Sau đây là thống kê về các thiết bị mới nhất có thể được sử dụng trong hệ thống quản lý thời gian làm việc

Công ty của bạn hiện đang quản lý thời gian làm việc của nhân viên mình như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp lớn đã và đang áp dụng hệ thống quản lý thời gian làm việc bằng thẻ IC hoặc máy vi tính. Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn duy trì quản lý thời gian làm việc bằng cách sử dụng thẻ chấm công hoặc sổ chấm công viết tay.

Tuy nhiên, với cách quản lý thời gian làm việc bằng thao tác thủ công trên giấy như vậy, đòi hỏi phải tốn khá nhiều công sức để tổng kết lại và cũng rất dễ xảy ra những vấn đề như quẹt sót thẻ chấm công hay kiểm tra bị lỗi.

Các công ty đang áp dụng hệ thống quản lý thời gian làm việc có mức độ hài lòng dường như khá cao. Trong những năm gần đây, các công ty đã có thể sử dụng thiết bị hay hệ thống dùng cho việc quản lý thời gian làm việc với giá thành thấp.

Bài viết này xin được giới thiệu về ưu điểm cũng như khuyết điểm của các thiết bị chấm công được sử dụng trong hệ thống quản lý thời gian làm việc hiện nay.

Chấm công bằng thẻ chấm công hay sổ chấm công có lẽ đã lỗi thời.

Thẻ chấm công là hệ thống quẹt thẻ thông dụng in lại thời gian bắt đầu làm việc và ra về. Loại thẻ này đã được sử dụng từ rất lâu rồi và hiện nay vẫn còn nhiều công ty đang sử dụng.

Về ưu điểm, giá thành máy chấm công rẻ nên dễ dàng sử dụng. Hơn nữa, nó là cách quẹt thẻ thủ công quen thuộc từ trước đến nay và không cần phải sử dụng đến máy vi tính hoặc mạng internet, v.v…, nên ngay cả đối với những người phụ trách không rành về kỹ thuật công nghệ cũng vẫn có thể an tâm sử dụng.

Về khuyết điểm, vì phải tổng kết thời gian làm việc bằng thao tác thủ công, nên khối lượng công việc của bộ phận quản lý sẽ trở nên rất lớn nếu số lượng nhân viên đông. Ngoài ra, có thể xảy ra trường hợp như thẻ chấm công bị mất hoặc có hành vi gian lận như quẹt thẻ chấm công giùm người khác, v.v…

Ngoài thẻ chấm công ra thì cũng có các phương pháp chấm công khác như yêu cầu nhân viên ghi tên vào sổ chấm công viết tay hoặc nộp bản excel có ghi dữ liệu chấm công. Phương pháp quản lý bằng viết tay này cũng có ưu điểm là không tốn chi phí, nhưng có khuyết điểm là sẽ phải mất nhiều công sức để tổng kết lại, và như vậy cũng đòi hỏi phải tốn rất nhiều sức lao động.

Thống kê các thiết bị chấm công mới nhất

Trong những năm gần đây, các phương pháp chấm công thay cho thẻ chấm công đã trở nên rất đa dạng. Các công ty có thể chấm công bằng hệ thống quản lý thời gian làm việc kết hợp với nhiều thiết bị khác. Vậy, nếu sử dụng hệ thống quản lý thời gian làm việc thì có thể chấm công bằng các thiết bị như thế nào?

Chấm công bằng máy đọc thẻ IC

Đây là hệ thống chấm công ghi lại thời gian bắt đầu làm việc và ra về bằng cách dập thẻ vào một máy đọc thẻ chuyên dụng. Chấm công bằng sử dụng thẻ IC có thể dễ dàng ngăn chặn được hành vi gian lận khi chấm công như chấm công giùm, v.v… Ngoài ra, thông tin về thời gian làm việc sẽ được tự động tổng kết lại như dữ liệu, vì vậy có thể giảm bớt đáng kể khối lượng làm việc của người quản lý.

Chấm công bằng thiết bị nhận dạng sinh trắc học

Đây là hệ thống chấm công nhận dạng cá nhân bằng sinh trắc học nhờ vào dấu vân tay hoặc tĩnh mạch ngón tay. So với thẻ chấm công bằng giấy và thẻ IC, thì hầu như chắc chắn có thể tránh được việc mạo danh. Ngoài ra, còn có thể giảm bớt được gánh nặng trong việc quản lý và sử dụng vì không thể xảy ra việc làm mất các thiết bị đầu cuối như thẻ IC hoặc điện thoại thông minh.

