Kumpulan Perangkat Terbaru yang Dapat Digunakan Pada Sistem Manajemen Absensi : Smartphone, Kartu Elekronik, dll

アイキャッチ

Bagaimana perusahaan Anda mengelola absensi karyawan?

Sudah banyak perusahaan besar yang menggunakan sistem manajemen absensi dengan memanfaatkan kartu elektronik atau komputer. Akan tetapi di sisi lain, masih banyak perusahaan skala kecil-menengah yang mengelola absensi dengan menggunakan kartu absensi ceklok atau buku absensi.

Pernahkah Anda berpikir jika manajemen absensi analog berbasis kertas sering terjadi masalah, misalnya karyawan lupa absen atau kesalahan saat pengecekan dan membutuhkan banyak waktu untuk melakukan rekapitulasi?

Perusahaan yang sudah menggunakan sistem manajemen absensi memiliki tingkat kepuasan yang cukup tinggi. Dalam beberapa tahun terakhir ini, perangkat dan sistem manajemen absensi bisa didapatkan dengan harga murah.

Pada artikel ini, akan dijelaskan tentang perangkat yang dapat digunakan pada sistem manajemen absensi beserta kelebihan dan kekurangannya.

Absen dengan kartu absensi ceklok atau buku absensi itu sudah ketinggalan zaman.

タイムカード

Kartu absensi ceklok adalah sistem absensi umum yang mencetak waktu ketika kartu dimasukkan ke dalam mesin saat karyawan mulai kerja dan selesai kerja. Sistem ini sudah digunakan sejak dahulu dan masih banyak perusahaan yang menggunakannya sampai saat ini.

Kelebihan sistem ini adalah mesin absensi ceklok bisa didapatkan dengan mudah karena harganya yang murah. Selain itu, petugas yang gagap teknologi juga bisa menggunakannya dengan mudah karena sistem absensi yang familiar sejak dulu dan tidak menggunakan komputer atau internet.

Kekurangannya adalah jika jumlah karyawannya banyak, maka beban pekerjaan di bagian administrasi akan menjadi besar karena jam kerja karyawan dihitung secara manual. Selain itu, kartu absensi bisa hilang atau terjadi kecurangan misalnya karyawan minta diabsenkan oleh orang lain.

Selain kartu absensi ceklok, ada juga metode dengan membuat daftar absensi menggunakan Excel atau tulisan tangan dan meminta karyawan untuk mengisinya. Sedikitnya biaya yang dikeluarkan dalam absensi menggunakan tulisan tangan bisa dianggap sebagai suatu kelebihan. Akan tetapi, dibutuhkannya tenaga yang besar karena rekapitulasi dilakukan secara manual bisa dianggap sebagai sebuah kekurangan.

Kumpulan Perangkat Absensi Terbaru

Dalam beberapa tahun terakhir, metode yang menggantikan kartu absensi ceklok semakin beragam. Absensi bisa dilakukan dari banyak perangkat yang terhubung dengan sistem manajemen absensi. Di sini, akan dijelaskan bagaimana melakukan absensi dari sebuah perangkat jika menggunakan sistem manajemen absensi.

Absensi dengan Mesin Pemindai Digital

カードリーダー

Ini adalah sistem absensi yang dilakukan ketika mukai kerja dan pulang kerja dengan menempelkan kartu elektronik pada mesin khusus. Dengan absensi menggunakan kartu elektronik, kecurangan seperti menitip absen pada orang lain bisa dicegah. Selain itu, informasi absensi akan dijadikan data dan dihitung secara otomatis. Oleh karena itu, beban kerja petugas pengelola absensi bisa berkurang banyak.

Absensi dengan Mesin Pemindai Biometrik

指紋認証

Ini adalah sistem absensi yang berbeda setiap individu dengan otentikasi biometrik menggunakan sidik jari atau pembuluh darah di jari. Sudah pasti sistem ini bisa mencegah penitipan absen kepada orang lain jika dibandingkan dengan kartu absensi ceklok dan kartu elektronik. Selain itu, terminal tidak mungkin hilang seperti pada kartu elektronik atau smartphone, sehingga beban operasional dan pengelolaan bisa berkurang.

