【Skype Zoom Calling】テレワークに役立つコミュニケーションツールを実際に使って比較してみた

新型コロナウイルス「COVID-19」の感染が拡大し、テレワーク(リモートワーク)・在宅勤務を実施する企業が急増しています。

そういった社会背景を受け、通勤時の電車・バスでの混雑、社内業務や出張・訪問などでの感染拡大を防ぐため、テレワーク・在宅勤務を解禁する動きが高まっています。

先日政府からも、テレワークに取り組む中小企業事業主に対して助成金を出すとの発表がありました。

そして、テレワーク・在宅勤務の動きが高まる中でニーズが高まっているのが「オンラインコミュニケーションツール」です。

急遽決まったテレワークに対応するために、オンラインコミュニケーションツールの利用を開始する企業が増えており、また、サービス提供側もツールを「無料」で提供する企業も登場しています。

今回は、教育関係者向けに4月30日まで無償提供されているクラウド型ビデオ会議サービス『Zoom』と、テレワークの導入を検討している企業に向けて1ヶ月間無償提供されているWeb会議システム『Calling』をご紹介。

加えて、無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール『Skype』と合わせて3サービスを比較しました。

実際に使ってみてわかった各ツールの使いやすさや課題点もご紹介します。

1、オンラインコミュニケーションツール『Skype』『Zoom』『Calling』を比較

オンラインコミュニケーションツールとは、インターネットを利用して社員や顧客、求職者との会話を実現させるツールです。

オンラインコミュニケーションツールを利用するシーンは主に「会議」「採用」「営業」の3つ。

社内外での打ち合わせや、学生のと採用面接、顧客との商談といった場面でオンラインコミュニケーションツールを活用できます。

しかし、オンラインコミュニケーションツールといっても、ツールによって特徴は異なります。今回は、以下の観点に絞って、サービスをご紹介していきます。

■今回は、以下5つのカテゴリーに絞ってご紹介します。

  • ツールの特徴
  • 利用条件
  • 使える機能
  • インストール方法
  • 実際に使った編集部の声

2、【Skype】無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール

Skypeは、米マイクロソフト社が提供するコミュニケーションツールです。

無料で開始でき、「音声通話」「ビデオ通話」「1対1の通話」「グループ通話」「インスタントメッセージ(IM)の送信」「ファイルの共有」といった機能を利用することができます。

ツールの概要

【特徴】

  • 1対1でもグループ通話でも、音声とHDビデオがクリア。さらに、通話のリアクションも表示できる
  • リアクションでメッセージにすばやく応答することや、@メンションを使って他の人の注意を引きつけることができる
  • 業界標準のエンド ツー エンド暗号化を使用した機密性の高いプライベート会話が可能

 

【利用条件】

  • web会議は最大50人のユーザーまで
  • 誰でも利用可能

 

アプリ対応 メモ
チャット 通信状況インジケーター ×
画面共有 録画 ×
資料ダウンロード ×

アンケート

×

 

ツールを使い始める手順

①アプリをインストールする

Skypeのホームページでダウンロードを開始します。20代の従業員は、就活時にWeb面接で活用した経験があり、すでにアカウントを持っているケースもあります。

実際に社内で調査したところ、22歳~26歳の従業員の中で約7割アカウントを所持していました。アカウントを所持している従業員に関しては、サインインをするだけ済みます。

しかし、ここでアカウントを所持している従業員に問題が起こりました。すぐにサインインができないのです。

理由として、「登録していたメールアドレスがわからない」「パスワードを忘れてしまった」などです。

パスワードの再発行や、新しくアカウントをつくるなどをして、ようやくサインインできました。アカウントを昔持っていたからこそ、時間がかかってしまいました。

②メンバーに会議室を共有する

Skypeで会議を始めるには、会議に参加するメンバーを検索、連絡先に追加し、チャットルームを作成する必要があります。

実際にやってみて感じたのは、「検索⇒連絡先に追加」のところで、わかりやすい氏名でない限り、「SkypeID名」で検索しなければ、メンバーを連絡先に追加できないということです。

たとえば、「山田」という氏名の方は日本に多数いるため、検索をかけても多くの「山田さん」が出てきてしまいます。

そのため、SkypeID名を共有し、連絡先に追加するようにしたほうが良いでしょう。

また、ミーティングのメンバーが変われば、その度にチャットルームを作成する必要があり、そのあたりが手間に感じる方もいらっしゃるかもしれません。

連絡先に追加されていないメンバーとのミーティングであれば、まずは連絡先をそのメンバー追加しなければならないので、多くのメンバーとコミュニケーションを取る人には少し使いにくいツールかもしれません。

③Web会議を始める

チャットルームを作成できれば、あとは電話のボタンを押して、mtg開始です。

【実際に使ってみた編集部の声】

  • チャットルームを作成すれば、Web会議がいつでもすぐにできる
  • 通信環境は問題なくサクサク会話ができた
  • アカウントを持っているけど忘れているケースが多く、サインインに苦労した
  • 検索⇒連絡先に追加⇒チャットルームの作成と、手間が多いように感じた
  • SkypeID名でないと、メンバーのアカウントを見つけられない

※あくまでも編集部の主観が入っております

サービス名:Skype
提供企業:Microsoft Corp.
URLhttps://zoom.us/jp-jp/meetings.html

3、【Zoom】リアルタイムメッセージングとコンテンツ共有が可能な企業向けWeb会議ツール

Zoomは、米Zoom Video Communicationsが提供するビデオコミュニケーションツールです。

2012年にサービスの提供が開始され、現在は世界中で75万社がZoomを導入しています。

ツールの概要

【特徴】

  • どのデバイスでもミーティングの開始、参加、コラボレーションを簡単にできる
  • Zoomミーティングがお使いのカレンダーシステムと同期される
  • グループとのチャット、履歴の検索、統合されたファイル共有、10年分のアーカイブが可能