Chấm công bằng điện thoại thông minh/máy tính bảng

Đây là hệ thống chấm công bằng cách tải các ứng dụng dành riêng cho điện thoại thông minh hay máy tính bảng. Điều này có thể ngăn ngừa mạo danh bằng cách lập cho mỗi nhân viên một tài khoản để nhận dạng cá nhân. Việc chấm công có thể được thực hiện ngay cả khi không ở trong công ty chẳng hạn như trường hợp ra ngoài làm việc rồi về nhà luôn. Ngoài ra, đối với loại hình công việc không cần cấp máy vi tính hoặc điện thoại thông minh thì chỉ cần bố trí sẵn một máy tính bảng tại nơi làm việc thì vẫn có thể thực hiện chấm công được.

Chấm công trên trình duyệt của máy tính

Đây là hệ thống quản lý thời gian làm việc bằng cách tạo ra một trình duyệt trên máy tính cá nhân, sau đó đăng nhập vào hệ thống quản lý chẳng hạn như phần mềm làm việc nhóm, v.v…, rồi tiến hành thực hiện chấm công. Đối với các công ty đã cấp máy tính cho nhân viên thì có thể giảm bớt được chi phí đầu tư ban đầu và dễ dàng áp dụng phương pháp chấm công theo kiểu này. Ngoài ra, phần mềm làm việc nhóm trong hệ thống quản lý thời gian làm việc cũng có nhiều chức năng nên sẽ thực hiện dễ dàng hơn các công việc từ chấm công cho đến tổng kết thời gian làm việc và tính toán lương.

Ưu điểm của chấm công bằng các thiết bị chấm công mới nhất

Khi nghĩ đến việc áp dụng hệ thống quản lý thời gian làm việc, nhiều nhà quản lý cảm thấy lo ngại về việc quản lý chấm công bằng các thiết bị.

Với sự đa dạng về thiết bị, hệ thống quản lý thời gian làm việc mới nhất sẽ giúp họ xua tan những lo ngại đó. Phần tiếp theo, chúng tôi xin được giới thiệu về ưu điểm của từng loại thiết bị chấm công đã nêu trên.

Ưu điểm của chấm công sử dụng máy đọc thẻ IC

Khi nghĩ đến việc chấm công bằng máy đọc thẻ IC, có người sẽ cho rằng “Thẻ IC rất tốn kém”, “Máy đọc thẻ IC rất tốn kém”. Tuy nhiên, việc sử dụng thẻ IC hoàn toàn không hề tốn chi phí.

Thẻ bảo mật của công ty cấp cho nhân viên, thẻ nhân viên làm bằng thẻ IC, hoặc thẻ IC gắn thiết bị “FeliCa” có thể dùng cho tàu điện hoặc xe buýt khi đi làm, hay thẻ tín dụng điện tử, v.v…, tất cả các loại thẻ đó đều có thể được sử dụng để chấm công.

Điện thoại thông minh có gắn thiết bị “FeliCa” cũng ngày càng gia tăng, vì vậy, chúng ta sẽ có thể sử dụng được nhiều loại thiết bị. Vì hệ thống kết nối với nhân viên bằng thẻ IC, nên không cần thiết phải chuẩn bị một thẻ IC riêng để dành cho việc chấm công.

Công ty cần phải chuẩn bị máy đọc thẻ, nhưng chỉ cần đặt vài cái ở lối ra vào hoặc lối đi thì có thể thực hiện chấm công được mà không gặp phải vấn đề gì.

Mặc dù chi phí ban đầu hơi tốn kém một chút, nhưng nếu xét đến thời gian quản lý và nhập dữ liệu thời gian làm việc, hoặc chi phí mua thẻ chấm công, v.v… thì có thể thấy rằng máy đọc thẻ sẽ có nhiều ưu điểm hơn.

Tuy nhiên, cách này có khuyết điểm là không thể chấm công được khi nhân viên quên thẻ IC có gắn thông tin liên kết. Do đó đòi hỏi nhân viên nhất định phải luôn mang theo thẻ IC có gắn chức năng chấm công khi đi làm và phải phòng tránh việc quên chấm công.

Ưu điểm của chấm công bằng nhận dạng sinh trắc học

Chấm công bằng nhận dạng sinh trắc học chưa phải là phương pháp chủ yếu, nhưng có thể nói rằng đây là phương pháp chấm công hiệu quả nhất  trong việc ngăn ngừa chấm công gian lận.

Về cách nhận dạng bằng dấu vân tay, có thể xảy ra trường hợp không thể chấm công được vì tình trạng của da hoặc ngón tay bị thương, v.v… giống như trường hợp không thể nhận dạng cá nhân chính xác bằng sinh trắc học ở điện thoại thông minh.

Tuy nhiên, nếu dùng phương pháp chấm công bằng tĩnh mạch của ngón tay, thì có thể thực hiện chấm công mà không cần lo ngại đến tình trạng ngón tay như cách nhận dạng bằng dấu vân tay.