Absensi dengan Smartphone/Tablet

デバイス

Sistem absensi ini bisa dilakukan dengan mengunduh aplikasi khusus pada smartphone atau tablet. Dengan sistem ini, kecurangan menitip absen pada orang lain bisa dicegah karena setiap karyawan membuat akun masing-masing yang berbeda. Absensi juga bisa dilakukan di tempat klien jika karyawan tidak mampir dulu ke kantor saat pergi atau pulang bekerja. Selain itu, untuk jenis pekerjaan yang tidak mendapatkan pinjaman komputer atau smartphone, perusahaan cukup menyediakan 1 unit tablet di kantor untuk absensi.

Absensi Dari Browser Komputer

PC

Dalam sistem manajemen absensi, karyawan harus membuka browser dari komputer sendiri lalu login ke sistem, misalnya groupware dan melakukan absensi saat pulang bekerja. Jika perusahaan meminjamkan komputer kepada karyawan, maka metode ini dapat dengan mudah digunakan dengan menekan investasi pada masa awal. Selain itu, ada banyak layanan groupware yang didalamnya sudah termasuk sistem manajemen absensi sehingga absensi, rekapitulasi sampai perhitungan gaji dapat dilakukan dengan mudah.

Kelebihan Absensi dengan Perangkat Terbaru

懸念点

Saat ingin menggunakan sistem manajemen absensi, banyak pengelola yang dilanda kekhawatiran perihal pengelolaan absensi melalui perangkat.

Kekhawatiran semacam itu juga bisa diatasi dengan beragamnya sistem manajemen absensi terkini. Di sini, akan dijelaskan kelebihan masing-masing perangkat absensi yang sudah disebutkan sebelumnya.

Kelebihan Absensi dengan Pemindai Kartu Elektronik

Saat ingin menggunakan sistem absensi dengan pemindai kartu elektronik, pengelola sering dihantui pertanyaan seperti “kartu elektronik/pemindainya memakan biaya”. Sebenarnya pengunaan kartu elektronik sama sekali tidak memakan biaya.

Anda bisa memanfaatkan kartu akses kantor yang dipinjamkan oleh perusahaan, kartu identitas karyawan, atau kartu elektronik yang dilengkapi dengan “FeliCa” yang biasa digunakan saat pergi bekerja dengan kereta api atau bus, juga kartu uang elektronik, dsb.

Sistem ini dapat digunakan dibanyak perangkat karena semakin banyak smartphone yang dilengkapi dengan “FeliCa”. Perusahaan tidak perlu repot-repot menyiapkan kartu elektronik khusus absensi karena karyawan dan kartu elektronik dapat terhubung ke dalam sistem.

Sedangkan untuk alat pemindai, perusahaan memang perlu menyiapkannya. Akan tetapi absensi bisa dilakukan dengan mudah hanya dengan memasang beberapa unit di pintu masuk atau di setiap lantai.

Memang sedikit memakan biaya di awal, tetapi jika mempertimbangkan waktu yang Anda habiskan untuk mengelola dan memasukkan data absensi juga biaya operasional untuk membeli kertas absensi, maka membeli alat pemindai memiliki lebih banyak kelebihan.

Metode ini juga memiliki kekurangan, yaitu ketika karyawan tidak bisa melakukan absensi karena lupa membawa kartu elektronik yang berisi data tersebut. Untuk mencegah masalah tersebut, mungkin perusahaan perlu membuat sistem absensi dengan memakai kartu elektronik yang selalu digunakan karyawan saat naik transportasi ketika pergi bekerja.

Kelebihan Absensi dengan Otentikasi Biometrik

Absensi dengan data biometrik memang belum terlalu umum, meski metode ini paling efektif untuk mencegah kecurangan.

Untuk otentikasi sidik jari, terkadang karyawan tidak dapat melakukan absensi karena kondisi kulit atau luka di jarinya, sama seperti kasus tidak bisa melakukan otentikasi biometrik pada smartphone.