 

【無償提供の条件】

  • 4月30日まで無料
  • 教育関係者が対象
  • 1会議当たり最大300人が、時間制限・回数制限なしで利用できる
  • Zoomの公式サイトから申し込み可能

 

アプリ対応 メモ ×
チャット 通信状況インジケーター
画面共有 録画
資料ダウンロード × アンケート

ツールを使い始める手順

①アプリをインストールする

Zoomのホームページでダウンロードを開始します。ダウンロードボタンは少しわかりにくいのですが、サイトの一番下にあるボタンを押すとインストールが始まります。

【参考記事】ZOOMの使い方

②メンバーに会議室を共有する

まずは、ミーティング運営者がミーティングルームを作成する必要があります。Zoomのホームページの右上にある「ミーティングを開催する」を押します。

すると、Webミーティング開始されます。下に「招待」というアイコンがあるので、それを押して、URLをコピーし、ミーティング参加メンバーに共有します。

③Web会議を始める

共有したURLをクリックすれば、ミーティングが始まります。

【実際に使ってみた編集部の声】

  • アプリをインストールするだけで会議室を作成できる
  • ミーティング参加者は、URLをクリックするだけでWeb会議に参加できる
  • ミーティングルームの作成が直感的にできなくて苦労した

※あくまでも編集部の主観が入っております

サービス名:V-SESSION
提供企業:Zoom Video Communications
URLhttps://zoom.us/jp-jp/meetings.html

4、【Calling】Web会議システム、オンライン商談、チャット接客、チャットボットと多様化するコミュニケーションツール

Callingは、株式会社ネオラボが提供するWeb会議ツールです。

採用にも活用でき、オンライン面接や内定者フォローのために利用している企業も多く存在します。

ツールの概要

【特徴】

  • URLをワンクリックするだけで、簡単にWeb会議に参加できる。また、Callingのアカウントを持っていない人も、アカウント登録やインストールが不要
  • 画面共有や資料共有、ホワイトボードなどの機能を活用して、遠隔でも自分の伝えたいことを伝えることができる
  • 月で決められた回数を使われていなければ、サポートがお電話で運用状況を確認。Web会議が運用に乗るまで徹底的にサポート

 

【無償提供の条件】

  • 1ヵ月間無償
  • Calling導入による使い方を全面サポート
  • 新型コロナウイルス対策として「テレワーク」を導入している企業様、または導入を検討している企業が対象

 

アプリ対応 メモ
チャット 通信状況インジケーター
画面共有 録画
資料ダウンロード アンケート

 

ツールを使い始める手順

①アプリをインストールする

Callingはミーティング運営者も参加者も、アプリをインストールする必要がありません。すぐに使うことができます。

②メンバーに会議室を共有する

まず、運営者はミーティングルームを作成する必要があります。

Callingの管理画面の「新しくMeetingルームを作成する」ボタンを押し、ルーム作成ページに移動します。

「ルーム名」と「パスワード」を設定し、「作成」ボタンを押すと、ミーティングルームの作成が完了です。

メンバーへの共有は、「共有する」ボタンを押し、URLをコピーして、共有するだけです。

③Web会議を始める

共有されたURLをクリックし、あらかじめ設定されていたパスワードを入力すれば、Web会議が開始されます。

【実際に使ってみた編集部の声】

  • URLクリックして、パスワードを入力するだけでミーティングに参加できる
  • 直感的にわかりやすい操作画面になっているので、操作に迷わない
  • ミーティングルームを作成するのに最初は手間がかかる

※あくまでも編集部の主観が入っております

サービス名:Calling
提供企業:株式会社ネオラボ
URLhttps://www.calling.fun/meeting/kaigi01/

5、『Skype』『Zoom』『Calling』を実際に使ってみて…

『Skype』『Zoom』『Calling』を導入するまでを実際におこなってみての感想をまとめました。

それぞれのサービスで「無料」というメリットの他にもURLで共有できたり、操作画面がわかりやすかったりと特徴が異なります。

また、実際に業務で利用する際の使用感が気になる方は多いのではないでしょうか。

そこで、HR NOTE編集部で『Skype』『Zoom』『Calling』を使ってweb会議をおこない、その感想をまとめてみました。

HR NOTE編集部で3つのツールを使ってみた感想まとめ

3つのツールを使ってみて、「直感的に操作できるか」「会話にタイムラグが生じないか」の2点で、使用感の満足度は大きく変わると感じました。 

6、まとめ

現在無料で使える3つのオンラインコミュニケーションツールを比較しましたが、実際に3つのサービスを実際に使ってみて、準備のしやすさや使い勝手もそれぞれで差がありました。

リモートワークをするとなった際は、「必要な機能」「通信インフラの状況」「同時につなぐ最大の人数」といった条件を事前に洗い出し、自社に最適なオンラインコミュニケーションツールを選定しましょう。

Web会議を実施し、業務効率化を

Web会議は、移動時間や会議の日程調整
の工数削減に役立ちます。

会議の効率化を検討するのであれば、
Web会議システムを利用すると良いでしょう。

数あるWeb会議システムの中でも、
サポートが充実している「Calling」の導入をおすすめします。

Callingの特徴は、
  • 就活生はURLとパスワードを入力するだけで視聴が可能です
  • Web説明会、面接、オンライン研修などにも活用でき、採用を一貫してサポートします
  • クラウドサービスであるため、導入後にソフトをインストールするような面倒な作業がありません
Callingの詳細はこちら

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