法務担当者が知っておくべき就業規則の作成で事前に気をつけるべきこと

どんな企業でも、従業員数(パート、アルバイトを含む)が10名以上になると『就業規則』の作成が義務づけられます(労働基準法第89条)。

もちろん10名以下でも就業規則は作成することができますが、自社の従業員数が10名を超えたときに、はじめて就業規則について考えることが多いのではないでしょうか。

そこで、この記事では就業規則の作成にあたり、気をつけるべきポイントについて解説します。

1. 就業規則に記載すべき３つの事項

就業規則は、職場内で守るべき基本的なルールや労働条件について定めることが一般的ですが、法令や公序良俗に反しなければ、これに限らずどのような内容を定めても差し支えありません。

ただ、作成するにあたっては必ず定めなければならない事項もあり、その内容については大きく以下の３点に分類されます。

1. 絶対的必要記載事項
2. 相対的必要記載事項
3. 任意的記載事項

就業規則を作成にするにあたっては、まず各条文が上記のどれに該当するのかを随時、確認していく必要があります。

まずは、それぞれがどのような内容なのかを確認しましょう。

1-1. 絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、就業規則を定める場合は「必ず」記載しなければならない内容のことを言います。つまり、どんな会社であっても、就業規則の作成にあたっては必ず定めることが求められる事項です。

① 労働時間について

• 始業、終業の時刻 →始業:午前９時　終業:午後６時　など
• 休憩時間 →正午より１時間　など
• 休日 →土曜日、日曜日、祝日、年末年始　など
• 休暇 →年次有給休暇、夏期休暇、産前産後休暇　など

② 賃金について

• 賃金の決定方法 →住宅手当は月３万円　など
• 賃金の計算方法と支払い方法 →社員の同意を得て本人の銀行口座に直接支払う　など
• 賃金の締切日と支払い時期 →１日から末日までの分を翌月10日に支給する　など
• 昇給について →年１回４月おこなう　など

③ 退職について

・退職に関する事項 →自己都合退職、定年退職、解雇など
これらの事項について定めがない場合、労働基準法が求める就業規則の水準に達しないことになるため、漏れがないかどうか特に注意が必要です。

1-2. 相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とは、社内でルールを設ける場合には記載が必要になる内容のことを言います。

• 退職金について →支給対象者や決定方法、支払い時期　など
• 臨時の賃金(賞与)、最低賃金額について →同上
• 食費、作業用品などについて →制服のクリーニング費用は会社が負担する　など
• 安全及び衛生に関する事項 →感染病にかかった場合は医師の意見を聞き就業を禁止する　など
• 職業訓練について →会社が指示する教育訓練の受講を拒んではならない　など
• 災害補償及び業務外の傷病扶助について →業務上負傷した際は労災補償が受けられる　など
• 表彰及び制裁の種類と程度について →各種ハラスメントにより会社の秩序を乱したときは、減給または出勤停止とする　など
• その他、全従業員に適用されるもの →休職制度や福利厚生など

上記で列挙した内容が就業規則に盛り込まれていなければ、そのルールが社内に存在していたとしても法的な根拠とはならないため、やはり漏れがないかどうか注意する必要があります。

1-3. 任意的記載事項

任意的記載事項とは、上記の絶対的必要記載事項、相対的必要記載事項のどちらにも該当しない内容のことを言います。

一般的には、就業規則の目的や経営理念、就業規則の施行年月日がここに該当します。これら以外にも、企業独自のものを定めることができますが、上述の通り法令や公序良俗に反する内容を盛り込むことはできません。仮に、そのような定めをしても「無効」となります。

2. 就業規則作成にあたって気をつけるべきポイントとは？

2-1. 必要記載事項の漏れはないか？

就業規則を作成する場合の基本中の基本です。絶対的必要記載事項や相対的必要記載事項が漏れていれば、労働基準法で求められる就業規則の要件を満たさないことになるため、せっかく就業規則を作成しても労働基準監督署から罰金刑を受ける可能性があります。

絶対的必要記載事項に漏れはないか、相対的必要記載事項については、自社にルールがある項目については規則として明文化されているかは、必ずチェックする必要があります。

2-2. 就業規則には「法的拘束力」が生じることを理解する

就業規則が作成され、従業員に周知されれば法的な効力が生まれることになります。

従業員に求める義務が発生するのはもちろんですが、賃金などについては従業員にとっては権利の源泉になるものです。つまり、一度「住宅手当は○万円とする」などと就業規則に明記してしまえば、会社は従業員に対してその金額を支払う義務が生じることになります。

就業規則は合理的な理由なしに、後で従業員の不利益になるような変更をすることはできないため、作成するにあたっては、規定する内容を、今後も業績に関わらず、本当に保証することができるのかを検討する必要があります。

2-3. 他社の就業規則をコピーしない

必要に迫られてやむなく就業規則を作成するような場合、同業他社やネット上の就業規則をコピーし、そのまま自社の就業規則として流用してしまうケースが数多く見られます。

上述した通り、就業規則は従業員にとっては義務だけではなく、権利の根拠となるものです。安易に他社などの就業規則を流用し、例えばそこに「交通費は全額を支給する」と記載されていた場合、会社はどんなに遠隔地から通勤している従業員がいたとしても、全額を支給する義務が生じます。

このように、他社などの就業規則は自社の実態とかけ離れている可能性が非常に高く、安易に流用することは大きなリスクがあります。

2-4. 想定されるリスクが網羅されているか

就業規則を作成するメリットとしては、ルールを明確化することで自社のコンプライアンスを高め、社内外で起こりうるリスクに適切に対処できることが挙げられます。

しかし、就業規則に明文化されていないような事態が発生した場合は、会社として法的に対処することが非常に難しくなります。

例えば、パワハラが横行している場合に、パワハラの当事者を懲戒処分できるような条文が就業規則に定められていなければ、その当事者を懲戒処分する根拠が自社に存在しないことになります。

このように、自社で発生し得るリスクが規定化され、網羅されているかどうか、さまざまな視点から検討が求められます。

3. 自社で作成しきれない場合

ここまで、就業規則の内容と、作成にあたり気をつけるべきポイントについて解説してきました。

就業規則は、単に従業員と会社が守るべきルールであるだけでなく、法令や契約書と同様に法的拘束力が生じるものです。方法を調べながら自社で作成することも可能ですが、どのようなリスクが想定されるかわからない、作成しようとしている内容が法的に問題ないかどうかわからない、というような場合には、弁護士や社会保険労務士などの専門家を頼ることも検討するとよいでしょう。