Akan tetapi, jika metode absensi menggunakan pemindaian pembuluh darah di jari, maka karyawan dapat melakukan absensi tanpa terganggu kondisi jarinya seperti yang terjadi pada pemindaian sidik jari.

Di tempat kerja seperti restoran atau toko, karyawan tidak membawa kartu elektronik atau perangkat seperti smartphone saat bekerja. Oleh karena itu, sistem absensi dengan hanya meletakkan jari bisa dianggap suatu kelebihan.

Kelebihan Absensi dengan Smartphone/Tablet”

Di zaman sekarang, hampir semua orang memiliki smartphone.

Absensi bisa dikelola menggunakan aplikasi karena menyesuaikan dengan penggunaan smartphone yang semakin luas. Kekhawatiran terbesar ketika absensi bisa dilakukan dengan aplikasi adalah “Bukankah karyawan bisa absen dari jarak jauh saat hampir terlambat?”.

Kelebihan menggunakan aplikasi manajemen absensi terbaru adalah perusahaan bisa mengatur jarak dari kantor atau toko tempat karyawan bekerja yang memungkinkan untuk melakukan absensi dengan memanfaatkan GPS pada smartphone.

Kemudian jika jam masuk dan pulang kerja tidak beraturan karena karyawan pergi dan pulang dari tempat klien tanpa ke kembali kantor, maka karyawan bisa melakukan absensi sebelumnya pada aplikasi dan petugas bisa mengecek lokasi absensi tersebut dibuat.

Untuk perusahaan dengan sedikit karyawan, restoran atau toko ritel bisa menaruh 1 unit tablet di dalam kantor yang bisa digunakan seluruh karyawan untuk melakukan absensi.

Absensi menggunakan smartphone atau tablet memiliki banyak kelebihan, misalnya dapat digunakan banyak orang terlepas dari jenis industri atau pekerjaannya. Oleh karena itu, kemungkinan penggunaan perangkat absensi ini akan semakin meluas.

Kelebihan Absensi dengan Komputer/Browser

Ini adalah metode absensi yang paling umum. Pada perusahaan yang yang meminjamkan komputer kepada seluruh karyawannya, absensi dapat dilakukan dari komputer masing-masing.

Saat ini ada banyak perusahaan melakukan absensi dari komputer, tetapi metode ini memakan waktu ketika harus membuka browser khusus absensi. Hal ini bisa menyebabkan karyawan lupa melakukan absensi.

Misalnya ketika mendadak ada acara makan bersama saat pekerjaan menumpuk, sudah pasti melakukan absensi dengan membuka browser akan memakan banyak waktu.

Sudah banyak layanan yang bisa melakukan absensi yang terhubung dengan alat komunikasi yang digunakan di dalam kantor bergantung sistem manajemen absensinya. Terdapat juga sistem absensi menggunakan “chatwork” atau “Slack”.

Jika perusahaan menggunakan alat komunikasi seperti “chatwork” saat bekerja, mungkin Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakannya. Ini bisa jadi metode absensi yang mudah digunakan untuk pekerja jarak jauh yang sedang marak sekarang.

Akhir Kata

Bagaimana menurut Anda?

Dalam artikel ini telah diperkenalkan jenis perangkat yang dgunakan dalam manajemen absensi. Meski jenis perangkatnya sama, tetapi isi layanan dan metode absensi bisa berbeda tergantung sistem yang ditawarkan.

Jika ingin menggunakan perangkat-perangkat di atas, pertama-tama pikirkan apakah metode absensi yang ingin digunakan cocok dengan jenis industri dan tipe pekerjaan Anda? Penting juga untuk memilih metode absensi yang mudah digunakan oleh karyawan.

Setelah itu, fokuskan pada masalah seperti “Ingin mempermudah rekapitulasi” atau “Ingin mengurangi biaya pengelolaan absensi” dan pilihlah sistem yang paling sesuai untuk perusahaan Anda.

Seiring pergantian dari era analog ke era digital yang semakin gencar, ada baiknya Anda menggunakan sistem manajemen absensi yang juga berguna untuk mengurangi beban kerja petugas absensi dan pakailah perangkat yang mudah digunakan oleh karyawan.

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!