Đối với nơi làm việc là nhà hàng hoặc cửa hàng bán lẻ, thì sẽ không có nhiều công việc cần sử dụng đến các thiết bị như điện thoại thông minh hoặc thẻ IC, vì vậy chấm công chỉ bằng việc nhấn ngón tay sẽ rất là tiện lợi.

Ưu điểm của chấm công bằng điện thoại thông minh/máy tính bảng

Ngày nay, hầu hết ai cũng đều có điện thoại thông minh.

Kết hợp với nhu cầu sử dụng điện thoại thông minh, việc chấm công đã có thể được quản lý bằng ứng dụng. Khi có thể chấm công bằng ứng dụng thì điều lo ngại lớn nhất chính là “Nếu sắp trễ giờ thì có thể chấm công từ xa được không?”.

Tuy nhiên, ưu điểm ở đây chính là với ứng dụng quản lý thời gian làm việc mới nhất, bạn có thể giới hạn phạm vi chấm công bằng cách kết nối với chức năng định vị GPS trên điện thoại thông minh, rồi quy định một khoảng cách nhất định tính từ văn phòng làm việc hoặc cửa hàng mà nhân viên trực thuộc.

Ngoài ra, nếu chấm công trong trường hợp ngoại lệ như đi ra ngoài làm việc và về nhà luôn, thì bạn có thể đăng ký xin phép trong ứng dụng trước. Khi đó, người quản lý sẽ có thể xác nhận được nơi bạn đã chấm công.

Đối với doanh nghiệp nhỏ ít nhân viên, hoặc nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, chỉ cần đặt một máy tính bảng trong công ty thì tất cả nhân viên đều có thể thực hiện chấm công được.

Chấm công bằng điện thoại thông minh hay máy tính bảng có thể áp dụng cho nhiều đối tượng bất kể ngành nghề gì nên có rất nhiều ưu điểm,  vì vậy, đây có thể là thiết bị sẽ được phổ biến nhiều nhất trong tương lai.

Ưu điểm của chấm công trên trình duyệt máy tính

Có thể nói đây là phương pháp chấm công phổ biến nhất. Với những công ty cấp máy vi tính cho tất cả nhân viên thì có thể thực hiện chấm công bằng máy vi tính.

Trong giai đoạn hiện nay, có rất nhiều công ty đang thực hiện chấm công bằng máy vi tính, nhưng phải tốn công sức lập ra một trình duyệt chuyên dụng, và vấn đề chấm công sót chắc chắn sẽ dễ phát sinh.

Công việc đang căng thẳng nhưng lại có một bữa tiệc đột xuất, thì thao tác mở trình duyệt chuyên dùng để chấm công sẽ làm mất rất nhiều thời gian.

Tùy vào hệ thống quản lý thời gian làm việc mà dịch vụ thực hiện chấm công liên kết với các công cụ trao đổi trong công ty cũng trở nên rất phổ biến, và hệ thống chấm công cũng có thể được ứng dụng trong “chatwork”  hay “Slack”,v .v…

Các công ty sử dụng công cụ trao đổi như “chatwork” để kết nối trong thời gian làm việc thì có thể cân nhắc đến việc áp dụng thử phương pháp này. Có lẽ đây là phương pháp chấm công dễ sử dụng cho những nhân viên làm việc từ xa hiện nay.

Lời kết

Lần này chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn các loại thiết bị chấm công dùng cho việc quản lý thời gian làm việc. Ngay cả đối với các thiết bị cùng loại thì nội dung dịch vụ hoặc phương pháp chấm công cũng sẽ khác nhau tùy vào hệ thống quản lý thời gian làm việc được đề xuất.

Khi xem xét áp dụng, trước hết cần phải cân nhắc xem phương pháp chấm công có phù hợp với loại hình kinh doanh, hình thức làm việc của công ty hay không, và điều quan trọng là phải lựa chọn phương pháp chấm công sao cho nhân viên dễ dàng sử dụng.

Sau đó, hãy xét đến các vấn đề như “Có muốn tổng kết thời gian làm việc một cách nhẹ nhàng không?”, “Có muốn giảm bớt chi phí trong quản lý thời gian làm việc không?”, rồi chọn ra một phương pháp chấm công phù hợp nhất cho công ty của bạn.

Quá trình chuyển đổi từ kỹ thuật cơ bản sang kỹ thuật số ngày càng trở nên mạnh mẽ, vì vậy, tại sao chúng ta không thử xem xét đến việc áp dụng hệ thống quản lý thời gian làm việc nhằm giảm bớt lượng công việc cho người quản lý, cũng như đề xuất các thiết bị chấm công sao cho nhân viên dễ dàng sử dụng?

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!