽に連絡を取りやすくなります。
これまで、ビジネスシーンの連絡はメールでおこなっていた企業もあるのではないでしょうか。メールでも連絡を取ることはできますが、軽い連絡でもビジネスマナーに気を遣わなければいけなかったり、送受信に時間がかかってしまったりします。
このような、メールで連絡することで発生するコミュニケーションコストを軽減できるのがビジネスチャットの特徴といえるでしょう。
ビジネスチャットの機能
ビジネスチャットにはメールとは異なる機能がいくつか搭載されています。ビジネスチャットの基本となるチャット機能をはじめ、ファイル共有機能、掲示板・フィード機能、タスク管理機能などがあります。
また、社内・社外で利用するためにはセキュリティに関する機能も重視したいところです。ビジネスチャットには、セキュリティに関するさまざな機能があります。ここで紹介する機能を活用することで、業務を円滑に進めましょう。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| グループチャット機能 | 複数人でチャットができる |
| ファイル共有機能 | ExcelやPowerPoint、PDFなどのファイルをチャットで共有することができる |
| 掲示板・フィード機能 | ユーザーが投稿し、投稿内容を見れる機能 |
| スタンプ機能 | テキスト以外に、絵文字やスタンプでコミュニケーションができる機能 |
| タスク管理機能 | タスクを依頼・管理する機能 |
| 音声・ビデオ通話機能 | そのチャットを使っている人同士で、音声通話・ビデオ通話ができる機能 |
| 履歴検索機能 | チャットの履歴を検索できる機能 |
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| IP制限機能 | チャットに接続する元のIPを制限する機能 |
| アカウントロック機能 | アカウントの利用者に対して管理者がロックをする機能 |
| 端末制限機能 | チャットに接続する端末を制限する機能 |
| シングルサインオン機能 | 1つのID・パスワードで複数のアプリケーションにログインできる機能 |
| ゲストモード機能 | 一時的なアカウントを発行する機能 |
ビジネスチャットの選び方
これまで、ビジネスチャットとはどのようなものなのか、どのような機能を搭載しているのかを解説してきました。ここでは、多くのビジネスチャットツールがあるなかで、どのようにして選べばよいのかを解説します。
費用
ビジネスチャットを導入するうえで、費用は重要な選定基準になるでしょう。ビジネスチャットのなかには、一部機能に制限があるものの、無料で使えるものも多くあります。チーム内など、小さな範囲でビジネスチャットを利用する場合、無料のまま使い続けることができる場合もあります。
自身がどのようなシーンにおいてビジネスチャットを利用したいのかをあらかじめイメージしたうえでツールを選ぶことで、コストパフォーマンスの高いツールを選ぶことができるでしょう。
機能
ビジネスチャットツールを選ぶとき、利用できる機能も確認しておきましょう。どのツールを利用しても気軽にチャットを利用することはできますが、そのほかに搭載している機能はツールによって異なります。
チームで利用したければグループチャット機能を搭載しているもの、業務の進捗管理に利用したければタスク管理機能を搭載してるものを選ぶでしょう。このように、ビジネスチャットを利用する用途に応じて必要な機能が異なるため、あらかじめ用途を明確にして必要な機能を把握しておきましょう。
使いやすさ
ビジネスチャットツールを利用するうえで、使いやすさは重要な要素になってきます。ビジネスチャットツールを利用するおもな目的は「気楽なコミュニケーション」にあるでしょう。しかし、ツールが使いづらいと気楽に利用することができず、ツールの利用が社内に浸透しなくなってしまうことがあります。
無料で利用できるツール無料トライアルで試せるツールも多いので、使いやすさを事前に確認したうえで導入を検討していきましょう。
ビジネスチャットの運用で設ける社内ルールはどのようなものが適切か
マナーはあくまでも、組織に属する個人、社会人として身につけておくべきものという位置付けになります。これとは別に、運用上のルールや投稿ルールを設けている企業もあります。
社内ルールとしてはどのような内容を設けるのが良いのでしょうか。代表的なものとしては、以下のような社内ルールが挙げられます。
- チャットルームが乱立しないように新規ルームの設置は管理者のみにする
- 全体への共有事項へは「了解しました」というメッセージではなく、スタンプでリアクションをする
- 自身の個人携帯などからビジネスチャットにアクセスすることを禁止
これらは自社にとって該当しないというものもありますし、運用を開始した後で見えてくる課題もあります。それに応じて、社内ルールを設けるのが良いでしょう。
ビジネスチャットでコミュニケーションをスムーズに！
いかがでしたか。今回は、ビジネスシーンでのコミュニケーションを円滑に進めることができるビジネスチャットツールを紹介しました。
社外との連絡であればメールを利用する有用性も高いですが、あまり気を遣う必要のない社内でメールを利用していると、業務効率を落とすことにつながってしまう場合があります。円滑に進められるコミュニケーションを円滑に進めるべく、この機会にビジネスチャットの導入を検討してみてください。
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